樊晋宏
长春中泰电力建设有限公司 吉林长春 130000
摘要：为了确保企事业单位各部门工作效率和质量，办公室文书档案的收集与归档工作需要我们从各个新切入点入手，加强办公室文书档案的收集与归档工作的效率。本文就对当前企事业单位办公室文书档案的相关工作进行简要的分析，探讨关于提升办公室文书档案的收集与归档工作的科学性和有效性的相关办法与途径。
关键词：办公室；文书档案；归档；管理
引言
现阶段，在社会不断发展与进步的大环境下，办公室文书档案管理工作逐渐受到越来越多档案工作人员的关注，尤其是对部分注重办公室文书档案收集与归档工作的单位（部门），其办公室档案的管理工作是提高单位（部门）工作质量的重要工作，同时，良好的办公室文书档案管理工作也是体现企业管理水平的标志。文书档案是对办公室的发展情况进行详细记录的主要方式，能反映出某一时期办公室出现的问题，以及怎样解决问题的详细记录，因此，对办公室文书档案进行管理是保证此类资料得到妥善保存和整理的重要工作，也是提高办公室文书档案整体质量的主要措施。
1办公室文书档案收集与归档工作的重要性
第一，办公室文书档案相关工作是企事业单位开展后续工作的基础。在企事业单位的实际工作开展中，都需要先进行相关的文书档案收集与归档工作，然后根据收集工作的结果才能开展后续的工作。因此，加强办公室文书档案的相关工作是十分重要且有必要的；第二，文书档案收集与归档工作的实施是对当前企事业单位发展进程的记录与总结。在企事业单位实际的发展中，一些重要的活动以及发展的历程都会被收录在文书档案中，这就有助于企业文化的建设，有利于推动企业的发展；第三，加强办公室文书档案管理的相关工作有助于提升企业的工作效率。文书档案管理工作是众多企业开展管理活动的重要参考和基础，有效地提升办公室文书档案管理的相关工作，可以有效降低信息、资料整理的难度，便于企业更加高效地开展相应的管理活动。办公室文书档案的收集与归档工作，是当前企事业单位运用与管理不可或缺的重要组成部分，办公室档案管理的相关工作在促进企业的发展中起到了十分关键的作用，它在一定程度上能够有效提升企业管理的科学性及有效性。因此，在企事业单位实际的管理中，必须要重视办公室文书档案的收集与归档工作，采取相应的管理措施和办法，从而科学、有效的提升当前办公室档案管理工作的效率及质量，促进企业的健康发展。
2办公室文书档案收集与归档工作管理现状
2.1管理力度不强
目前，办公室文书档案的存储阶段和归档阶段，需要办公室工作部门和档案管理系统进行深度关联，第一时间把生成的档案提交，同时档案管理部门也要根据已经建立的规章制度完成任务。目前的管理力度不强表现为，本质上难以全面控制所有部门工作人员的思想，尤其是在人员经验储备量大幅增加阶段，管理部门的工作容易小幅松懈。档案的精细化管理中，该问题本质上不允许发生，只是在一定程度上难以避免。
2.2监管体系缺陷
监管体系要能够分析当前所有工作部门和档案收集与归纳系统之间的连接方式，并且切实落实档案管理系统中各类人员的素养考核工作，让最终建立的综合性管理制度具有可利用价值。目前的机关、企事业单位工作中，管理系统主要针对某些特定部门，档案存储和收集系统监管不到位，同时也不注重各部门和档案管理系统的关联，自然无法提高收集和存储档案的精度。
2.3人员主观能动性不足
人员的主观能动性包括对于档案管理系统操作水平提高的主动性、各工作部门中人员的交流主动性、工作方法升级和思路优化的主动性等，要求所有的工作内容管理项目都能够更好地和办公室人员的工作系统关联。主观能动性不足的问题成因有两个：一是在长期的工作中，档案管理工作本身提出的要求较高，处于高压心理状态会让人员产生更高的疲劳感，从而降低了工作效率，体现在工作完成方面则是主观能动性不足。二是机关、企事业单位更重视经济建设、党委建设、意识形态建设，由于不重视档案系统发展，向其中倾斜的资源相对较少，会降低人员主观能动性。
