李佳
中石化石油工程建设有限公司
摘要：文档控制工作是一项规范化、专业化的工作，有助于企业的科学管理，促进企业有效运作。而在工程建设项目中，文档管理的优劣直接关系到项目建设的效率。本文简述了企业文控管理的概念，重点从工程项目文控管理方面，阐述了工程项目文控管理的内容及重要性，提出了一种工程项目文控管理的新思路，即文档一体化。本文介绍了文档一体化的概念，并探究了文档一体化管理的实施策略，即建立一个高效的运作机制、明确文档控制部门的职能和要求、制订完善的文档管理标准、合理运用现代信息科技等，以此助推工程项目文控管理工作的顺利进行。
关键字：文控管理；工程项目；新思路
1企业文控管理概述
企业实行文控管理的目的主要是为规范企业资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为企业各项工作服务，增强企业资料的实用性和有效性。企业文控部门的主要工作是负责内部文件、技术图纸等的发放、更新、回收，外来文件的保存控制，一些重要的检测报告等质量记录以及项目相关资料的保存控制，文件发放以前，必须由文件控制中心进行格式的审核，须按文件控制程序要求的标准化格式编写，如果不符合要求予以退回编写单位。本单位属于工程建设公司，本文主要针对工程项目文控管理进行研究和分析。
2工程项目文控管理
随着工程项目的国际化运作，工程项目管理也日趋国际化。文控部门作为整个工程项目对内和对外的沟通桥梁已成为工程项目管理的重要职能部门。
2.1工程项目文控管理内容
文档控制管理是工程项目管理中重要的、不可缺少的内容，在项目执行过程中依据与业主签订的合同要求和国家项目管理中的相应规定所制定的项目文档控制程序，通过科学的方法和先进的程序对项目文档进行规范的控制和管理，旨在提高项目文档的使用效率，达到控制整个工程项目中的文档、加快项目进度、节约项目成本等目的。
工程项目的文档目录如图1所示。文档控制管理主要包括两个方面的内容:一是对项目各类文档的准备、登记、出版、发布、归档及作废的系列管理工作。二是对所有文档有效性、准确性、可追溯性负责。
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2.2工程项目文控管理的重要性
一个完整的工程项目管理中，文档控制是整个项目的纽带，同时是控制整个项目如期进展的关键之一。从项目初始，作为项目管理一部分的文档控制管理，即应建立完整严谨的文档控制管理规定，附于项目开工报告内，作为项目重要管理规定，严格对各类及各方来往的文件进行管理，保证项目文件的准确性及有效性。
文档控制管理的重要性主要体现在：有利于项目中所使用到的公用信息（各种应用文档和参考资料等的交流和共享）；存放在公共区域的设计准则等可作为新参与项目人员的培训平台，能增强其对设计理念的理解和对安全设计概念的认识。完善的文档控制体系也能有效的减少人员调整对项目影响的程度；文控人员统一对设计文件进行版本控制，对于过期或废止的文件及时进行处理和替换，确保设计人员使用同一版本的有效文件进行协同设计；记载文档在项目设计过程中的各种版本变化，为后期查看提供可追溯源；每一张文档状态报表，都可用来协助项目经理和设计人员查看文档当前的运行状态，便于按照工作计划对其进行调整和控制。
3.工程项目文控管理新思路——文档一体化
随着信息技术的快速发展，文件管理的电子化、信息化程度逐步提升。在工程项目文档管理中，运用科学的管理策略，有效提升工程项目文档管理的质量，全面优化工程项目文档管理的效益，积极推动文档一体化管理。深入档案前端控制，采用文档一体化管理模式也已成为现代档案管理的大势所趋。
3.1文档一体化概念
