信息数字化在医院人事档案管理中的应用分析

发表时间:2021/9/2   来源:《中国医学人文》2021年16期   作者:汪秀红
[导读] 随着信息数字化的不断发展,信息数字化在医院人事档案管理工作中的作用不断突出。
        汪秀红
        新疆和田地区人民医院  人事科  新疆和田  848000
        摘要:随着信息数字化的不断发展,信息数字化在医院人事档案管理工作中的作用不断突出。在人事档案管理工作中应用数字化信息技术,可以提高档案整理的速度,也可以提高查找档案的速度,将人事档案管理融合信息数字化显得极为重要。
        关键词:信息数字化;医院;人事档案管理
        引言:我国医疗体制不断改革,信息数字化不断加快,为了使医院人事档案的管理更加方便、快捷,将人事档案管理与信息数字化融合,将大力提高人事档案管理的使用率,完善档案管理漏洞,加快档案管理、搜集和查找的速度,提高工作效率,提升医院整体管理水平。做好数字化工作,提高工作效率,为人民提供更快更好的服务,促进自身的长久发展。本文将从在医院人事档案管理中应用信息数字化的重要性、目前人事档案管理存在的问题和相关措施进行论述。
1.医院人事档案管理进行信息数字化的重要性
        传统纸质档案存在难储存、占空间等问题,而数字化信息完全能够解决这些问题,能够节省空间,也易于储存。利用网络进行档案储存,可以提高档案管理速率,无论是档案整理,还是查找,数字化信息都将时间大大缩短,提高工作效率,减轻工作人员的负担。
        随着计算机的存储量和网络交换速度不断提升,利用数字化信息进行人事档案管理显得非常必要。随着计算机和移动手机数量的增加,将人事档案进行数字化、信息化,可以进行档案共享,及时快速地获得相关档案,及时满足各个科室的工作要求,提高工作效率。将档案信息化,进行加密处理和安全防护,也能够对档案信息提高保密性,防止信息丢失和泄漏,使信息更安全,快速查找档案资料,能够保证信息的公开性,防止在考核工作中出现故意修改等问题[1]。
2.目前存在的问题
 2.1对人事档案管理不够重视
        医院对于医疗水平和医疗服务等方面的重视度过高,从而轻视了医院人事档案管理工作。人力是每个行业得以运行的重要组成,而对于人信息的管理也极为重要,但医院对人事档案管理不够重视,没有足够的管理意识,导致管理方式单一以及人事档案管理效率低,不能合理的管理档案信息,使得查找和整理档案的效率不高,不利于医院的长远发展[2]。
 2.2相关人员素质不高
        医院人事档案管理的相关人员的专业素质不高,缺乏相关高素质人才,部分岗位有一人多职的现象,使得相关人员的专业能力较低,无法了解到数字化信息在人事档案管理的重要性,固守传统工作理念,缺乏提高信息化、数字化的意识,无法对档案进行更有效的使用和保护,使得人事档案管理工作无法前进。


3.相关措施
 3.1设立档案电子信息平台
        建立档案电子信息平台是将人事档案管理进行数字化、信息化的重要基础。加强电子信息平台建设力度,实现对信息进行统一化管理,将档案信息进行分类整理,促进资源整合,提高资源利用率和工作效率。电子信息平台的建立,可以让资源的使用更加便捷,相关人员可以随时随地进行档案调取,并且平台可以保留将信息保留多年,保证信息的完整性,进行信息整理也非常简单。
 3.2建立安全防护措施
        将人事档案信息化的同时,还要建立安全防护机制,加强对档案的风险保护,防止出现信息丢失和泄漏。提高风险意识,加强安全管理,设立保密机制,为档案设立密码,可以进行人脸识别、指纹识别等进行处理,加强管理的安全度,提高档案信息的安全性。例如,大家在查找某份档案信息时,需要进行账号登录,大家可以使用不同的账号和密码,一人对应一个账号,在账号和密码都正确时,进入相关网站进行查找;也可以大家都用统一的账号和密码,在登录时,会弹出人脸识别系统,识别人员是否为医院相关人员,确认为医院人员则可进入网站查找。
 3.3投入人才与硬件设施
        高质量的人才与硬件设施对于档案信息的数字化和安全性有着重要影响,高素质的人才可以提高档案管理的工作效率和保护信息的安全,高质量的硬件设备可以使信息交流更加快捷,更好的保护信息安全。鼓励相关人员进行交流,分享具体措施,提高管理人员的专业素质,进而提高档案管理的效率[3]。例如,高素质人才使用建立人脸识别系统和指纹识别系统,录取医院工作人员的人脸和指纹,在进入网站时,可以直接弹出人脸识别系统进行认证,要注意必须为真的人脸,而不是照片或视频,可以设置让用户转脸、仰头等动作,确认是否为真人操作,只有为真人并且为医院工作人员,才可进入网站。时刻注意黑客进入和病毒入侵,及时处理,防止信息丢失,定期进行安全漏洞检查,不断提高相关系统的安全性。
 3.4建立管理团队
        建立相关管理团队能够更好地管理档案信息,明确团队每个人的职责,各司其职。医院要鼓励管理团队与其他院进行心得交流,支持相关人员进行业务培训,努力提高相关人员的素质,注重电子信息管理技术,提高打字速度、审阅能力和软件使用能力,提高管理团队的整体业务水平,提高工作效率。建立奖惩机制,增加团队考核,充分调动人员的积极性,营造良好的工作氛围,在工作中,鼓励大家创新管理方式,提高档案管理效率。全员重视档案管理工作,定期举行会议,让一些管理能力高的人员进行经验分享,对档案进行合理管理,提高医院整体管理水平。
        结束语:总之,医院人事档案管理进行数字化、信息化非常重要,利用信息化技术提高档案管理的效率,促进管理方式的变革,将查询和管理档案信息变得更加便捷,促进信息的共享化,为了提高医院的管理效率和提高资源利用率,将电子信息技术融入档案管理,建立电子信息平台,提高档案管理意识,引入高素质人才,建设专业团队,维护信息安全,提高医院整体的管理水平,促进医院的长远发展。

参考文献:
[1][1]周洁,吕东阳.数字化信息在医院人事档案管理中的应用研究[J].兰台内外,2021(01):1-3.
[2]王然.数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].办公室业务,2020(23):142-143+150.
[3]贾义燕.数字化信息技术在医院人事档案管理中的应用探讨[J].山东档案,2019(05):69-70.
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