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浅议档案管理存在的问题与应对措施

发表时间：2021/9/3 来源：《文化研究》2021年10月上作者：陈佳勇

[导读] 新时代下的信息技术为当今社会带来了新的机遇与挑战，企事业单位档案管理利用信息技术也将迎来新的变革，管理方式也会在一定程度上得到优化。

大竹县人民政府金融工作办公室陈佳勇四川大竹 635100

摘要：新时代下的信息技术为当今社会带来了新的机遇与挑战，企事业单位档案管理利用信息技术也将迎来新的变革，管理方式也会在一定程度上得到优化。档案管理工作的完善，在一定程度上可以反映出该单位的组织管理工作水平，改进传统的档案管理工作模式，能够帮助企事业单位生产运营各项工作更快更好地进行。基于此，本文章对档案管理存在的问题与应对措施进行探讨，以供相关从业人员参考。
关键词：档案管理；问题；应对措施
        引言
        随着互联网的发展，网络和信息技术为人们带来了便捷式的生活，不仅改变了生活方式也改变了工作方式。数字储存技术和网络通讯技术的运用，让许多企事业单位和公司放弃了传统档案的建立，创造了数字档案馆，它将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式储存，网络化的形式相互连接，利用计算机系统进行管理，形成有序结构的数字档案库，可以做到及时提供人们利用，实现资源共享化和便捷化。
        1档案管理存在的问题
        1.1档案管理团队的整体素质不高
        当前档案管理团队的整体素质不高，通过长期的实践证明，档案管理工作的质量高低与工作人员有直接的关系，档案管理人员的工作水平是影响档案管理工作的重要因素。另外，当前企事业单位中缺少专业的档案管理人才，大部分都是兼职上岗的状态，许多员工自身不具备专业的档案管理知识和理论储备，在面对棘手的档案管理工作时只能应付了事，缺乏专业的素养，最终导致档案管理效果不佳。因此，面对这样的人员问题要引起相关企事业单位足够的重视。
        1.2管理技术手段滞后
        随着信息技术的快速发展，很多企事业单位尤其是一些大型的企事业单位在研发设计、生产制造以及经营方面基本都在使用计算机辅助设计、计算机辅助工艺设计以办公自动化等相关软件。但是对于企事业单位档案管理工作来讲，很多企事业单位还在使用比较传统的方式，在档案管理过程中所使用的技术手段严重落后，阻碍了档案信息化以及数字化的发展，档案管理综合平台建设方面严重滞后，从而对企事业单位中大量电子文件的接送产生了严重的影响，使得企事业单位档案管理状况和企事业单位其他工作状况产生了很大的距离，甚至于出现档案管理工作逐渐边缘化的现象。
        2档案管理存在问题的应对措施
        2.1创建专门管理档案的信息系统
        企事业单位单位在运用现代化信息技术的时候，要同时注意保留现有档案信息管理技术上的优点，继而研发专业性的信息管理系统，从而可以满足档案管理的需求。

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要想建立好信息管理系统，就要做到以下三点:一是要注重于在硬件方面的建设，专业化的信息管理系统对于网络以及计算机等设备都有很高的要求，所以，单位要把所用的网络，电脑等计算机设备进行更新升级，储存档案信息的房间要装有监控设备，打好专业化系统创建的基础。二是要注重在软件方面的建设，购买稳定优质的软件，还要做好软件调试、系统维护等多方面工作，设立专业人员专门管理软件的运行与操作。三是在建立专业性的管理系统的同时，要注重安全方面的考虑，特别是在系统建立完成后，一定要制定一个安全保障措施，建立网络安全防火墙，保证档案信息不被病毒感染，确保档案信息的完整性，与此同时要提前做好系统发生故障后的处理方案，以免档案信息因系统故障造成损失。
        2.2提升档案管理团队的整体素质
        企事业单位要提升档案管理团队的整体素质，当前众多企事业单位中缺少专业的档案管理工作人员，人员配置的失衡也是影响档案管理的重要因素，档案管理人员的专业能力、素质、经验、技能都在一定程度上影响档案管理的效率。企事业单位在选择档案管理人员时，要根据企事业单位的实际情况选择，要考察上岗人员的工作能力，也要考察工作人员对档案管理工作的态度，是否认真对待此项工作，是否具有专业的知识支撑。另外，针对不同的工作人员要采取不同的培训内容，根据工作人员的实际情况，制定不同的培训内容，提高档案管理人员的质量。与此同时，还要培养档案管理人员的团队精神和敬业精神，只有心往一处想，劲往一处使，才能从根本上提升团队的综合能力和水平，为企事业单位构建优秀的档案管理人才队伍，为企事业单位的发展添砖加瓦。
        2.3加大信息化基础设施的投入力度
        企事业单位在发展过程中必须充分意识到档案管理信息化建设的重要性，并且组建一个专门的项目，对其投入充足的发展资金，将档案管理信息化建设放在企事业单位发展的重要位置，加大基础设施的投入力度，使得档案管理的设备能够符合实际发展需求，定期对设备进行维修和保养，对于一些使用年限较长的设备要进行及时更换，积极引进先进的设备，这样才能为档案管理信息化建设提供基础支持。企事业单位在发展过程中要从内部档案管理的实际情况入手，根据企事业单位的实际发展情况建立科学合理的管理系统，这样才能保证后续各项工作的顺利开展，避免随意盲目地进行信息化建设，影响企事业单位的正常发展。
        结束语
        综上所述，企事业单位档案资源对各项业务工作都有着可参考价值。在当前状况下，企事业单位要想在未来得到更好的发展需要做好档案管理的改革创新，充分认识档案管理工作的重要性，做好相关人员的培训，加大信息化建设力度，有效地提升档案管理工作的效率以及质量，促进档案管理工作水平的不断提升，从而更好地发挥档案资源助力企事业单位生产运营的作用，有效地推动企事业单位的经济效益和社会效益的提高。
参考文献
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