文档一体化管理是对多种应用系统的综合管理。由于各类应用系统在应用范围、构建方式、系统结构、数据资源等方面存在一定的差异，需要建立统一的信息交换平台，实现各业务部门、业务系统之间的统一信息交换。文档一体化管理要求各部门成为一体，按照特定的业务逻辑和优化的工作流程，围绕特定的管理功能协同工作。
3.2文档一体化管理的实施策略
3.2.1建立一个高效的运作机制
工程项目参建单位在施工工程项目初期编制提交的施工技术文件、施工控制过程记录（测量资料、原始书面记录）、复核报告、材料（构件、配件）质保书资料和竣工图是建设工程项目档案的重要的组成部分，也是目前常见的工程项目档案管理的薄弱环节。因此，必须要建立一个运作机制，如在建筑安装工程合同中对工程档案的版本、提交日期和违约责任等加以具体规定；在工程预验、初验和终验过程中请上级档案部门检查、验收等运作机制；加大对重点建设项目档案人员培训的力度，帮助他们了解工程项目在预验收中的前期文件、竣工文件材料。
3.2.2明确文档控制部门的职能和要求
在工程项目档案管理中，基于文档一体化来做好文档控制工作，离不开各个部门的组织协调。统筹协调，只有明确不同部门的职能和要求及工作方向，同时确立部门之间的协调处理机制，才能提升文档管理的水平，真正优化文档管理的效益。因此，在工程项目文档控制过程中，应该明确文档控制的相关职能，全面推进文档控制的有序运行。首先，在工程项目建设初期会产生大量的文件，包括合同等诸多内容，对于这部分内容的管理，也应该成为管理部门的重中之重。工程项目建设初期的诸多文件，是整个工程项目的指导性文件，直接反馈和决定着工程项目建设的方向和目标。其次，在工程项目建设过程中，会出现一些技术性或工程项目的变更。因变更而产生的文件也是非常重要的内容，因此在文档管理中，应该做好这部分内容的管理，全面提升管理的效益，全面优化管理的质量。
3.2.3制订完善的文档管理标准
建设项目或企业运作中要面对海量的文档，规范标准是其良性运作的前提。在项目前期需规划全面的管理架构，统一文档管理的方式、归档的内容范围，以及在文件流转、借阅、移交、保管等方面都需要制定统一的标准，并通过统一发布和定期培训的方式宣传贯彻这些标准规范，并监督执行情况。
3.2.4合理运用现代信息科技
在工程项目文档管理中，还应该做好电子档案的管理。特别是在信息技术快速发展的今天，电子档案的管理是非常关键的。科学的电子档案管理，需要便捷快速的信息网络，同时也需要高素质的档案管理人才。项目工程筹建部门内部网络的建立，使许多文件的传送过程在计算机中完成，缩短了文件处理的时间，比如：文管中心利用计算机接收到传真文件，将电子文件保存到特定的传真文件数据库中，并打印原文进行传阅处理，在计算机上做好传阅情况登记，同时传真文件可以在网络中与有关人员实现信息共享，使相关人员及时了解到最新接收的文件。这些文件处理过程基本上都在计算机网络中实现，大大缩短了文件传送处理的时间。由于采用一体化的管理模式，档案的处理过程也相对简单，在文秘人员完成传阅文件后，档案管理员将传真打印件归档。由于合理地设置了档案管理数据库，使得档案利用人员在自己办公室的上网微机上就可以查阅授权范围内的档案全文或摘要，充分发挥了档案的综合利用价值。
4.结束语
文档管理的关键所在是有效性和真实性。随着时代发展，工程项目也应与时俱进，工程项目中的文档控制更应利用先进的程序和方法，对项目文档进行更高效合理的管控。提高项目文档的管理水平和效率，是工程建设管理中的一个重要课题。在工程项目建设过程中，科学处理文档工作，需要积极推动文档一体化管理，依托于完善的计算机网络、科学规范的管理标准及专业的管理人员，有效提升文档控制工作的成效及文档控制的整体水平。
参考文献
[1]谢利娜.工程项目文档一体化管理的实现机制[J].兰台世界，2017，22（10）：49-51.
[2]汪逸乐.文档一体化在工程项目管理中的运用[J].学理论，2012（18）：104-105.