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国有企业人事档案数字化管理亟待解决的问题分析阮博

发表时间：2021/9/3 来源：《文化研究》2021年10月上作者：阮博

[导读] 国有企业人事档案作为个人管理的凭证，同时也是单位各部门工作开展的核心。在检查并确定优秀人才的过程中，必须要强化对人事档案管理工作的重视，促进生产监督工作的顺利进行，并发挥不可替代的作用。

天津市勘察设计院集团有限公司阮博

摘要：国有企业人事档案作为个人管理的凭证，同时也是单位各部门工作开展的核心。在检查并确定优秀人才的过程中，必须要强化对人事档案管理工作的重视，促进生产监督工作的顺利进行，并发挥不可替代的作用。在数字化稳定发展的推动下，各项技术的应用可以全面展现自身的优势，有效应用的同时，为各项工作的顺利进行提供更多帮助，解决传统管理工作面临的问题，促进档案管理数字化建设。再加上数字化的应用能够通过计算机进行管理，从而对人事档案资源进行归纳分类，提高档案工作的效率。
关键词：国有企业；人事档案；数字化管理；问题；对策；分析
        前言：数字化管理模式与传统管理相比，不仅可以有效发挥自身的优势，还可以在各项工作开展的过程中进行创新，解决传统档案管理的不足，提高档案的利用率，降低档案管理的成本。除此之外，档案数字化建设与档案管理工作效率的提升有着密切的联系，推动国有企业档案管理工作水平的提升，充分发挥档案信息资源的价值，并开展符合当前发展的各项工作，为社会提供高效的服务。
        一、国有企业人事档案数字化管理的优势
        （一）有利于新型的档案管理和服务机制的革新
        对于一个国有企业来说，人事档案信息具有非常重大的意义，记录了国有企业工作人员的各种政治信息、业绩等，对单位工作人员的人事任命和职位提升都是很重要的参考依据，但是由于国有企业工作人员比较多，而且各种信息比较繁琐，因此，管理起来具有一定的难度，传统纸质记录方法有很多的弊端。数字化管理是通过计算机将信息记录在网络上方便信息的查找和翻阅，而且可以长期有效的保存，不会存在信息丢失或者字迹磨损的情况，对于国有企业人事档案管理来说是一个重大的突破。
        （二）保障国有企业人事档案信息的安全
        由于国有企业人事档案信息设计的信息特别多，而且繁琐，再加上国有企业工作的特殊性，很多信息需要确保真实可靠，而且需要保密，这是传统的纸质档案所不能满足的，而依靠数字化管理模式，人事档案信息的操作流程变得更加严密，数字化管理模式也确保了人事档案信息的真实性。另外，通过数字化管理模式中的加密方式，并不是所有人都可以随便查阅人事档案信息的，因此，确保了人事档案信息的安全性。
        （三）有助于国有企业人事档案信息的日常更新和维护
        为了保障人事档案信息的真实性和完整性，要经常对人事档案信息进行更新和维护，传统的纸质人事档案信息在日常的更新和维护中很复杂，需要换掉以前的纸质信息进行重新誊写和记录，不仅浪费时间而且在记录过程中还容易出错，而自从有了数字化人事档案管理模式之后，可以借用计算机大数据等方式对人事档案信息一键更新，而且还能确保信息的真实有效。另外，在人事调动方面，有了数字化的管理模式，可以直接搜索和提取工作人员的全部信息，方便快捷，大大地提高了国有企业人事档案管理的工作效率。
        二、国有企业人事档案数字化管理面临的问题
        （一）国有企业对人事档案信息管理没有引起足够的重视
        目前很多国有企业对人事档案管理工作没有给予足够的重视，也没有专人负责，再加上国有企业人事调动频繁，在进行信息转移和工作交接时问题比较繁多，这些都让人事档案管理工作变得枯燥而且耗时，因此很多国有企业人事档案管理工作没有得到科学规范的落实，造成很多信息缺失、信息错误、材料不完整，给人事档案信息的后期管理工作带来了很大的困难，降低了整个数字化信息管理的工作效率。

