尤立媛 孟雅
汪清县人民医院 吉林 汪清 133200
汪清县档案馆 吉林 汪清133200
摘要：突如其来的重大疫情极大地影响了社会经济和人们的正常生活秩序，医院作为疫情防控诊治的第一线和主战场，其档案部门有责任和义务努力做好重大疫情防控档案资料信息的收集整理和编研管理利用工作，为各级政府和医院今后疫情防控科学决策及正确应对类似重大突发事件积累经验并提供有益参考。
关键词：疫情防控 突发事件 档案管理
疫情防控工作是当前全社会尤其是各级医院积极参与的一项系统性重大工程，因其发生的突发性和不确定性以及相关部门和社会主体参与频杂、各项工作交互运作，使得档案资料信息的形成具有很大的偶然性和随机性，突发性是其最大的特点。因此，这类档案具有数量庞大、类型复杂、结构繁琐、来源广泛性等特点。
1.疫情防控时期医院档案管理工作现状
1.1疫情的特殊性导致档案资料收集难以齐全。很多医
院在疫情防控诊治过程中，都相应成立了医疗应急救治防控工作领导组织机构 ，下设各临床救治及后勤保障机构。为更好地发挥医院救治机制和作用，防控机构通常由多部门人员组成：党政、医疗、护理、综合、劳资、人事、财务、统计、后勤、物资、宣传、信息、保卫部门等。医院作为疫情突发事件的最前沿和主战场，疫情防控具有涉及面广泛、医疗临床一线与后勤保障部门业务相交叉大、处理时效急的特点。医院在疫情防控诊治的过程中，各临床一线医疗科室和后勤保障部门每个人都处于高度紧张繁忙状态。加之档案的形成具有阶段性、来源的广泛性和载体的多样性，构成了疫情防控档案资料分散繁杂的特点，导致客观上疫情防控工作档案管理的复杂性。在此期间，如果医院档案部门没有事先明确档案收集归档范围、移交管理制度等事项，通常临床一线的医务人员也就不能及时了解归档范围和门类要求，无疑为医院疫情防控档案的资料收集工作增加了难点。
1.2档案信息资料利用难。医院在疫情防控诊治期间，有大量工作需要查询各类档案信息资料，有的甚至包括前期“非典”期间所藏文件资料、数据资料、防控措施等及时提供给临床一线科室相关决策部门和专业人员。但这种利用大部分局限在某一领域、某一部门，难以满足在医院在疫情防控时期的广泛需求。当前疫情时期，医院档案部门通过电话、微信、短信等方式查询，提供线上利用服务，但目前部门医院档案数字化普及率相对较低 ，难以满足电子服务的利用需求。相当比重的档案信息还需要手工查询，只能提供纸质档案利用服务。
1.3档案专业人员短缺且缺乏相关经验。疫情防控期间和所有发生的重大突发事件类似，本次疫情防控工作因其突发性、偶然性紧迫性等特点，其包含了应对复杂、危害性极大等特质，从而使以往时期档案的管理工作常态化模式已不能适用突如其来的变化。新颁发的《重大活动和突发事件档案管理办法》中，尽管规定了档案工作在遭遇突发事件，如自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等突发事故等过程中档案工作的应对 、处置以及灾后建设等内容，但是在如此重特大疫情面前，医院原先所固有的档案应急管理系统缺少具体的、可操作的措施和细则，无法明确职责分工和任务要求，分类模糊，尤其缺乏更加科学细化的指引和实用性的指导意见，加之临床一线科室人员因其本职工作繁忙，未有档案培训缺乏相关经验，而专业档案人员又缺乏医药卫生知识。这也是医院重大突发事件档案应急管理系统需要充实、完善和规范的方面。
2.探索突发重大疫情防控档案管理工作的思考
2.1规范疫情防控档案整理模式
提前介入，前瞻性指导。创新工作思路是推动重大活动档案工作取得新突破的动力。医院档案部门改变工作思路和方法手段早介入、早规范、早指导，及时深入临床科室一线督促及时收集与整理，确保收集的疫情防控档案资料的真实和完整。本次医院在防控疫情诊治过程中档案资料涉及面广泛、来源广泛、载体广泛、部门交叉是其具有的普遍特性之一，医院档案部门应认真迅速出台疫情防控档案整理规范要求，指导各临床一线科室及后勤保障部门做好疫情防控工作文件资料的收集、归档移交工作。本着“应归尽归、应收尽收”的原则，医院档案部门在疫情全面结束前指派专人超前做好疫情防控文件资料的收集积累工作，在疫情防控诊治的过程中进行全面指导直至疫情结束，全面负责完成疫情防控文件材料的整理归档。
