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机关事业单位档案管理信息化建设探讨郑钞

发表时间：2021/9/3 来源：《文化研究》2021年10月上作者：郑钞

[导读] 档案是对各种信息、活动的一种真实记录，能够直接将机关事业单位的发展历程体现出来，并且其中还蕴含了社会经济发展的信息，能为机关事业单位提供良好的参考依据，对机关事业单位的发展有着十分重要的作用。

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摘要：档案是对各种信息、活动的一种真实记录，能够直接将机关事业单位的发展历程体现出来，并且其中还蕴含了社会经济发展的信息，能为机关事业单位提供良好的参考依据，对机关事业单位的发展有着十分重要的作用。档案管理工作是一项具有系统性、专业性、保密性和政策性的工作，随着社会经济的不断发展，机关事业单位档案管理也面临巨大的挑战。传统档案管理模式已经面临淘汰边缘，信息化、现代化已经成为档案管理建设的主要方向。为此，机关事业单位需要及时更新观念，做到与时俱进，充分利用各种现代信息技术，加强档案管理信息化建设，从而实现档案数字化、信息化，推进机关事业单位的可持续发展。
关键词：机关事业单位；档案管理；信息化；建设路径
        引言
        传统档案管理已不适用于这个信息庞大复杂的时代，档案管理的效率对机关事业单位的发展有重要影响。因此，机关事业单位需要通过档案管理信息化建设抓住时代机遇，顺应时代潮流。正确认识档案管理信息化的积极影响和传统档案管理存在的缺陷，一切从实际出发，提出并实施高效适宜的解决方案，加快推进档案管理信息化建设，以满足机关事业单位日益增多的实际需求，创造出更大的发展空间。
        1引入信息化管理方案
        根据机关事业单位档案管理的具体需求，构建相应的信息化管理方案。机关事业单位的具体情况不同，因此具体的方案也会有差异，必须充分了解各自的需求，对症下药地制定出适合的方案。首先开展宣传教育工作，转变对档案管理的传统认识，强化管理者对档案管理信息化建设的支持，使其充分意识到档案管理信息化是目前的大趋势，信息化的档案管理是机关事业单位管理中非常重要的一环，单位的档案不再是单纯的文书，而是技术、知识、信息的传承和共享。通过信息化与档案的有效结合，档案更能发挥出它的作用。其次是为信息化建设提供充足的技术硬件的保障和资金经费的保障，包括应用一些比较高端或者先进的技术管理机制。传统的档案管理是应用实物存储，也就是纸质文本存储，而如今引入信息化后，更多的是采用无纸化的，结合互联网和数字化管理，使得档案管理者更加系统地整理、保存档案，使查阅者更加方便快捷查阅到所需资料。同时对信息化建设做较为详细的资金计划，用于向上级申请预算经费，其中包括后续的维护和更新资金，确保档案的技术保障处于长期稳定状态。最后是加强档案信息化的安全管理。信息化档案管理是去纸质化，能够减少纸质文本在整理过程的安全性隐患，包括丢失、损坏，确保档案原始资料的齐全和完整。但也要注重信息化档案管理中的保密措施。档案管理人员要进一步提升档案管理安全意识，有效防范不法分子通过网络手段入侵档案管理，也要提前做好网络安全软硬件的防护，确保消除一切安全隐患。

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        2加强机关事业单位人事档案信息化管理意识
        有效保障机关事业单位人事档案信息化建设发展的目标实现，机关事业单位的领导必须高度重视人事档案的信息化发展与建设，积极加强多方面的资源支持力度与投入力度，充分完善机关事业单位的综合管理机制，落实人事档案管理工作的科学发展规划。第一，要不断强化人事档案日常化的规范管理。机关事业单位应当安排专门的工作人员负责人事档案的日常管理工作，发挥个人自身的潜在能力，积极创新，充分保障机关事业单位人事档案日益朝向信息化管理方式发展转变。第二，机关事业单位要高度重视对于专业人事档案管理人才的引进和培育。领导层必须重视加强人事档案管理工作者的日常专业能力培训学习以及考评管理，积极培育人事档案管理人员主动革新档案管理的思想和理念，通过运用科学高效的人事档案管理手段和方式，积极促进管理人员不断提升岗位专业技能与理论基础，提升其职业道德素养，加强机关事业单位人事档案管理的有效性提升。机关事业单位人事档案管理信息化建设与发展进程的有效推进离不开领导层对该项工作的充分关注，必须高度重视具体工作人员的专业度提升和培养，以充分保障日常工作的顺利有序推进。加强业务能力提升培训，不断提升人事档案管理工作者的专业技能和职业素养，积极落实工作考核管理制度，促进其不断优化个人工作的方法和技能，促进内部人员良性竞争，不断提升个人工作的责任心和自觉性，主动学习掌握先进的计算机应用技术，有效发挥个人的能力优势，促进机关事业单位人事档案管理工作不断朝着信息化的发展方向有序推进，提升机关事业单位整体的信息化管理认知和意识。
        3健全档案信息化管理制度
        机关事业单位需要健全档案信息化管理制度，以此来规范档案管理过程中的行为。机关事业单位的档案反映了该单位的发展历程，记录了重大会议、战略目标以及改革改制等重要信息，是机关事业单位领导决策的参谋和帮手，没有档案就无法进行数据对比。传统的档案管理制度已经不适用于现代化信息技术背景下的档案工作，因此有必要健全档案信息化管理制度，以此来推动档案信息化管理向着更为科学的方向转型。在信息化建设的道路上，机关事业单位应着眼于现状，在现有制度的基础上去更新与完善制度，如形成有关档案工作人员与技术人员间的交流协作机制、各部门科室之间的档案信息化应用程序与规范、保证档案信息的安全等。技术是为了满足需求而存在的，因此，在进行信息化建设时，要具体考虑管理人员的意见，有针对性地满足档案馆管理与使用的各项需求，以此助推信息化建设与应用过程中各项工作的有效开展。此外，基于档案管理信息化的考评制度也是不可或缺的，这就要求机关事业单位从实际出发制定出合理的有关此项工作开展的考评制度，以此来提高档案管理员的积极性，加强信息化管理的有效性。机关事业单位还需要制定维修制度，定期对相关设备进行养护修理，并结合实际需求与维护对现有平台更新，从而使档案管理平台能够始终保持良好运行状态，满足工作需求，同时最大程度上保障数字化档案的安全性。
        结束语
        总体来看，时代信息化为机关事业单位档案管理提供了机遇，也带来了不小的挑战。因此，机关事业单位管理部门与档案管理部门要重视档案管理信息化建设工作的开展，在一些有待完善的领域进行改革创新。
参考文献
[1]杨晓锐.机关事业单位档案管理信息化建设初探[J].城建档案,2020(10):31-32.
[2]郑磊.关于机关事业单位档案管理信息化建设的思考[J].城建档案,2019(11):32-33.
[3]崔强.浅谈信息化时代机关机关事业单位档案管理的创新[J].办公室业务,2018(03):71.