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        （二）补充材料工作不到位
        对于一个国有企业来说，人事档案文书档案的归档工作是十分重要的，但是也很容易被忽视，这样单位在补充历史档案时就会遇到很多麻烦。另外，由于原党支部已经不存在，在补办入党资料的时候遇到很多困难。还有一种情况是工作人员毕业的院校已经不存在了，或者学籍丢失，无法对学籍资料进行补充，或者是退伍军人因为之前的工作原因有很多涉密信息无法存档。最后，很多国有企业在遇到工资调整的情况下缺少审批表，工资表也不连贯，没有完善的保管工资调整的依据材料，这也给人事档案管理工作带来一定的难度。
        （三）人事档案数字化工作人员专业性不够
        对于人事档案数字化管理工作来说，具有高素质的专业的管理人才是十分重要的，但是由于很多国有企业对人事档案管理工作的重视程度不够，造成聘用认知档案管理工作人员时过于草率和敷衍，人事档案管理工作人员在工作上不能与时俱进，缺乏一些专业的知识，甚至一些国有企业为了节省人力资源费用，直接由其他部门的工作人员兼职人事档案管理工作，这严重影响了国有企业人事档案管理工作的工作质量和工作效率。
        三、优化国有企业人事档案数字化管理的措施
        （一）建立完善的数字化人事档案管理制度
        为了使国有企业人事档案管理工作能够得到顺利进行，要建立完善的数字化人事档案管理制度，在制度的实施过程中要虚心听取专业人员的意见和建议，结合自己的实际情况制定一套符合本单位的政策和规章制度，明确责任划分，深入了解和分析原制度存在的弊端和遇到的问题，及时找到优化和解决的办法，将复杂的人事结构进行简单化，加强档案信息的核实和后期维护工作，提高档案管理的效率。
        （二）数字化建设资金的投入
        档案数字化建设在开展的过程中，需要强化对基础设施工作的重视，有关单位应该投入一定数额的资金，确保人事档案管理数字化顺利进行。档案信息管理作为国有企业顺应时代发展的必然选择，必须要得到企业的重视，确保能够做好相对全面的分析，围绕人事档案信息管理工作而开展，严格遵守国有企业人事档案管理要求，并建立较为完善的系统，这样可以保证各项工作顺利进行，减少影响的同时，保证各项管理工作的顺利进行。再加上档案管理数字化需要涉及的设备相对较多，为了避免受到多种因素影响，需要适当对各个环节工作进行优化，配备防火、防盗及各项检测措施，保证人事档案数字化管理顺利进行。对于配置信息管理仪器来讲，要想保证各项工作的顺利进行，应该强化对各个环节工作的重视，确保各项工作能够得到落实与优化，选择符合数字化要求的打印机、计算机及扫描仪等多种技术设备，强化对档案管理工作的重视，落实好各项工作的开展，使得人事档案管理数字化工作顺利进行。
        （三）完善管理人员的专业素质
        在档案管理的过程中，应该事先对档案工作人员的素质有一定的要求，注重档案数字化管理，培养符合档案管理数字化发展的专业性人才，这样在数字化稳定发展的推动下，能够完善各项工作的落实，使得工作人员的工作质量及效率大幅度提升，强化对专业管理的重视，扩大管理工作人员的视野，为各项工作的顺利开展打下良好基础。对于计算机软件技术来讲，在科技的推动下，软件管理要求正在不断提升，需要得到工作人员的重视，并不断探究针对性管理方案，围绕当前管理工作进行分析，掌握新时代数字化人事档案管理要点，为企业单位的人事档案管理提供帮助。
        四、结语
        综上所述，按照社会发展潮流来看，数字化管理技术将会越来越多的运用在以后的国有企业人事档案管理工作当中，不断更新设施和技术水平，提高国有企业人事档案数字化管理质量，使数字化管理越来越规范，越来越多地运用到国有企业的人事档案管理当中。
参考文献
[1]邓宇.探究人事档案信息管理的数字化与网络化[J].卷宗,2021(04).
[2]傅鸿飞.基于数字化背景下的人事档案管理探析[J].卷宗,2021(03)