徐玲凤
邵阳市对台事务服务中心 湖南 邵阳 422000）
摘要:随着互联网信息技术的飞速发展，企业信息数据管理面临新的改革。而文件档案是办公室工作的重要组成部分，文件管理直接影响到一个公司的工作任务和工作效率。然而大多数公司始终采用传统的文件管理模式，难以充分利用公司的信息数据。本文以互联网为背景，论述了当今企业如何能够做好管理办公室的文件工作。
关键词:科学;档案管理;对策
引言：档案文献是人类社会知识文化的重要载体，记录着社会现象的发展过程及其影响。档案长期以来一直是办公室不可或缺的一部分，整理和总结档案是办公室的一项重要日常工作。进入21世纪以来，人类社会进入现代化，企业内部档案发挥着越来越重要的作用，提高档案的质量和可靠性将有助于企业开发资源以及服务社会。为此本文就档案管理工作展开论述。
一、办公室档案管理工作的重要性
档案是办公室不缺少的部分,对于企业的资源开发以及维护具有重要作用。不仅如此,档案的整理归纳需要记录企业各个部门的相关数据以及事件,是企业信息整合的中心。因此档案管理对于办公室工作而言至关重要,下文从两个方面来具体论述档案对于企业发展的重要性。
(一)影响企业的工作开展“九层之台,起于累土",企业的工作是围绕着基层生产逐渐开展。如何进行统筹管理,决策部门就需要相应的参考资料来制定企业的日常生产任务以及企业发展战略。在档案中其中涉及的资料不仅包含了企业人员的相关信息以及联系方式,同时还包含了生产资料的信息。这些信息都需要在办公室中进行整合,若其中的信息出现纰漏,将有可能泄露企业的核心信息,导致企业在市场竞争处于不利地位,不利于企业日常工作的开展。所以档案管理直接关系到企业日常运转中的各项工作是否能够顺利开展。
(二)影响企业的工作效率在当前的市场中,企业之间的竞争越来越激烈。企业想要在市场上生存下去就需要制定相应的工作计划,而一份清晰完善真实的档案资料将有利于企业决策部门提供更加精准的信息,直接影响企业日常工作的效率。
二、传统档案管理模式中存在的不足
一直以来,档案管理工作都是采用纸质资料进行保存。但是随着社会的发展。企业对于信息数据总量要求越大,这种传统的档案文件管理模式难以满足现代企业发展的需求。
(一)档案信息迭代缓慢。
传统的档案管理工作采用纸质的方式进行保存,也就意味档案管理的方式只能采用人工的方式整合。该种档案管理方式在实际的工作中工作效率大,工作人员的工作任务较重,并且人工的管理容易出现资料丢失以及信息错误的情况,不利于企业日常工作的开展。不仅如此在日常的工作过程中,由于纸质档案文件将会导致了企业文件堆积情况愈来愈严重。进一步导致档案数据的错误率提高,并且不利于企业决策部门寻找需求的信息,并且还会进一步提高企业档案维护的费用,从而导致了企业档案管理成为办公室工作的负担。
(二)档案管理重视不足
从当前国内企业中日常档案管理工作来看,大部分企业无法认识当前企业中档案管理对于企业工作的作用和意义。第一,档案管理人员素质较低,大部分企业档案管理工作人员没有受到专业的培训,在日常工作中档案管理工作方法欠缺。第二,档案管理工作分配的资源较少,大部分企业采用传统的纸质材料进行信息整合及储存,但是该种档案管理模式将会导致档案储存的空间逐渐加大,因此档案工作需要定期清理文件。这种工作模式将会导致企业的信息出现丢失。
（三）工作作风比较落后。
在办公室的文件档案管理中,收集和归纳工作相对落后,会直接影响工作效率。主要体现在:文献收集工作中,仍应用传统的收集方法进行整理。这种方法会消耗大量的管理时间,并且需要管理者有足够的耐心来完成文件的真实性检查。其次,在归档方式上,管理层没有对归档进行有效分类。同时,针对档案的特殊性,不存在特殊管理、遗漏或信息丢失,严重影响企事业单位发展。
