张伊辰
南通再就业工程开发有限公司，江苏 南通 226006
摘要：在科技迅速发展的大环境下，我国各个行业得以革新发展，档案管理工作也在其中获得了进步与启发。信息技术在档案管理工作中的应用，极大地提升了工作效率，推动了管理工作的进一步发展。机关单位在过去的经营发展中所完成的工作项目，是档案管理部门的重要组成部分。档案管理一方面是对机关过去的发展历程进行记录，一方面则可以根据过去的数据及实际情况来预测单位未来的发展方向，因此档案管理工作是非常重要的。现阶段，由于机关单位管理机制面临改革，传统档案管理方式难以发挥优势，需要将新型思路渗透其中，确保档案管理工作的发展步伐与时代的发展步伐保持一致，将信息化技术应用到档案管理工作中[1]。
关键词:机关档案；信息化建设；档案资源；档案管理
引言
档案信息化是档案管理工作的主要发展趋势，是解决传统纸质档案管理工作方法不足，提高档案管理质量，发挥档案数据信息服务价值的重要手段。纸质档案管理方式存在信息有限，使用费时费力，档案安全性低等问题，还要推广使用信息化档案管理方法，积极建设信息化档案系统，推动纸质档案管理方式向信息化管理方式转型。本文主要探讨信息技术背景下档案管理升级的措施[2]。
1 档案信息化管理意义
1.1 提升管理效率
传统的人工档案管理方式下，入档案信息使用者如需要浏览档案信息，只能前往档案室进行查询，这让某些出差人员感觉不方便，甚至出现了工作延误的情况。将信息技术应用到档案管理工作中，能够有效解决该问题，通过网络就可以不受空间限制的查阅档案。工作人员可以使用在线申请的方式，对档案信息进行调阅，通过上级领导人员的批示之后，数据信息库可以把批示信息直接推送至相应的档案管理部门。工作人员可以把档案信息直接发送至邮箱当中，之后自由进行查阅或打印，极大的提高了工作效率。可见，信息技术在档案管理中的应用能够提升工作实效性，提升了档案管理服务水平。
1.2 顺应信息化发展的趋势
在当前信息化技术快速发展的大环境下，加强档案信息化管理十分重要，已经变成了各个领域的发展趋势。所以重视档案信息化管理，可以与时代要求相符，保证档案管理工作的高效进行，促进机关单位的整体健康发展，保证档案管理工作的实际质量。
2 机关档案信息化建设现状和存在的不足
2.1 机关档案管理人员的信息化意识和专业知识欠缺
一些机关在开展档案管理工作中，为了解决现代社会档案信息过多、档案数量过大等方面的问题，同时也是为了防止存储环境对档案资料保管安全造成危害，以及让档案资料方便查询和便于管理等，开展了机关档案信息化建设工作，为机关档案管理配备了先进的技术设备，但是仍然出现机关档案信息化建设停滞不前的问题。其主要原因是，一些在机关从事档案管理工作的人员年龄偏大，他们缺乏信息化管理的意识和能力，甚至还有人员无法熟练操作电脑和档案管理软件，不能把机关档案内容和信息及时录入。而且他们在缺乏学习动力的情况下，可能会对学习使用档案管理相关软件产生一定陌生感、排斥感，宁愿继续坚守着机关档案传统工作方式和服务方式，导致机关档案管理耗时长、效率低，即使机关单位想推进档案信息化建设工作，也很难落实，很难确保机关档案资料的真实性、完整性、时效性等，对机关档案管理工作质量产生较大影响。
2.2 机关档案信息化建设中存在着一些不规范行为
如果说机关档案管理人员的信息化意识和专业知识欠缺是客观问题，则机关档案信息化建设中存在的一些不规范行为就是主观原因了。在机关档案信息化建设过程中，由于档案管理人员的信息化素养与能力参差不齐，以及机关档案信息化建设缺乏国家统一标准与要求，导致机关档案信息化建设中存在着一些不规范的情况。第一，机关档案信息化操作行为的不规范，导致信息录入出现错误，特别是图片文档失真、档案信息残缺等，而这些问题甚至可能也在机关重要档案的录入过程中出现。第二，各部门的机关档案录入缺乏统一标准，基本上每个行业领域和每个系统的机关单位都有自己的档案录入模板，档案在分类标准、排列方式和档案信息管理软件等方面都不一致，许多机关单位的档案信息化展现形式存在较大差异。
3 新时代档案管理信息化建设的措施
3.1 树立与时俱进档案管理理念
大数据信息普遍用于档案管理的背景下，需要以信息化的手段全面记录数据资料，进一步强化档案管理先进意识，以创新性的思维解决纸质档案管理工作中存在的主要问题。第一，随着档案管理深入改革，档案在社会事务中发挥的作用越来越重要，档案数据信息量不断增加，必须牢固树立运用信息化方式进行档案管理的工作思路，从全局角度提升档案管理能力。不仅要重视纸质档案管理，更要重视探索纸质档案向信息化档案转型的方法，出台纸质档案管理的新章程，明确纸质档案向信息化档案转换的基本操作方法。第二，发挥新型档案管理技术的作用，依托互联网技术的迅速发展，大数据、云计算、区块链技术的重要作用，进一步为纸质档案成批次、成系统、规范化实现电子信息化打基础。
3.2 提高档案管理人员综合素质
在档案信息化管理过程中，档案管理工作人员的综合素质会对其起到重要作用，所以机关单位要加强对有关人员的定期培训，指引他们掌握更多的知识技能。机关单位应设置完善合理的部门，实现工作人员配置的全面合理优化。对于机关单位而言，在档案信息管理过程中，某些工作缺少专门人员，是其他部门人员兼职。与此同时，有些工作人员的年龄比较大，信息素养与总体素质有待提高，导致档案信息化管理工作难以顺利进行。因此，机关单位应重视管理人员的实际配置，掌握更多的机关单位发展历程，也要确定该单位的实际发展前景，意识到档案管理工作的实际作用。
3.3 探索开展机关档案信息化建设外包服务模式
机关档案外包作为档案领域中的外包模式的应用，也是机关档案专业分工细化的重要方式，是解决机关档案信息化建设中的人力、设备、技术、经验不足问题而采取的重要方式。一般情况下，档案信息整理、档案资料归档、档案资源数字化，是机关档案信息化建设中的档案外包主要业务内容。但是，专业档案管理公司一般是以营利为目标，其档案数字化处理也基本采取计件制收费，导致工作人员流动性比较强，可能对机关档案管理工作重要性认识不足，从而导致机关档案资源数字化水平良莠不齐。为了加强机关档案信息化中的外包服务质量，要制定一些专门的工作管理规范，重点是对机关档案外包服务中的档案安全、档案资料扫描质量、机关档案资料重复或遗漏收录等问题进行关注，对机关档案信息化建设中的档案资料自身安全性进行关注。
4 结语
新时代档案管理信息化建设还要具有可持续发展的思路，围绕着档案管理工作的现实需要，以及更好地发挥档案的使用效率，大力普及先进的档案管理技术，推动纸质档案管理向信息化档案管理方式转型。从纸质档案向信息化档案管理转型过程中的制度、人员、设备、体系建设上深化改革，做好档案管理的基础工作，形成档案管理标准、制度与精细化管理措施，完善档案管理信息化的流程，依靠专业档案管理人员更全面地开展档案信息化建设工作[3]。
参考文献：
[1]孟晓宏.医院档案管理中的档案信息化建设分析[J].黑龙江科学，2020
[2]贾洪龙.档案信息化建设在医院档案管理中的价值分析[J].办公室业务，2020
[3]赵林华.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].兰台内外，2020