褚海燕
赤峰市敖汉旗农牧局 内蒙古 赤峰市 024300
摘要：人事档案在机关事业单位人力资源管理中具有重要作用，其历史性、保密性、标准性以及现实性特点能够帮助事业单位进行人才识别、选拔以及使用。因此，只有重视人事档案管理工作，并结合社会发展与单位实际情况对管理体制进行创新改革，才能优化人力资源配置。
关键词：人力资源管理；人事档案；机关事业单位
机关事业单位进行人力资源开发，主要以现有人力资源为前提，并结合单位发展目标与方向，从多角度调查与分析人力资源，同时根据形势变化进行调整。进而提升人事档案管理水平与管理效率，确保人力资源得到合理配置。
一、机关事业单位人事档案管理的特点分析
（一）历史性
机关事业单位人事档案主要是对单位员工基本情况、政治思想、学习经历以及爱好特长等方面内容进行记录。传统机关事业单位管理制度相对完善，因此档案管理基础信息较多。但是现阶段机关事业单位不断精简人事结构，兼职管理人员为主流，并且部分档案管理力度下降，对档案历史传承具有一定影响，因此，只有加强制度执行力度，并落实到位，才能从容应对上级部门管理稽查[1]。
（二）保密性
机关事业单位在地方经济发展中具有中流砥柱作用，人事档案主要记录单位全体人员一般信息、人才培养状况以及人才选拔等，并且关系到重大事件，甚至涉及国家机密等内容。因此人事档案具有保密性特点。这就要求档案管理人员需要严格执行机密制度要求，严防人才培养、选拔信息泄露，防止员工队伍思想动摇。如果重大事件或者国家机密泄露，则还会影响社会安定，威胁国家安全。因此，机关事业单位采取独立的执行程序，并根据范围要求，使人事档案材料机密性得到保证。
（三）现实性
机关事业单位员工岗位培养、未来发展以及人才选拔等都记录在人事档案之中。在改革开放背景下，机关事业单位人员流动更加频繁，人事档案也更加追求可靠性、真实性，进而帮助人力资源管理人员通过档案了解员工工作细节、工作调动等，并采取针对性措施对其进行思想教育与专业培养。
（四）标准性
随着机关事业单位改革不断深入，其人力资源管理水平也逐渐提升，并且以档案统一性与规范性作为发展标准。现阶段，档案信息化建设发展迅速，因此机关事业单位也向着信息化方向发展。
二、人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用
（一）有利于预测机关事业单位人力资源需求
现阶段，国家加大对机关事业单位的改革力度，使其得到飞速发展，并且业务量也随之增加。基于此，机关事业单位对各类高素质人员的需求也呈现逐年增加趋势。通过分析机关事业单位人事档案，并对其进行开发、整理与利用，对当前人力资源现状进行精准把握，并且全面了解单位紧缺人才的数量以及类型，为人力资源管理部门调整或引进人力资源提供关键参考信息。在分析机关事业单位人事方案信息后，能够对其整体人力资源状况进行了解，进而有利于准确、科学地预测单位人力资源的真实需求[2]。
（二）有利于为领导决策提供人才信息
机关事业单位所面临的首要问题就是建设一支强有力的高素质人才队伍，进而确保其改革取得成效。因此，在进行人才招聘时，需要综合考虑相关人员学历水平、知识结构、年龄情况、工作经历、政治思想以及业务工作能力等，通过多方面评估，掌握人员基本情况，进而达到知人善任、人尽其才。完整、准确人事档案能够反映出人员比较全面的信息，因此，人力资源管理部门人员通过分析认识档案，能够发现人才成长特点以及成长规律，有利于提高人才识别、培养以及使用能力。
（三）有利于人力资源优化配置
在信息化背景下，科学、有效的机关事业单位人事档案管理可以实现各部门之间人事信息共享。机关事业单位通过深度挖掘档案信息，对人力资源现状拥有清晰认识，并对其中的优势以及短板进行分析，进而做到人力资源优化配置，可有效防止出现人浮于众现象，最大程度上避免人力资源过剩或者浪费。与此同时，基于人事信息在机关事业单位与组织之间、科室与科室之间、员工与员工之间规范有序流动的特点，在进行人力资源配置时，能够根据各岗位对人才需求，并结合人员相关背景资料，及时进行调整，使人力资源配置到合理位置。
