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浅谈档案中实施信息化管理的途径

发表时间：2021/9/3 来源：《文化研究》2021年10月上作者：薛霞霞

[导读] 档案工作不仅仅是一个职业，而且是一项事业，而更为重要的，在于我们的工作是社会分工的一部分，对社会负有责任，档案的命运在相当程度上取决于我们的工作水平与责任，正是档案与档案工作者的独特性，我们所选择的这个职业与整个国家的事业联在了一起，构成了档案的职责是神圣而光荣的。

陕西省榆林市榆阳区工伤保险经办中心薛霞霞 719000

        档案工作不仅仅是一个职业，而且是一项事业，而更为重要的，在于我们的工作是社会分工的一部分，对社会负有责任，档案的命运在相当程度上取决于我们的工作水平与责任，正是档案与档案工作者的独特性，我们所选择的这个职业与整个国家的事业联在了一起，构成了档案的职责是神圣而光荣的。只有对自己所从事的职业怀着一份热爱、珍惜和敬重，不惜为之付出和奉献，从而获得一种荣誉感和成就感。作为新时代的工作者，除理论知识的学习和计算机网络技术的应用，先进档案管理软件是实现档案管理数字化的基础。基于我单位信息化建设总体布局，提高档案数字化、规范化的程度，使档案利用更加便捷，更加适应社会发展的需要。
        文书档案实现计算机管理已成为各单位管理者的共识，因为文书档案具有规律性强、条例清楚等优点，便于开展自动化管理。目前，我单位每年收发大量的上下级和本单位的和本单位的文件一登录一传阅一催办一承办一文件整理一抄写文件目录一归档，每年要花费不少时间将文件以单位分散形式输入计算机整理归档。如果使用档案管理软件后，可以将收到文件随时登录，准确分类，年终后计算机控制自动生成门类清楚、规律性强的档案有机体系，并可打印卷内目录。文书档案计算机管理有以下优点：一是掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术档案管理中的运用，使文件的形式、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。二是利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。
        毋容置疑，进行工伤保险的调查、统计，及时向劳动保障部门反馈，定期公布工伤保险基金的收支情况，实时提出调整缴费率的建议。

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为贯彻落实《社会保险法》、《工伤保险条例》工伤保险费补缴及支付工作，维护工伤职工的权益，有效分散用人单位工伤分险，档案工作服务服从于工伤保险工作的大局，其业务能力和管理思路适应新形势发展的要求，不辜负社会和百姓的期望，取决于档案队伍的综合素质，先人一步，高人一筹，就能以超人一倍、两倍的速度高质量完成某项具体工作。因此，准确把握新形势对档案工作的要求，找准把握中的高点，用崭新的理念，超前的思维，在档案管理的岗位上创造性地完整收集、合理编辑，优化服务，让利用者在需要档案的时候能找到，找到档案能用上，用上档案能解决问题。
        档案管理人员是档案管理的直接参与者，其素质高低与否直接影响档案管理工作的效率。作为工伤保险经办中心一定要全面培养档案管理人员的素质，使我们认识到档案管理工作的重要性。并加强理论知识学习，各经劳动保障行政部门及社会保险经办机构要集中开展具体经办人员的业务培训，培养和提高工作人员严格依据规程开展服务工作的意识，要积极向单位和工伤职工有针对性宣传《规程》的主要内容和服务环节，让参保单位和职工更好地了解有关的程序和要求，强化其对管理服务工作的监督，要将实施《规程》与经办机构内部科学设置岗位明晰管理职责和加快信息系统建设紧密结合起来，努力做到岗位设置合理、职责分工明确、各项工作运转流畅。加强档案管理人员的思想道德理论知识学习，使工作人员具备较强的档案管理理论功底。其次，举办多样化的公益活动，提高管理人员的法律意识。档案管理是一项严密的工作，管理人员一定要了解《档案法》的相关规定，遵纪守法，不以权谋私，靠关系出卖档案。对于一些违反法律法规的档案管理人员，要按照法律的要求对其进行处罚。
        档案管理人员只有明确责任制度，才能使档案管理过程中存在的问题得到有效的改善。作为一名工伤保险工作人员必须负责工伤保险参保患者医疗、康复费用的审核和结算；负责工伤保险参保患者住院期间的跟踪检查和就医管理；指导、检查定点医疗、康复机构对参保患者医疗的有关工作；负责工伤保险医疗康复定点机构、定点零售药店、辅助器具定点机构的审查和服务协议书的签订；负责工伤康复和工伤康复患者的跟踪管理的有关工作。责任到人制，将会把整项责任分成不同部分，再匹配给个人，从而让每个人都明确自身的责任，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合工伤档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项管理制度，并在抓落实上下功夫。尤其要建立工伤保险档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善工伤保险档案案卷整理工作细则，使工伤保险档案案卷的整理更加科学、全面、完善。
        工伤保险经办中心必须认识到档案管理的重要性，认识到档案管理工作中存在的意识薄弱、人员素质低、信息化水平低等问题，并从规章制度、人员素质、信息化建设、开发利用等方面着手，不断提高档案管理质量和效率，发挥档案的价值。