对事业单位档案管理信息化水平提升的探究--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

对事业单位档案管理信息化水平提升的探究

发表时间：2021/9/3 来源：《文化研究》2021年10月上作者：邓春萍

[导读] 信息化时代背景下，档案管理工作的信息化的发展与建设是必然趋势，也是时代发展的必然结果。

四川省阆中市农民工服务中心邓春萍

摘要：信息化时代背景下，档案管理工作的信息化的发展与建设是必然趋势，也是时代发展的必然结果。因此，在日常工作中，各档案管理单位或机构都应该结合自身档案管理实际情况，积极采取有效解决措施，注重信息化技术与设备的引进与应用，从而才能够促进档案管理信息化建设的良好发展。
关键词：档案管理；信息化；管理策略
        档案管理信息化，简单来说就是将现代信息技术与传统档案管理工作整合在一起，可凸显现代化技术对档案管理工作积极影响的一种理念。这一理念在现阶段“互联网+”发展的背景下受到了很多档案管理工作者的关注，并且随着近年来档案管理信息化发展研究的深入，这一档案管理信息化的价值也开始表现出来。可以说推动档案管理的信息化发展，已经成为当下我国档案管理工作发展的必然趋势。
        一、信息化建设对事业单位档案管理工作的重要意义
        事业单位的档案管理工作具有一定的独特属性。作为由国家设立、经济来源依赖财政拨款、履行向公众提供各项公共服务职责的机构，事业单位具有鲜明的国家隶属性、非盈利性、公益性。因此，单位内部的人事变动、工作纪要等事项都是其档案管理工作重点。随着信息技术的快速发展，办公自动化、无纸化已经成为时代趋势，“档案”这一概念的内涵也发生了变化。例如，在形成方式上，档案已不再局限为纸质文件；而在调用读取方式上，实践中也更多地采用信息化模式。种种变化都导致传统的以“人工”“纸质”等为鲜明特征的传统档案管理模式已经越来越无法适应当前的社会发展环境，事业单位推进档案管理工作的信息化转型成为必然选择。在信息化档案管理工作中，档案管理人员会面临“纸质+电子”的复杂结构工作对象，而对于档案信息的检索者、利用者而言，其内容的完整性、客观真实性、逻辑系统性则显得更加重要。
        二、管理策略
        1加强电子档案的管理
        对电子档案进行管理其实就是研究电子档案的接受和保管作用，并利用信息化技术和有关的规定，不断的规范和标准电子档案，从而促进信息资源发挥最大的作用。
        信息技术的发展，推动着电子商务的发展。随着电子商务的普及，我们日常所需要的信息载体也在不断的增加。比如我们的照片、纸质档案以及录音等。我们所用的信息载体，都可以将其归类为电子类的信息。对其中的有价值的信息，我们可以将其保存，从而进行保管，以便于我们随时进行查阅。传统的保存技术会受到环境的限制，但是电子信息却截然不同，它不会受到时间、环境以及空间的限制，真正做到保存的作用。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        2加快档案信息化建设步伐
        档案管理信息化的建设不仅是设备技术的引进，还需要建立一个与信息化档案管理的相符合的现代管理体系，使整个档案管理的工作有章可循。第一，要设立健全的档案信息化管理标准，对整体的工作以及工作细节做好规划，这样就能保证整体工作的顺利进行。第二，要把以前的纸质档案转变成电子文档，利用信息数据进行储存，利用信息技术做好分类，便于后期的查询。第三，就是要保证档案管理人员的计算机信息能力，保证这一些工作的顺利进行。
        3提升档案管理人员的根本素质
        档案管理人员是档案信息最直接的接触者，他们的素质也将直接影响档案信息的效果。在档案管理人员整体素质较低的情况下，不能正常回答长期咨询的问题，也不能利用网络计算机对档案进行科学管理。因此，在现阶段的第一阶段，必须注意保持档案管理人员的素质，提高业务素质。档案管理必须明确工作的意义和重要性，注重群众服务，时刻做好自身定位，打破传统思维的界限，积极拥抱优秀的管理精髓。只有不断提高自身素质，才能为档案管理的进一步发展提供可靠的保障。因此，档案馆还应建立常态化的教育机制，为管理者提供学习的机会，使他们不断改进工作。就目前的现状来看，为了能够让档案信息化建设工作得到更好的进行，这就需要相关的工作人员和领导部门要不断地加强对这方面的重视，并以提升管理工作人员的根本素质为主要目的，通过这样的方式来进行改革和创新，确保档案信息化管理能够正常进行。
        4重视档案管理信息化软硬件的投入
        随着人工智能逐渐融入人们的日常生活，档案管理信息化也是发展的必须趋势。因此各事业单位必须重视信息化建设，积极购入先进的硬件设备，引入更先进的软件技术，为档案管理工作信息化、数字化打下坚实基础。在硬件方面，加大物力、财力的投入，按高标准配备电脑、扫描仪、自动化档案密集架、去湿机、空调、防磁柜等硬件设备，提高档案的利用效果和现代化管理水平。有了硬件软件才有运行依托，此外软件也是必不可少的，信息化管理最终是要通过信息技术来完成。事业单位要切实做好档案管理信息化的软件开发与应用，有条件的可以聘用或邀请专业的软件设计人才结合单位具体情况量身制定，通过科学的设计将软件投入到档案管理工作当中，并针对软件应用过程的问题及时进行改进，确保软件的科学性和实用性，而对于一些通用软件可直接引进。如医院引用的OA系统，集多功能于一身，该系统应用于医院档案管理中，为本身复杂繁琐的档案管理工作提供了很便利，通过对各个环节的渗透，使每个环节都得到有序衔接，既规范了业务流程，满足办公要求，又降低了管理成本，通过信息化使工作的精准度更高，为医院管理事务开展有着重要作用。
        结束语:
        事业单位档案管理进行信息化建设是时代发展的趋势，对于提升整体管理效率有重要作用。信息化不仅提高管理效率和准确性，还能更好的保障档案资料的安全性。因此，各单位应及时转变观念，重视对档案管理信息化建设的资金和硬件投入，构建数字化、系统化的档案管理体系，以更高的效率提供服务，并促使档案管理越来越规范，助力事业单位实现经济效益与社会效益的提升。
参考文献：
[1]吴晓伟.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].兰台内外.2020.（26）： 4-6.
[2]孙美芳.新时期事业单位档案管理信息化建设创新探讨[J].产业科技创新，2020.（25）： 107-108.