（四）有利于采取有效的激励手段
根据马斯洛需求层次理论，职工在不同的岗位与阶段有不同的需求，因此，机关事业单位应充分利用人事档案资料，了解职工切实需要，同时采取针对性的激励手段，提高职工积极性[3]。
三、提升人事档案在机关事业人力资源管理中作用的手段
随着时代不断发展，机关事业单位对人才需求也越来越多样化，因此，人事档案应与人力资源发展相适应，逐步完善人事档案工作，进而为人力资源开发与管理提供保障。
（一）丰富档案内容
分析以往机关事业单位人事档案信息，发现每卷档案内所涉及的材料名称存在雷同现象，差异较少，不利于进行人力资源合理配置。因此，需要不断丰富档案内容，使其能够反映相关人员个人性格特点、综合能力、权威部门认定的业绩考核资料、兴趣爱好以及专业能力等，进而为提高认识档案利用效率提供保障。
（二）提高人事档案管理人员综合素质
在信息化背景下，传统档案管理工作模式已经不能满足现代化人力资源管理需求。因此，人力资源管理部门除引进高素质档案管理人才外，还需要加强对现有档案管理人员进行计算机信息技术培训，使其能够熟练运用计算机网络，开展档案管理工作。同时将传统档案管理方式作为基础，使档案管理向着信息化、检索自动化方向发展，使其为人力资源管理与高层决策服务。
（三）提高人事档案真实性
人事档案最主要的功能就是反映相关人员基本情况，因此，提高其真实性十分必要。如果档案缺乏真实性，则会对人力资源配置造成阻碍，导致人才严重浪费。因此，建立人事档案时需要根据实事求是原则，确保档案材料真实有效，进而为人力资源管理提供可靠的依据。
（四）建立完善的人事档案管理制度
通过建立健全科学、合理的认识档案管理制度，可使人力资源管理拥有可靠的人员信息。这就要求档案管理人员在进行材料收集以及归档时，需要确保及时性、完整性以及全面性，并对其进行准确分类。同时提高档案材料的鉴别能力，不仅需要确保材料的真实性，还需要突出其个性特点[4]。另外，在进行档案查阅、传阅以及递转过程中，需要严格遵守相关规定，并按照流程进行，做到有法必依、有章可循，提高人事档案材料安全性与可靠性。
（五）增强人事档案收集的及时性
人事档案材料的归档过程具有前后衔接、相互关联的特点。在机关事业单位之中，会出现人员调动、岗位变动等情况，如果档案材料缺失或者分散，一些材料无法增补，则会对人事档案完整性产生影响。基于此，档案管理人员需要及时收集并整理个人档案资料，确保材料收集完整、鉴定准确，并且需要对其进行有序整理，安全保管，方便后续使用。
结束语：总而言之，现阶段，信息技术飞跃发展，给档案管理工作带来机遇的同时也使其面临一定的挑战。因此，只有明确人事档案在机关事业单位人力资源管理中的重要作用，并不断提高人事档案真实性、丰富档案内容，提高相关人员综合素质，才能促进人事档案作用得到进一步提升。
参考文献：
[1]汤煜华.人事档案管理对企业人力资源管理的意义和作用探究[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2020,{4}(02):30-31.
[2]冯小燕.论如何发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用[J].兰台内外,2019,{4}(11):15-16.
[3]周淑珍,陈东.人事档案在医院人力资源管理中的作用研究[J].兰台内外,2019,{4}(25):24-25.
[4]王小萍.提升人事档案在人资管理中作用的路径探索[J].传媒论坛,2020,3(23):110-111.