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浅谈人事档案的管理与利用

发表时间：2021/9/3 来源：《文化研究》2021年10月上作者：王永福

[导读] 档案管理工作在现代改革开放事业中正日益发挥着越来越重要的作用。档案管理工作的现代化、信息化、智能化、社会化、国际化、是新时期档案管理工作的重要特征，深化改革适应新时期档案管理的业务开展是所有档案人的努力方向。

陕西省榆林市榆阳区人事信息中心王永福 719000

        档案管理工作在现代改革开放事业中正日益发挥着越来越重要的作用。档案管理工作的现代化、信息化、智能化、社会化、国际化、是新时期档案管理工作的重要特征，深化改革适应新时期档案管理的业务开展是所有档案人的努力方向。人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。随着我国教育事业全面深化改革的深入，在档案管理工作领域，一大批优秀人才从不同的渠道，以不同的方式涌现出来，在各个岗位上为档案管理工作事业做出了巨大贡献。但是我们也不得不承认，在当前档案管理工作人才中，因为工作繁琐繁重，固有专业人才无法满足市场需求等问题，应当引起我们的高度重视。
        一、人事档案的管理
        一要大力宣传档案法规，强化档案意识，进一步加强档案资料的收集。首先，要加强对档案工作的重要性、现实意义的宣传，使广大领导干部真正懂得档案管理的目的、要求和方法，不断提高他们参与档案管理工作的主动性、积极性、自觉性，督促各科室主动上交归档资料，实行集中统一管理。其次，要动员和组织全体工作人员参与档案工作，加强对日常各类文件资料的收集、保管，注意为日后积累史料。对不能立即收集的，要做好清理和交接登记，掌握资料的着落，便于以后的整理归档。
        二要加强档案管理工作队伍建设，提高档案人员的业务素质。档案数量的不断增长、内容的不断丰富、载体形式的多样化、管理手段的现代化，都对档案人员的科学知识、业务水平及现代化设备操作技能等方面提出了更高的要求。因此，人事部门要从档案事业发展的长远规划着眼，努力建设一支适应时代要求的高素质的人事档案队伍。一要通过各种培训方式，加强建立健全保管制度是人事档案进行有效保管的关键。基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。突出档案管理的针对性和超前性。二要开展经验交流，提高档案人员信息化管理的知识水平和操作技能，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。从而提高工作效率。三要从政治、生活、工作等方面关心支持档案人员，帮助他们解决一些实际困难，不断提高档案人员的积极性和主动性、确保档案队伍的稳点发展。

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        二、人事档案的利用
        管理好人事档案之根本是为了利用好人事档案，利用好人事档案也是管理好人事档案的重要组成部分。人事档案资料的利用是人事档案资料工作的根本任务。人事档案的管理通常以卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。其原则是尊重文件的形成规律，保持文件的有机联系，便于档案的保管利用，符合相关标准规范,之所以保存如此多的档案资料，就是因为档案资料具有查考、凭证和参考作用，有助于我们研究历史，总结经验教训，改进现实工作。特别是档案的原始性和真实性，是其他任何资料所无法取代的。而要实现档案的这种作用，一方面要保存这些档案，另则要一方面提供利用，只有在利用中才能实现档案的价值和作用。因此建立和发展档案事业，保存档案资料的目的，都是为了提供利用。目前在组织的人事档案管理工作过程中，尤其是在事业单位中，技术手段流于形式的问题十分严重。在企业中，由于一切都以经济作为衡量标准，因此技术手段常常能够得到比较合理的运用，而事业单位中因为资金相对宽松并且整个组织都带有一定的政治色彩，因此很多技术手段都最终变成了一种形式。针对于这种状态，应当在采用技术之前进行充分了解，确保此种技术的适用性以及实用性，在该技术得到应用之后，必须根据当初的设想和计划应用开展工作。这种应用需要注意两个方面的实际问题，其一是对于技术手段的应用目标的明确，无论是数字化技术还是任何其他录入或者纠错工具的使用，其最终的目的通常一方面在于提高工作效率，减轻工作负担，另一个更为重要的方面则在于推动组织的发展，因此必须明确相应技术手段的使用目标，并且确保其与组织发展总体目标相关步骤相一致。当前的人事档案工作一定要在过去人事工作基础上进行继承和发展。继承也就是利用人事档案中保存的有价值的东西，发展是在新的形势下的改革和创新。
        其次，充分利用继续教育，培养专业化人才。人员是档案管理的根本，只有过硬的人员素质，才能将相应的规章制度落实到位，才能将相应的技术手段加以有效应用，切实提升工作效率，也只有过硬的人员素质，才能够有效推进人事档案管理工作水平的提升，进一步推动整个组织的发展。在对人员培训的过程中，应当注意需要注重多个方面的培训，其中首先是相应技术的培训，相关技术手段操作和使用的培训是首当其充的内容；其次则是对于规章制度的培训，只有对于规章制度的熟知，才能确保对其有利执行，也才能够在此基础上进行进一步的创新；最后则是关于思想素质的培训，这其中包括了职业操守的培训和经济意识的培训，二者缺一不可。
        人事档案工作就是要服从和服务人事工作的大局，从人事档案管理的实际情况出发，全面贯彻落实《中华人民共和国档案法》及有关法规，积极配合档案行政管理部门，以实现档案法制化、规范化、现代化管理为目标，以实行档案综合管理为手段，进一步提高人事档案的管理水平，为人事事业的发展服务。