魏振娥
身份证：13090319810916**** 天津市 300457
摘要：当前，人工智能技术运用广泛。档案管理工作是对一个单位甚至一个区域进行必要的数据管理存储的重要的工作形式和内容。根据不同的档案管理要求，档案的存档和调用也会有不同的要求。不管是对于人事档案进行管理，还是对城市发展建设以及单位的发展建设的档案进行管理，都需要把相关的文献资料等内容进行系统的归档。所以，对于各单位城市社区来说，能够让档案管理在现有的基础上效率进一步的提高，并且高效地利用信息化技术的条件，实现快速的存档、分类和查阅都是非常必要的。然而，当前在档案管理工作中，还存在着很多需求上的短板，要满足档案管理便捷高效的需求，并且能够更好地提升单位建设、人员素质，以及为城市发展的加快步伐而服务，可以在信息技术发展的基础上进一步引入人工智能，让人工智能更好地为档案管理工作起到推动的作用。所以，相关管理部门和专业人员要密切关注人工智能在目前发展中的具体特征，并且了解人工智能和档案管理工作之间的密切关系，从而有效地将人工智能技术应用到档案管理工作中来。
关键词：人工智能技术；档案管理；信息化
引言
人工智能的发展最早可追溯到19世纪40年代初电子计算机的诞生，而此概念的正式提出是在1956年举办的达特茅斯学会上，在该学会上学者们就如何让机器完成人类的工作进行了讨论，人工智能的概念也自那以后扩展开来。60多年来，人工智能经历了机器学习、机器智能、机器意识这样3个发展阶段，形成了专家系统、规则引擎、机器学习、深度学习、神经网络等一系列技术，从简单算法学习，到高级算法学习，再到自我学习，呈现越来越智能化的发展态势，应用领域也越来越广泛。通俗地理解，人工智能就是研究如何让机器完成只有人类才能胜任的工作，而进一步我们可以这样理解，人工智能首先是研究人类智能活动的规律，然后构造出能够自动化开展或协助人类开展诸如决策、学习，甚至创造等活动的数字系统。
1人工智能应用于档案信息服务的必然性
1.1模式变革
当前，人工智能已逐步渗入到多个领域。人工智能在图像识别、语音识别、文本处理等多个方面体现出优势。信息服务模式的变革是实现档案应用人工智能全面创新的关键。模式是数字档案管理体系构建的核心，对制度、技术产生直接的作用。档案管理人员要结合本服务的实际，以档案需求为基础，管理创新要以模式创新为重，能够推动管理效能的提升。通过管理模式来确保新制度、新技术、新观念得以落实。人工智能下的档案信息服务不再局限于档案业务的操作者，而转变为新兴信息技术的应用者。档案管理需要人工智能提升信息服务的效果。
1.2管理困境
由于数字化档案成为趋势，当前电子文档的数量呈现爆发式增长。各类档案载体组成的资源总量快速增长，特别是在大数据时代，档案资源存储规模已从原有的GB转向TB级、PB级。面对海量的数据，如何高效获取到需要的内容，如何对档案资源高效管理，是档案服务要解决的重点问题。人工智能技术的应用，升级档案服务的“收管用”，实现数字档案智能化管理，借助文字识别、图像识别、自然语言处理等新技术，完成著录、内容鉴定等相关工作。
1.3定位转变
档案信息服务的发展方向是智能化、个性化、信息化。人工智能技术的应用可以满足档案馆内部管理以及对外服务水平提升的要求。数据挖掘技术的应用，有利于发现用户的隐性诉求，并针对性地改进服务方式，有利于提升档案服务的水平。人工智能的应用，从技术层面保证了档案馆服务基于用户需求的主动服务，可以满足信息时代档案服务个性化、信息化的要求。
2人工智能技术在档案管理信息化中的应用
2.1加强集成数据管理，提升档案资源收集能力
档案机构的资源如何在内容和形式上适应用户需求，人工智能框架应将数据管理理念融入档案网站的运行中。也就是说，哪些文件可以通过档案网站在线使用，这些文件如何在线使用，应该有详细的规则，包括形式和内容的使用要求，如何设置用户的权利和使用权限，以便能够为网站智能化提供基本的规则。可以按照不同的维度和属性展示档案，并可以通过可视化的方式加以利用。这种方法应该在档案网站的档案产品中突出强调。最后，依靠人工智能及时收集各种用户行为数据，以反馈文件操作的优缺点，从而为用户提供明确的资源。提升文本挖掘能力。在档案的编研过程中，我们需要检索大量的资料，但在浩瀚的人类历史文献中进行检索是相当费时费力的。智能代理是数据挖掘中的一种人工智能产品。众所周知，谷歌爬虫和百度google都是智能代理。谷歌或百度在浩瀚的网络世界里通过智能代理收集人类几乎所有的知识。有了它们，就可以获得大量的信息。智能检索可以为档案的检索和利用提供方便，提高工作效率。
2.2信息智能咨询
毋庸置疑，人工智能集多个学科为一体，智能型公共服务机器人具有引导、讲解、人机交互以及自主行走等功能。对此，档案馆可以在管内大厅安排智能机器人，利用机器人接待查阅的档案的用户，对其在馆藏信息、查阅档案流程的方面的问题予以解决。同时用户还可以根据自身查阅档案信息的需求，同时输入关键词等，机器人为其快速调取库房档案并为用户提供档案副本。随着新媒体的日益推广与运用，现阶段微信公众号和官网是每个档案馆所必有的，为了提升档案服务满意度，档案馆还可以投入智能系统，充分利用系统线上实时智能功能，及时回答用户问题，为用户档案信息的利用提供方便。对于档案馆而言，同时智能线上与智能服务线下有机结合，一方面为用户解决了困惑，另一方面还促使自身服务效率的提升。
2.3网络共享平台
通常情况下，借阅，查阅和归还档案的工作具有较高的复杂性，在以往进行档案管理工作时，普遍是采取纸质文件形式，然后逐层审批，尤其是对于部分纪要文件和机密文件，还需要进行更为严格的审批流程。此时如果能够合理应用现代人工智能技术，便可以利用网络设备构建共享平台，简化审批流程。通过科学应用OA软件或电子计算机，可以直接利用网上平台进行审批工作。与此同时，对于单位内部可以公开的相关档案，可以利用共享平台直接向单位的局域网络内展示，内部人员可以通过自己的ID和账户直接登录，并对其进行有效查询。例如在进行新人培训时，必须是新人高度明确，高等院校的发展历程及其文化，此时员工可以直接登录计算机，在局域网内进行相关档案的搜寻，一般情况下，该类档案没有机密内容，可以完全公开，员工在对档案资料进行借阅和查询，是不需要进行审批，能够使其管理人员工作负担大大降低，进而实现简政放权，优化工作流程。
结语
总之，在当前这样一个信息技术飞速发展的数字时代，数据管理档案管理工作自然也离不开先进的人工智能技术的加入。凭借自身良好的便捷性、交互性等优越性的特征，人工智能已经并且将来更能够在档案管理工作中大展拳脚，使得档案管理工作进一步得到优化，并且为单位发展城市发展做出积极的贡献。所以，不断实现智能化的检索，实现档案的自动化管理，也是今后很长一段时间，在档案管理工作中要优化和发展的重要方向。
参考文献
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