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探究高校档案管理信息化建设的问题与对策

发表时间：2021/9/3 来源：《教学与研究》2021年8月中作者：柴煊

[导读] 高校档案是学校教育教学和科研活动的主要资料载体

鄂尔多斯职业学院柴煊内蒙古鄂尔多斯市 17010

摘要：高校档案是学校教育教学和科研活动的主要资料载体。它作为反映高校学科最新研究动态信息的原始资料，对高校未来的发展具有重要意义。近年来，随着全国高校对档案资料开发的重视程度逐渐升高，导致了档案管理工作量的不断增加。因此，摆脱传统档案管理模式，实现档案管理的高效信息化建设是学校减轻管理困难，开创新管理模式的必经之路。
关键词：高校；档案管理；信息建设；问题与对策
        引言：高校档案管理的信息化建设，是档案工作实现转型的重要一步。纸质档案实施数字化改造，一方面，极大改变了档案管理的工作环境。另一方面，降低了档案管理的强度和难度，真正实现了档案收集、整理、管理的衔接，存档和其他链接；真正实现了档案资料的交换和网上传递，切实提高了高校档案投入效率和档案服务便利性，使档案资源在高校教育教学科研和知识转化工作中能充分发挥主导作用，推进高校的持续健康发展。
        一、档案管理信息化建设存在的问题
        1、档案信息化管理结构不合理
        档案信息化管理如今已在高校实行普及，每个学校都建立了自己的管理局域网。但是档案管理的信息化建设的结构不尽合理，使档案信息在学校局域网上未能形成集成化和系统化的传播和管理，造成档案管理工作占据了大量人力、物力和财力，但是档案管理水平和档案信息管理的速度和质量未能与其形成相应的比例增长。
        2、档案管理的信息化基础设施薄弱
        档案管理的信息化要求高校利用网络技术与资源科学地管理、组织和配置高校控制的、实时开发的档案，最终达到这个文件归档流程资源管理。从而实现高校档案管理的变革。但是高校现有的信息电子设备和存储设备无法实时的进行更新换代，使得档案管理的信息化建设缺少衔接性。
        3、档案管理工作人员专业素质不足
        一方面，从事档案管理工作的人员并不是系统研究档案管理信息化的专业人员。他们不熟档案管理过程中网络计算机的实际操作和应用，习惯于使用旧的档案管理模式。另一方面，文件管理这个信息技术的进步；虽然知道如何使用计算机的基本应用，但他们在实际工作中，不能成为档案管理知识和计算机信息能力的互联型人才，原则上解决档案信息管理问题。
        二、档案管理信息化建设的策略
        1、加大对档案信息化建设的投入力度
        领导部门的重视是高校档案信息化建设成功开展必不可少的先决条件。因此，学校应加大财力投入，开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料应采用通用格式的光盘存储。档案管理利用信息平台随时捕捉各类档案的位置，改变传统的管理模式，达到动态档案管理的目的。利用信息技术建立动态管理系统管理充分了解档案的存储时间和档案的动态变化。

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方便档案管理人员，能够快速更新个人数据和档案信息，加快档案管理的速度，有效提高档案管理信息化设计速度；同时档案管理人员可以通过网络平台共享管理经验，共同进步，实现远程传输目标，推进档案管理信息化，解决过去档案管理中存在的问题，使档案管理人员高效地完成自己的工作，提高档案管理水平。
        2、完善信息技术支持工作加强网络平台建设
        高校档案管理实行信息化建设是为了有效避免了档案丢失，保证档案管理的安全。它实现了将纸质文件转换成档案管理信息录入信息数据库的处理，不仅改变了传统的文件管理方式，而且提高了文件管理的安全性。因此，学校要从各方面不遗余力保证网络平台建设的安全性。第一，要及时修补影响管理软件安全的漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。第二，高校可以结合自己的经济能力，充分利用现有设备，按照“填平补齐、适当超前、适当延伸”的原则购置适当的技术设备。第三，在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，注意避光、防尘、防变形，远离磁场和有害气体，确保电子档案信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。
        3、加强档案管理人员培训提高档案管理人员综合素质
        高校档案管理信息化建设不仅需要信息网络平台的基础保障，还要有专业的管理人员进行操作运行，才能将档案管理的信息化建设工作效果发挥到最大。所以，高校要及时更新自己的档案管理理念，结合信息技术更新速度快的特点，对管理人员进行适时地阶段进阶培训。培训应以综合素质提升为重点，并结合相关法律法规制定的管理制度，科学合理的安排工作人员学习与经验交流，使工作人员可以将所学的信息技术应用于实践中，通过工作人员内部工作经验的共享创新管理方式，凭借自身信息技术的提升和经验的借鉴，可以在网络平台上快速组织档案信息，高效分类各类档案，同时可以利用网络平台可以清晰地了解档案位置和并实时方便地获取，形成自己独特的档案管理模式。
        4、档案管理信息化采取标准化管理措施
        为保证档案管理信息化建设高效有序的进行，需完成档案管理信息编制工作，做好档案管理信息化建设标准化管理的基础。一是要制定不同的规则，在识别、转移、处置，规范档案信息的管理和使用方面，明确各项技术指标、操作方法和评价标准，确保档案信息资源的质量和档案信息服务的效率。二是需要加强对以信息为基础的档案管理和公共行动的监测和管理，合理的绩效考核体系和激励措施可以激发档案工作者建设档案管理信息的积极性和持续性促进信息系统的完善。三是制定管理工作的量化指标，工作人员按照时间要求完成档案信息的编制与管理的规定目标，防止档案管理工作出现脱节现象，增强档案管理工作的有效衔接性，保证信息化建设的完整性。从而保证档案管理信息化建设的顺利开展。
        结束语：
        做好档案管理的信息化建设充分发挥档案信息资源的价值是学校的一项长期坚持工作，它需要学校从基础设施、信息资源、人才队伍、管理体制等多个方面进行全面思考和规划，才能推进档案信息事业快速有序发展。因此，学校应该放长自己的发展眼光，及时关注社会前沿技术的发展，搞好自己的档案管理信息化建设，为学校的学术发展和教育教学改革提供强有力的资源保障。
参考文献：
[1]龚霞、钟霞.档案管理信息化建设刍议.[J].机电兵船档案.2019(1):53-54
[2]贺秀丽.档案管理信息化建设所面临的问题与对策.[J].中国管理信息化.2019(12):35
作者简介：姓名:柴煊、出生年月:1979年10月、性别:男、民族:汉、籍贯:内蒙古鄂尔多斯市达拉特旗、职称:馆员、学历:本科、研究方向:档案.