李蓉蓉
云南能投国际工程有限公司 云南省昆明市 650228
摘要：要想提高企业的发展水平，一定要重视对企业档案的管理，确保管理工作能够落实到位。我国当前经济形势不断变化，企业在获得很多发展机会的同时，也遇见了非常多的挑战，这都需要企业对自身工作进行不断革新，来适应当前的经济发展。在新形势下，企业档案是企业决策、管理等工作的依据，为企业提供了相应的信息和资源，是企业现代化建设过程中不可或缺的部分。在企业档案管理工作中，要积极进行探索，找到高效的管理方法。而使用知识管理的模式来对企业档案进行管理，能够让工作更加规范化、现代化，解决工作当中出现的一些问题，提高工作的效率。
关键词：知识管理；企业档案管理；新模式
一、当前企业档案管理的困境
（一）档案工作被边缘化
很多部门与企业利润有着直接的关系，包括生产、销售等这些部门，受到企业重视。但是这些部门的个别管理人员对于档案管理工作缺乏重视，认为档案管理工作不能提高企业的经济效益，不值得投入。我国实行的是社会主义市场经济体制，这一体制在经济的发展过程中不断完善。同时，我国改革开放的政策不断深入。企业开展经营活动最主要目标就是获得利润，提高经济效益。这就导致了档案管理工作在很大程度上不受重视，甚至被边缘化。所以，无论是相关部门在进行日常工作中，档案管理人员都是企业裁员的首要选择。但在实际的工作当中，企业各个阶段都需要档案资源作为参考，所以要加强对档案工作的重视，避免出现这种变化。
（二）档案信息化程度较低
档案工作信息化在推进企业信息化的过程中扮演着重要角色，是信息化系统的重要组成。但是就当前的实际情况来看，很多企业对于档案信息的利用较少，不能在日常的经营活动中发挥职能和作用。当前，我国企业逐渐向现代化发展，在经营活动中融入信息化，以此来提高企业竞争力，推动企业发展。简单来说，在当前知识经济时代发展中，企业档案的信息化，主要是利用现代化的管理理念和先进的技术，将信息化作为基础，推进档案信息资源的开发和利用。虽然很多企业已经成立了相关的档案管理部门，但是收纳的档案资料较少，特别是对于企业的建立情况、成立历史和自身特色，不能全部呈现出来，涉及的范围较小；部分企业虽然在档案管理工作当中涉及的信息资料范围比较广泛，但是到真正使用时，查找过程较为复杂，对自己所需要信息不能更快更有效地获取。
（三）档案信息资源分散
虽然有的企业在档案管理工作方面进行了大量的准备，甚至建立了相关的信息中心，但是这项工作不能真正地落实到位，呈现出形式化的局面，无法为企业的决策、组织和核算等工作提供服务。企业档案包括了非常多的内容：主要指企业生产规划、人力资源、经营管理等等方面。所涉及的范围较广，内容较多。有的企业将资料交由各个相关部门进行分类管理，甚至有的会交由员工进行自行管理。导致工作没有做到系统化、标准化，较为零散，不能将相关的信息和资源进行整合，甚至会影响之后的决策、管理等工作。举个例子：在进入企业后，首先要做的是熟悉相关的业务，并掌握好企业的情况，但是在这个过程当中，如果档案工作没有做好，员工只能向老员工进行学习，不能利用相关的资源信息来自主学习，这就影响了工作的效率。
二、构建企业档案管理新模式
（一）市场取向
由于传统观念的影响，很多档案管理工作者在开展工作时仍然以“重藏轻用”为主，导致很多档案资料不能真正助力企业的发展。
相关的档案部门要提升服务质量，借鉴相应的服务行业，按照规范优质的原则，改善服务，帮助使用者查询所需要的资料和信息，提高使用者的满意度，这样才能推动档案部门长远发展。所以要强调服务性的宗旨和原则，提高服务质量，让使用档案资源的员工更加满意。例如：随着经济的发展，我国出台了相关的节能减排政策，帮助企业推进可持续发展。某电力公司为了落实好这项政策，对电厂的老旧设备和污染较大的设备进行了拆除出售工作。经过上级部门的批准，开始了拆除出售的相关工作。在拆除的过程当中，就体现出了档案管理的重要性。相关拆除工作开展之前，对档案进行查找，确保档案完整有效。首先在规划拆除方案时，设备的档案作为重要的依据，起了非常大的作用，能够在很大程度上保证拆除工作顺利完成。
（二）信息先导
对于档案存储来说，主要有两种形式：纸质档案和电子档案。档案信息开发工作需要相关档案部门根据企业实际情况和需求，对企业的档案资料做挖掘和分析，并将资料提供给需要者。信息先导作用就是将档案管理的职能性更好地体现出来。利用对信息的挖掘，将档案的作用发挥到最大程度，为需要者提供所需信息。需要注意的是，在利用电子档案进行存储之前，最好使用纸质档案扫描件。这样才能避免出现电子档案和纸质档案内容不一致的情况，让用户在电子档案查询时能够更加放心。电子档案相当于纸质档案，方便查询和阅读，用户只需要利用互联网对所需要的资料进行查询就可以了，这样不仅能在一定程度上方便用户，还可以提高工作效率，保护档案原件，避免缺失情况的发生。
（三）协同运转
根据企业结构来分析，各个部门都属于企业知识系统的子系统，只有每一个部分协同起来，发挥各自的效应，才能使得整个知识系统得到整合，将其有效价值发挥出来。在开展档案管理工作时，要想实现信息的挖掘和传递，一定要加强对子系统的重视，推进各个系统之间的协调，使得企业信息有效整合，再对其进行查询时更加方便，还可以将知识管理的作用，发挥到最大。
（四）知识共享
通过知识的共享能够将企业的各种资料、信息提供给个体使用，在决策、组织等方面起到重要的作用。在这一过程当中，个体还可以根据自身的经验和实际情况进行整合，融入档案信息，为以后的工作提供借鉴，这样就实现了知识的创新。利用这一信息共享的方式，推进信息的创新，能够帮助企业的员工更好地掌握新知识、新技能，并在工作中灵活运用，提高工作的质量，推进企业竞争力的提高。简单来说，档案管理工作对于知识共享来说，有着非常关键的作用，想要生成知识共享的体系，就一定要重视档案管理工作。
（五）档案信息资源开发利用
对于企业来说，档案管理是非常重要的信息来源。特别是在当前竞争激烈的情况下，企业要想提高自身的实力，在市场当中立住脚跟，就一定要推进档案信息管理工作的展开，探索新的方式，开发有价值的信息资源。为企业的生产经营等活动提供服务。做好档案管理工作，并对其进行开发和利用，能够在很大程度上帮助企业提升经济效益。同时档案还有依据凭证的作用，在经营活动当中不仅可以获得经济效益，还可以提高社会效益。可以说，对企业各领域的工作都起到非常重要的作用。
三、结语
在现代企业建设当中，要想提高竞争力，一定要重视档案管理工作的开展。企业档案记录着企业各项经营活动的情况和发展规划等等，对于企业长远发展起着关键作用。本文对于企业档案的管理新模式进行了简单探索，希望能够为企业管理者提供一定思路，落实好相应的档案管理工作，提升企业的经济效益和综合实力。
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