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关于提升事业单位档案管理水平的思考徐新军

发表时间：2021/9/3 来源：《文化研究》2021年10月上作者：徐新军

[导读] 时代的进步，科技的发展，使得我国提前迎来科学技术现代化发展阶段，加速我国各行业的发展进程。

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摘要：时代的进步，科技的发展，使得我国提前迎来科学技术现代化发展阶段，加速我国各行业的发展进程。伴随着档案管理信息化技术的增强和档案管理方式的转换，事业单位需依据现代化的科技信息能力，精准地对档案管理工作进行完善，不断加强档案管理创建的指标，并与社会实际相结合，准确分析档案管理的实践特征和办公方式，明晰档案管理向现代化技术转向的具体措施，改进档案管理方法，提高档案管理效率。
关键词：事业单位；档案管理水平
        引言
        我国经济建设最近几年发展非常迅速，离不开各行业的支持和政策的扶持，才能取得如此成就和成果。档案管理是国家档案事业最基本的组成部分，亦是我国事业单位最基础的管理工作之一，其水平直接关乎事业单位发展的持续性及稳定性。
        1当前事业单位档案管理工作存在的主要问题分析
        1.1事业单位档案检索和使用效率不高
        档案检索效率与档案利用效率息息相关，如果检索效率低，势必会影响档案利用效率。之所以出现档案检索效率低的问题，就在于事业单位对档案管理重视不足，没有给档案管理部门配备足够的软硬件设施和先进的信息技术，致使档案管理工作虽然进行了信息化建设，但并没有达到预期效果，特别是很多设备很难满足现代检索技术的需要，在很大程度上降低了档案检索效率。
        1.2档案管理人员专业技术能力不强
        档案管理人员技能不足是我国管理类岗位普遍存在的现状。除档案管理在较短时间内不能为所在的事业单位带来显著的服务外，档案管理水平的提高还需要较高的经济和人力资源成本。由于许多单位不愿向档案管理倾斜过多，因此对优秀人才的吸引力也大大降低。此外，档案管理需要高度的专业性，一般情况下，复杂的工作流程很难精确确定。
        2提升事业单位档案管理措施
        2.1改善档案管理方法
事业单位在档案管理工作改革中应考虑到管理方法的重要性，将其进行改善，各个部门的领导以及管理者要充分研究工作方法，结合工作的制度进行管理，合理对档案管理人员开展监督，使人员在档案管理工作中按照要求工作。档案管理人员需要具有正确的观念，将档案管理工作进行全面的改善，还应在档案管理中更加积极主动，提供更高质量的服务，使档案管理的服务发挥出更好的作用，使档案管理工作能够得到有效的改善。
        2.2应用成熟技术
        将先进技术应用到档案管理中。如，档案数据存储用LTO磁带应用、纸质档案数字复制件光学字符识别技术、电子档案存储用可录类蓝光光盘技术、缩微摄影技术、档案修裱技术、缩微胶片数字化技术，等等。避免因使用淘汰或不稳定的技术、载体，导致后期管理的不必要支出。

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        2.3打造综合素质过硬的档案管理团队
        在“互联网+”时代下信息资源的获取已不能成为制约各行各业发展的桎梏，行业、单位间的差距多存在于人力资源的差距，在这种情况下打造高质量工作团队的重要性可见一斑。对于事业单位而言，要对档案管理工作进行优化不仅仅需要强大的技术、资金支持，人力支持亦是其中关键点，因此在“互联网+”时代下打造综合素质过硬的档案管理团队应当作为优化档案管理工作的首要任务对待。在实际实施时，事业单位一来需要对档案管理人员进行专业能力进行培养与培训，令档案管理人员的“专业性”得到有效弥补，二来也需加强档案管理人员道德素养的培训，提升事业单位内档案管理人员的荣誉感与使命感，令其以栖身于档案管理岗位为荣。除了专业能力、道德素养方面的培训外，现代信息技术的培养亦需作为培训的重点内容进行，可采取新老职工分组配合的方式进行工作，令老职工的“经验”与新职工的“创新”进行结合，通过相互学习保证所有档案管理人员能够灵活运用现代信息技术。另外，事业单位也应在单位内部设立档案管理考核制度，通过定期考核调动职工的工作积极性，同时也可在考核制度的基础上设置激励制度，对年度、月度考核及日常绩效成绩较高的职工予以职称等方面的奖励。
        2.4要抓好档案信息材料的收集、整理存档
        对有关档案信息材料的收集、整理、存档以及档案的转出、调动等进行严格、认真管理，做好阻止虚假信息材料的入档、存档工作。此外，需要不断地完善和优化档案管理部门案卷整理工作的有关准则，确保案卷的整理工作能更加系统化、全面化以及规范化。现阶段实施人事档案的代理制度，实现人事档案管理工作过程中人、档分离不失为一种积极有效的尝试。
        2.5加强部门间信息交流
        在管理方面，电子资料孤岛的出现大大降低了档案资源的作用，因此，必须提高事业单位内部各个部门之间的资料流通。改进事业单位之间的信息传递与交换，对于发展档案内容具有重要意义，有助于打破部门之间信息隔离的局面，提高档案资源利用效率，并在此基础上，为事业单位发展提供信息支持。
        2.6严格执行标准化、规范化流程及要求
        从机关事业单位档案规范化、标准化管理的理论与实践来看，要从档案收集、整理、鉴定、著录、保管、利用等各个环节做起，严格按照相应的流程及相应的规范化管理方法要求，使机关事业档案管理更加科学规范。以件为单位进行档案管理，结合单位实际，规范著录工作。严格按照《档案著录规则》的标准和要求，做好规范著录。
        结语
        信息化时代的到来极大地提高了管理类工作中的工作效率，档案信息化管理成为必备形势之一，纸质化的档案管理模式已不能满足事业单位现代化办公的需求。为此，必须加强档案管理的重视程度，增加对档案管理工作者的技能培训，提升档案管理信息化水平，加强单位信息交流与合作，完善档案管理机制，紧跟时代步伐，促进事业单位更好地可持续发展。
参考文献
[1]陆雄文,管理学大辞典[M]:上海辞书出版社,2013.
[2]孙弘.谈信息时代事业单位档案管理工作改革和创新[J].兰台内外,2020(36):47-48.
[3]新时代事业单位档案管理的思考[J].兰台内外,2021（14）:29-31.