(四)档案资料使用性较低传统纸质的文件档案在实际的管理过程中可使用性较低,由于纸质方式记录容易出现信息失真以及信息丢失的情况,因此导致了传统的档案文件难以为企业决策部门提供真实的信息。导致文件档案的可使用性较低有多个方面的原因,比如工作人员在工作过程中不仔细,档案整合过程中出现信息丢失、档案保管不当等。另外纸质文件档案容易受到外界环境的影响,容易出现受潮以及字迹模糊的情况。因此在现代化的社会发展当中,纸质方式的档案管理工作难以适应企业的发展需求。客观以及主观方面的多种因素也导致了传统的档案管理工作无法适应市场的竞争, (四)碎片化信息难以处理 传统文件管理无法整合碎片化的信息,在现代化的企业管理模式当中,越来越多的人选择采用手机以及计算机软件进行管理沟通。这种电子平台已经成为了现代企业沟通交流的主要工具,因此这种软件平台上的工具信息对于企业工作十分重要,但是这种碎片化的信息,传统档案管理工作无法进行有效管理。
三、提高文件档案管理工作质量的有效对策
(一)运用互联网信息技术,提升企业管理效率 随着科技的快速发展,当前数字化技术越来越成熟。与传统的档案管理方式相比,数字化档案管理模式可以将公司的信息数据录入计算机中进行储存。并且数字化的档案信息分类、信息查看、信息更新等十分便捷,极大降低了档案管理工作人员的工作压力,提高了企业信息管理的效率。另外还能避免传统档案管理模式中信息丢失等情况。不仅如此,数字化的档案管理工作能够借助网络快速实现文件共享。
(二)培养高素质管理人员,建立档案管理队伍 传统的档案管理模式已经难以满足当前企业发展的需求,数字化的档案管理模式已经成为现代企业管理中的必不可少组成部分。但是数字化档案管理工作要求档案管理人员具备较高的信息管理功能,从而也导致了传统档案管理工作人员已经难以适应当前企业发展需求,企业也亟需高素质的档案管理人才。因此企业也需要重新分配档案管理工作的资源,为高素质的档案管理人才提供福利,才能吸引人才加入企业一起参与企业数字化档案管理工作的发展当中。除此之外,企业也可以针对现有的档案管理模式,组织人员展开培训考核,提升档案管理工作人员的素养。
(三)建立档案管理制度,增加信息利用效率 由于每个人的认知角度都存在差异,因此对于文件内容的认知态度也会有所不同。因此在日常企业管理工作当中,需要制定相应的文件档案管理制度,促使企业档案工作人员能够在实际的信息整合及储存过程中达成统一的认知态度。这种由于主观认知差异导致了的信息丢失需要企业建立一套完备的管理制度。第一,企业需要对于档案文件进行分类规划,第二,企业需要建立起对档案文件的评级制度。第三,企业需要建立起相应的信息保护措施,避免相关的信息数据出现泄漏。同时应当扩充企业的信息采集范围以及优化企业的信息挖掘方式。比如说当前国内许多企业采用QQ、公众号等方式来开展企业的办公业务,因此企业在档案管理过程中应当及时建立起碎片化信息管理制度和模式,从中提取重要信息为企业的资源开发以及管理发挥作用。
结语：综上所述，现有传统的档案管理模式难以适应当前市场的需求，企业相关信息存在主客观缺陷，纸质信息的管理和存储也难以进行。目前，数字档案管理日益成为企业信息管理的重要手段。企业各部门要积极学习先进的档案管理方法，加大档案管理资源配置，吸引顶尖人才，抢抓机遇，建立科学的档案管理制度。从而提高公司档案管理的效率。
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[3]谭娜.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].文化创新比较研究,2018,2(31):131+133.
作者简介：
作者：徐玲凤（1988.3）女，汉族，湖南娄底人，湖南理工学院管理学学士。