徐海霞
新疆和硕县人民医院841200
摘要：信息技术带来的信息时代对各个阶层都产生了很大的影响，档案管理因此进入了一个新的发展阶段。由于各种社会形式的有价值信息对社会发展具有重要意义，因此需要不断创新管理模式和方法，提高管理效率。本文简要阐述档案信息化的内容，旨在从档案管理信息化的角度研究档案管理的有效方法，为提高档案管理水平提供参考。
关键词：档案管理；信息化视角；策略
引言：档案文件是一种包含大量信息和数据的信息资源，是社会各部门记录历史的必然需要，随着社会的不断发展，档案管理水平也有所提高。如今，档案管理已成为众多企业管理中最重要的工作之一，但效率低下、工作量大的问题也不容忽视。因此，实现档案管理信息化是社会和时代发展的必然要求。
一、档案管理信息化视角下的档案管理概述
21世纪是信息现代化、智能化、共享化的时代，各个层面都受到信息技术的极大影响。各部门开始利用数字技术对历史信息进行处理、收集和利用，构建综合档案管理系统。与现有的档案管理机制相比，传统的档案管理传输主要基于手动传输，从信息化的角度来看，档案传输方式发生了变化，信息化档案管理能够减轻工作人员的负担。从信息化的角度来看，档案资源可以转换成相应的数字格式并在自由的网络环境中传输，为档案利用和共享提供了新的机会，各单位建立关联共享平台后，可自由从平台下载档案资源，以适应自身不同需求。信息技术对提高档案管理的下载频率具有明显的影响，可以提高档案收集、整理和检索的效率。
二、档案管理信息化的重要性
从信息化的视角下来看，档案管理充分融合了计算机网络技术，大大提高了其科技含量，使传统的封闭级档案管理更加开放化，让档案的收集、分类和存储更加公开透明。与档案管理相关的文件资料非常多，相关人员不得不花大量时间在档案室中寻找，通过文件管理信息化的配置，将文件数据存储在信息平台中，当需要使用特定的文件时，只需在电脑中输入名称，即可快速找到需要的信息，节省了时间和人力，可以更有效地对档案进行分类和存储。对于档案管理人员来说，信息技术使档案得以分类归档，档案用户可以更快地找到他们需要的信息，使档案的管理和检索变得更加容易。
三、档案管理信息化视角下的档案管理策略
1.提高档案管理人员的综合素质
有关单位应该加强档案管理人员的培训，定期学习档案信息化管理的最新技能，了解档案管理任务，讲解信息化管理中应注意的各点，确保管理人员能够准确完成档案数据录入，确保管理人员熟悉信息化档案管理的应用，为用户提供更好的服务。此外，要积极采取措施，吸引更多专业的信息技术管理人员从事档案管理工作，不断壮大专业的档案管理队伍，提高管理水平，进一步推动信息化档案管理的发展。
2.加大档案管理的资金投入
在档案管理信息化的不断发展中，需要不断更新相关硬件设备，以适应时代逐步发展的需要，这种硬件设备的不断更新需要巨大的资金支持，因此企业执行档案管理任务时可以采取档案管理部门设立专项资金的方式，加大资金投入，严格监管资金去向，这样才能不断提高档案管理的质量和水平，满足现代企业建设发展的要求。
3.构建科学的信息管理平台
通过建设科学的信息管理平台，可以提高档案信息管理的严谨性和科学性，通常情况下，档案资料的数字化管理可以有效地对其进行分类和组织，进而组织档案的传入和传出轨迹。将档案信息完整地存储在档案数据库中，保证了档案数据的完整性和安全性。为提高档案信息查询的便利性和保密性，还需要建立档案信息查询和保密制度。
4.创造信息化管理条件
信息化视角下的档案管理需要不断创新管理方式，在不影响工作顺利进行的前提下简化程序，严格管理档案资源。注重档案管理的主环节管控，在完善档案管理相关硬件环境的基础上，加大对新建设施设备的管理和更新，确保档案室建设标准达到审查和批准需求。通过职业培训、终身教育、定期岗位技能培训、专题讲座、等多种培训教育渠道，增加档案管理队伍的构成，提高相关管理人员的专业知识和职业道德，完善激励机制，以激励员工积极的掌握信息技术。
5.建立相关监督制度
档案的保管和使用虽然属于一般行政管理职责，但其作为企事业单位的业务数据直接决定了档案的潜在价值和重要性。对此，管理层高度重视档案的保管，必须根据实际情况建立相应的监督抽查制度。对档案存放可以不定期进行的监督和现场检查，也可以与其他相关任务并行进行。对于重要文件，应建立定期检查制度，相关负责人每月或每季度对重要文件的具体情况进行主动检查，并根据实际情况进行抽查，根据抽查结果对相关的工作人员进行绩效评估。此外，信息化档案管理必须严格遵守法律规定，档案处理程序必须在法律限制范围内，防止档案信息被滥用和被盗，档案管理信息通过限制用户访问权限提高信息化建设的标准化和严谨性。
6.明确信息检索，增强安全意识
简而言之，档案管理就是对档案进行有序的分类存放，但由于工作性质不引人注意，导致管理效果不佳。更重要的是规范档案管理，提高有序检索的准确性。作为档案管理的一个组成部分，更应重视检索操作。档案管理部门应根据实际情况建立标准化检索流程，与新的管理制度相匹配，使检索结果更加准确，也可以利用信息检索的特点，建立完善的管理标准，便于管理。另外，网络技术的发展和进步可能会造成一些网络安全问题，所以在进行档案信息管理时，要提高安全管理意识，需要根据流程下载相关杀毒软件，及时更新计算机的病毒库，并采取有效措施防止病毒和黑客攻击，还需要及时备份文件数据以备不时之需。
结语：综上所述，信息技术的应用极大地改变了传统档案管理方式的弊端，对档案管理的发展产生了积极的影响。在档案信息化管 理的实际实施中，需要相关部门和工作人员提高对信息化的认识，提高信息化管理能力，抓好硬件基础设施建设，积极发挥档案管理一体化标准体系的作用，更好地适应现代社会发展的需要。
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