杜勇
四川省巴中市巴州区交通运输应急保障指挥中心 636600
【摘要】面对新的环境，事业单位的档案管理工作，也面临着新的机遇和挑战，将信息化技术与事业单位档案管理结合，已经成为事业单位开展这方面工作的重点。然而由于受到各种因素的影响导致事业单位在进行档案信息化建设的过程中，仍然出现较为明显的问题，这直接影响到事业单位档案管理的有效性。本文重点围绕事业单位档案信息化建设工作相关情况加开展，希望能够为帮助事业单位更好的开展档案管理管理提供参考。
【关键词】事业单位；档案管理；信息化建设
相关背景
事业单位的管档案管理是公共事业单位管理中的重要一部分，对于提高事业单位的工作质量和效率都有非常重要的意义通过开展档案信息化建设，有利于提升档案查阅的效率，对于更好的保存档案资料也有非常重要的价值。
1.档案信息化建设的重要意义
事业单位的档案管理工作，对于联系过去，现在和将来有着非常重要的意义。特别是现阶段事业单位均采用档案信息化管理的方式与传统的纸质档案管理，极大程度的缩减了资料查阅的时间也提升了档案查阅的效率，对于帮助工作人员减少不必要的工作量，有着重要的价值。电子化的档案资料，能够获得更大量的储存信息，有利于事业单位内部不同部门之间的档案资料共享，极大程度的提升档案管理效率[1]。另外既往都是采用纸质作为信息载体，随着时间的推移，纸质档案会出现不同程度的损坏和老化。对于档案管理的采集和存储管理都会带来一定的难度，而通过利用而通过加强信息化建设不仅直接解决档案老化的问题，还能够极大程度的延伸档案的保存期限。
可以发现档案开展事业单位开展档案信息化建设有着非常重要的意义，然而现实情况中由于受到各种因素的影响，导致事业单位的档案管理，信息化建设工作中存在各种各样的问题。
2.档案信息化建设中存在的问题
2.1不够重视档案管理工作
部分事业单位在进行档案管理信息化建设的过程中，由于缺乏科学合理开发信息资源的意识和措施，因此在信息建设的过程中，可能存在重复加工或者是收集信息不全的情况，这不仅直接增加工作人员的工作量，如果收集到的档案信息不够全面，信息资源比较少，也影响到后续。相关工作的开展直接影响到信息调用的效率。特别是我国的事业单位工作人员数量庞大，在调用档案的时候，如果没有档案检索就会花费大量的时间[2]。现在，事业单位档案管理信息建设的档案检索方式主要是采用计算机检索或手工检索两种方式[3]。很多事业单位没有给予具体检索足够的重视，档案检索程序没有得到良好的处理和开发，在具体管理过程中还有可能会出现重叠等错误现象。
2.2未注重档案管理安全性
部分事业单位在进行档案管理信息化建设的过程中，由于没有充分认识到档案的安全管理，特别是对于国家机密或者是个人隐私的档案资料，并没有开展更加针对性或者是更加有效的保护与处理，这种存在安全风险的资料管理方式，直接威胁到整个档案管理工作的安全性。
2.3未配备专业素质人才
部分部分事业单位在推进档案管理信息化建设的过程中，并没有给予足够的重视，认为其属于一项不重要的工作，正是由于存在这种意识，导致事业单位在推进档案管理的过程中并不重视这项工作，也没有调配具有专业素养和经验的人才进行档案管理的信息化建设工作，或者是目前开展档案管理的工作人员，缺乏一定的专业素质，这都在这都直接影响到事业单位档案管理信息建设的效率，而事业单位部分工作人员也不够重视档案管理，信息化建设在工作中工作态度不够积极。
3.优化事业单位档案信息化建设的措施
3.1提供足够的保障
由于事业单位的档案管理工作内容涉及到多个方面，包括人事调动、文化活动、经费成果等，而上述内容直接关系到事业单位的建设与发展，因此事业单位的管理层人员必须对档案管理工作给予足够的重视，提供调拨一定的经费，从而促使档案管理工作条件的改善。要求事业单位的管理层人员要做到分工明确，认真负责档案管理的信息化建设工作。通过向其他事业单位学习的方式，从而加快自身的档案信息化建设工作。
3.2将事业单位档案管理信息化建设进行合理规划
事业单位再充分认识到档案管理信息化建设的过程中还需要将档案管理工作与自身发展结合，需要充分认识到虽然推进档案管理工作的信息化建设是其必然趋势，但是也不能盲目开展相应的活动，要求对档案管理信息化建设工作进行科学规范性的规划，从而确保该方面工作的稳步推进，在进行规划的过程中，要求其规划目标与事业单位的中长期发展目标及实际发展情况结合，确保有效推动事业单位档案管理工作的高质量发展。
3.3提升档案管理人员专业素质
事业单位想要提升自身的档案管理水平，就需要配备相应的专业人才，只有有专业的人才配备，才能够保障事业单位档案管理工作水平的提升，确保档案管理工作能够服务于事业单位更好的发展。而特别是考虑到以往的档案管理工作形式不同，档案管理工作的信息化建设，要求相关工作人员具备专业素质。这种情况下，事业单位不仅需要注重对现有档案管理工作人员的专业化培训，在改变其传统管理理念的同时，促进其专业素质水平的提升，从而保证事业单位目前的档案管理工作能够满足现有实际情况。
3.4建立相应制度
事业单位在推进档案管理工作信息化建设的进程中，还需要将其中落后的管理制度淘汰，并且严格根据档案管理需求建设实际情况建立针对性的管理机制。通过利用这种方式实现对档案管理工作的长效化管理。关于这个方面，事业单位在档案管理信息建设的过程中，不仅需要将常规的政务信息进行整理与归纳，另外更加需要从宏观的角度加强对档案管理信息化建设，通过实现对现有信息资源的统一管理和集中处理，从而保证档案管理工作的有效性以及机制的有效性。这一点提示事业单位在完善相关机制的过程中，一定要充分考虑到档案工作在实现信息化建设过程中的特殊性。
3.5注重档案信息的整合
事业单位在充分认识到开展档案管理信息化建设重要性的基础上，更加需要实现对现有档案信息的整合，这是因为由于人事调动等多种因素导致每年都会有新增档案，个人档案内容多且复杂，加上档案资源覆盖到事业单位内部的多个方面，这就要求相关工作人员在进行信息处理与分类管理的过程中，需要不断探索，找到能够优化事业单位档案管理的新模式，从而实现事业单位内部更加高效的资源共享。特别需要注意的是，由于事业当事业单位部分档案内容具有保密性质，因此必须加强对档案信息的安全化管理。
4.结语
事业单位档案管理进行信息化建设，是事业单位发展的必然趋势，进行档案管理信息化建设非常重要，可以保证事业单位工作人员档案的完整性和真实性，这是档案管理的初衷。同时，事业单位档案管理信息化建设可以促进档案管理的完整性，在档案整理及分类方面也会具有很大的便利。为了提高事业单位档案管理信息化建设的效率，本文介绍了事业单位档案管理存在的问题和重要性，提出了档案管理工作人员利用先进的信息手段建立完善的档案管理信息化的方法，促进了事业单位的正常发展，让档案管理真正发挥其作用。
【参考文献】
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