2.2归档范围明确，收集整理机制完善。医院在开展疫情防控诊治期间形成的档案材料主要有纸质档案资料、特殊载体档案和实物档案。
纸质档案资料通常为文书档案，分为以下几个方面：（1）医院在防控疫情过程中形成的流行病学查调、疫情监测、核酸检测、外出情况等有关医疗文件；（2）上级主管部门下发的方案、预案、指示、批示、领导讲话、会议纪要、总结、决策、专报等；（3）医院内部在防控疫情过程中形成的有关文件材料：机构组织、应急预案、工作方案、救治方案、应急流程、物资捐赠管理办法等；（4）医院党政形成的有关奖惩文件、党政领导跟踪责任落实工作情况形成的文件以及在防控过程中医务人员的请战书、申请书、决心书等；（5）医院疫情防控过程中对先进楷模、典型人物、先进事迹的宣传报道形成的文字、图像，在新闻媒体、医院公众微信号上所做的宣传报道等；（6）医院保障部门在组织防疫物资和医疗用药等物资保障工作情况的文档资料。
特殊载体档案有照片、录像、录音及网页信息、公务电子邮件等等。实物档案有印章、活动标志、锦旗、题词、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖状、牌匾等。
2.3文件资料档案的整理原则规范。医院档案部门应当按照保持文件材料之间有机联系的原则，不同门类 、载体档案资料的整理依据国家规范性要求执行。同一内容不同门类和载体档案之间建立相互联系，以参见号在归档文件目录做好标识。档案人员在整理疫情防控工件文件材料时不作分散保管，应设立疫情防控专题档案来制订整理方案。
3.拓展利用服务手段
作为重特在突发公共卫生事件，疫情防控档案资料利用服务具有以下特点：一是事件发生的突发性、偶然性致使时间紧急；二是配套性需求；三是跨部门主体利用；四是各科室部门利用需要几位极为迫切。这也是重大突发事件应急管理中档案利用的基本特点和共同属性。医院档案部门应开启利用工作应急模式，主动适应临床一线工作需求，在应对档案利用、工作信息保密及档案库房管理人员的日常防护提出具体要求。
为更好地配合疫情防控诊治工作，医院档案管理部门应该开展疫情防控专题档案编研开发利用工作，为领导决策部和业务部门提供第一时间服务。可开展对档案资料定向的深层加工利用，挖掘档案信息资源的价值，组织进行档案和资料摘编等，将疫情防控工作中形成的文件资料、制度规定、组织协调机制、防控措施和应急方案、操作流程、工作总结地、日志以先进典型事例行编成册。史志编研在开展疫情防控编研工作的同时，应以大事记的形式来使疫情日志留存。疫情过后，通过总结论证，研究建立重大疫情防控档案利用应急模式，作为今后应对重大突发事件档案应急管理体系的规范化组成部分，对于提高医院应对突发重特大突发事件 处置能力意义不言而喻。利用服务具体可分为以下几个方面：一是组织展览。医院档案部门为了更好地展示抗疫成果，更好地总结经验，提高抗疫档案的有效利用，进一步增强医院员工的档案意识，举办抗疫专题档案展来展现员工们在非常时期的抗疫故事和抗疫精神风貌；二是通过对抗疫档案的资料的编研结合科普宣传需求对防疫抗疫知识进行专题宣讲，提高广大群众防疫抗疫意识和能力；三是在特定范围内为医院有关科室提供专题查询、检索服务，努力提升医院专业人员对抗疫档案资料使用的方便度。
4.讨论
医院档案部门在疫情防控诊治过程中要本着“应归尽归，应收尽收”的原则，积极主动适应时代发展和重特大疫情开展的新形势、新需求，切实做好疫情档案的开发利用工作。要健全机制，强化组织管理。制度建设是做好疫情防控档案工作的前提。
目前，许多公立医院档案管理制度不健全，或存在无法适应新变化、新状态、新形势的问题[1]。各级医院尤其是院档案部门对于重特大疫情这样的事件，原先传统的档案收集归档模式制度已被突如其来的疫情变化完全颠覆，有必要从本单位实际情况在规章制度层来面建章立制，创新管理服务方式，事先规划前置、“专事专办”、归档与编研同步开展，做到归档考虑编研，编研考虑归档，最大限度挖掘疫情防控档案资料的价值来服务医院工作主旨，服务社会民众的光荣使命。
注释与参考文献
[1]蒋宏灵、陆婧媛、朱耿雨.聚焦重大活动档案管理，加强档案资源体系建设，中国档案，2020-01（65）
[2]蔡盈芳. 关于建立国家突发事件档案专题数据库的设想. 中国档案报，2020-02-21（003）