3办公室文书档案收集与归档工作管理措施
3.1管理力度加强
管理力度的加强主要是通过对于奖惩制度的建设和专业化考核方法的应用，让所有的工作人员根据已经建立的新型工作方案办公，其中办公室工作人员生成的所有文书档案，需要在自我检查并确认无误之后，应用已经建成的信息化系统主动提交给档案管理部门，同时在其中说明是否需要形成纸质档案并存储，当发现某人员在实际工作中未能按照规章制度完成任务，或者档案信息和数据的类型处理未达到标准时，则需要按照相关规章制度对其惩罚，严重时可以在单位内部通报，让办公室文职人员更好地了解相关工作制度。另外机关、企事业单位内部已经建成了专业程度更高的内部管理制度，所以在实际的工作中，要分析现有管理制度中涉及档案管理方面的条款，考虑到目前的档案管理体系人员个人素质以及可以胜任工作内容，则后续的主要条款是让办公室文职人员了解档案管理系统的运行模式、工作内容和工作任务，最终形成各个部门的融合工作体系。
3.2管理体系健全
管理体系的健全过程，需要面向所有的办公室工作人员和档案管理人员，以提高档案的收集和归档质量。对于办公室人员，在档案的实际提交之前必须落实自我检查工作，并建立长效追究机制，当发现某档案在后续的分析使用过程中和机关、企事业单位的文书资料明显不同，需要追究该档案提交者的工作内容和职务性质，之后根据处罚制度进行惩处，提高其工作质量。机关、企事业单位多采用纸质化档案形式存储，要求管理体系的健全过程中，所有档案管理人员根据现有的排班制度，记录所有的日常巡检结果。另外，一些机关、企事业单位也逐渐采用电子管理系统取代纸质存储系统，则需要日常分析电子系统的运行状态，防止由于断电等问题导致资料遗失。需要注意的是，建立的新型管理制度要包括办公室部门和档案管理系统的结合，包括工作路线的建设、相关工作体系的铺排、信息化系统的建设等，要求最终建立的综合性管理规范可以和目前已经建立的工作指标进行全面对接，当发现某人员未按照已经建成的工作路径收集、上传或归纳档案时，要研究该行为的应用目的和是否具有科学性，在确定该工作方式会对档案的存储质量造成负面影响时，需要对其严肃处理。
3.3人员主观能动性提高
人员的主观能动性提高过程，主要通过奖惩机制的建立，让所有人员都可以更好地完成工作任务。比如针对档案管理系统中的人员，对其惩罚措施是，当发现获得的某文书档案无法存储，或者数据的本身精度不足时，则需要对该档案备注或者将该问题提交给相关档案发出部门的领导者，完成该工作时，即使后续档案处理和应用中发现问题也依然对其惩罚，当出现档案明显存在问题或者存在工作不对接的问题时，要研究其个人素质是否能够胜任岗位要求，当发现能够达到工作目的，但是未能将存在的问题处理或者反馈时，则依然要对其处罚，采用该方法可以让人员的责任感逐渐提升。对于奖励机制，包括档案的后续审查工作完成、个人工作素质的明确等，可通过建立的考核机制、内部检查机制、后续分析机制等，研究所有的数据类型，当发现现有的实际工作质量和工作素养，已经通过了当前制定的综合性考核，可通过让其晋升的方法，让人员更为主动高效地提高个人素养，达到大幅提高工作人员主观能动性的目的。
结语
办公室文书档案在很大程度上能够真实有效地反映出社会活动、企业单位活动等内容，文书档案收集和归档工作的有效展开，是企业发展的重要基础。为有效提升办公室文书档案收集与归档工作的效率和质量，我们需要加强企业管理人员及员工对办公室文书档案管理相关工作的重视程度，规范办公室文书档案管理的方式，将电子信息技术与当代文书档案收集与归档相结合，并且注重专业人员的培训工作。
参考文献
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