高菲 王晓琳 郭松
中车大连机车车辆有限公司信息管理部，辽宁 大连 116021
摘要：随着公司搬迁工作的不断进行，档案的搬迁工作也需要提上日程，文章将对搬迁前的现状，搬迁中需要注意的问题以及搬迁的体会进行探讨。
关键词：企业档案；档案搬迁；档案管理
企业发展过程中难免会遇到档案搬迁问题、新建档案室、档案馆问题等。深入参与档案搬迁的工作，做好档案的完整性、保密性，从初期的规划布局到后续的建设、最后的搬迁整理，档案人员需要全程参与，随时讨论规划搬迁的事宜，根据现实情况及时调整意见，每一个阶段总结遇到的问题，借鉴其他企业搬迁时的经验，为整体搬迁工作打下良好的基础。
1企业档案搬迁前的现状
以中车大连机车车辆有限公司为例，本公司为轨道交通装备制造业公司，档案室属于后勤保障部门，规模较小，并没有单独的档案楼，在一栋楼中的某几层，现阶段的档案库房管理比较分散，人员查档查阅不方便；因建厂年头较长，档案库房没有及时更新，档案柜、仪器都比较老旧，没有最新的恒温恒湿系统，夏天来临之际库房的温度会比较高，档案保存的环境做不到完全符合标准，库房放置的防虫药对人体的伤害较大；音像档案因为没有及时进行转化，录像带为载体的档案没法利用，搬迁之后需要考虑转换载体；在企业搬迁之际，其他部门积攒多年的档案都需要归档，不仅使得档案数量增加，档案的分类也在增加，需要进行大量调研，重新规划档案归档的范围，档案库房的预留量也已然不够，不能完全接收所有的档案归档，只能等搬迁过去之后再进行入库整理。
2企业档案搬迁的工作
2.1成立档案搬迁领导小组
成立档案搬迁领导小组，能统一对搬迁工作进行讨论指导。领导小组成员由档案主管领导以及档案管理人员组成，因为档案搬迁的责任重大，如果发生档案丢失损毁的情况，对公司都是巨大的损失，需要有有经验有能力的领导进行指导，且主管领导更好和其他部门进行商讨配合，以免产生一些不必要的纠纷等。根据领导的意见做到分工负责自己归属的工作，互相协调配合，做好搬迁的预算，及时提出意见。
2.2建立新型合适的档案库房
新厂区的库房要建设新型信息化的档案库房，新库房在一栋楼的整个平层，库房集中在一起方便查找，且门禁系统十分完善，档案的安全性得到了有力的保障；严格实行三分开的标准，办公室、借阅室以及库房在同一层也方便工作；在库房建设过程中，严格注意防水、防潮、防光、防火等，保障档案的安全。
新库房将启用自动密集架，提前联系好厂家，合理安排位置，对各种管线提前进行预埋，建设过程中的管线以及电气图等提醒工作人员及时保存，后续进行存档。且在使用之前进行设备的调试工作，档案人员也要进行相关的培训，以便于后续的利用。安装恒温恒湿系统，保证空调和除湿的设备都能正常运转，将数据与档案管理系统进行传输，可以实时得到库房温湿度的信息；还可以录入档案的条目，输入想要查阅的档案的档号或者题名，就可以打开对应的档案存放的位置，节省许多的时间，快速准确的找到档案。
在库房建设完成时，档案搬迁小组要进行项目的验收，质量问题要及时整改，其他不合适的地方也要提出来，最后形成验收意见，以便于建设档案库房的厂家以及相关部门能根据意见提出相关解决措施，后续进行整改。
2.3对库房进行规划
根据搬迁前的现状规划好搬迁后需要的场地以及设备，进行合理的规划以及实地调查后的档案柜放置问题。清点旧馆藏，确定要搬迁的档案的范围，超过保管期限需要销毁的档案在搬家前要进行申请销毁，节省人力物力；对于使用次数较多，未来利用价值较大的档案在重新上架时可以安排在相对好找的地方，以便于后续的查找更加方便。在清点旧馆藏的同时也要清点相关的固定资产，包括桌椅、除湿机、计算机、灭火器、打印机、扫描仪等，列出相关的清单，做好搬迁的对比准备，对照价格挑选出没有必要搬至新厂区的固定资产，且做好防潮防震的措施，避免一些物品的损坏，造成不必要的损失。
根据搬迁之后的档案种类规划新库房的不同种类的放置，在现有馆藏的基础上以及即将归档的一些档案的数量，把新库房预留十年以上的保存量。
2.4制定详细的搬迁计划
根据前期调研、清点馆藏、公司整体搬迁规划等信息，制定档案
搬迁的详细计划，包括搬迁的日期、搬迁的人员、搬家公司、搬迁的方式、档案的打包流程、档案的搬运顺序、档案柜的排放等每一道工序。
2.5确定搬家公司
对社会上专业的搬家公司进行多方位调研，请示领导的意见，让投标单位到现场进行了解，后续进行报价以及列出搬迁的细则，考察公司的保密性是否符合档案搬迁的标准，对投标单位提出明确具体的搬迁要求。最后由档案搬迁领导小组根据投标单位提出的搬迁方案以及最后的报价，挑选出最合适的中标公司，签订合同明确双方的责任，搬家公司需要听从档案搬迁领导小组的指挥，避免一些不必要的损失。
2.6购买搬迁所用的工具
根据需求购买搬迁档案所需要的工具，向公司申请资金，购买数量足够的打包档案的编织袋或者纸壳箱子，打包时需要的工具，例如手套、口罩、裁纸刀、胶带、贴纸、记号笔、麻绳等。
2.7搬迁时发布通知
在搬迁日期来临之际，提前发布搬迁的信息，告知有关部门无法在该期限内查阅档案，请提前做好准备，有需求提前来借阅，搬迁的目的地也顺便标明，以便于搬迁至新厂区有关部门能及时找到，以及公布恢复正常的日期等。
2.8搬迁的过程注意
在搬迁的过程中，分组要进行混编，即既有档案人员也有搬家人员，方便对其监督提醒。打包时根据档案人员的指挥将同种类的档案按照顺序进行打包，将所有的箱子都进行编号，以便于后续的清点，且在对应的箱子上面标注里面档案的信息，例如文书档案、基建档案、设备档案等；之后将打包好的档案装车运输到新厂区的库房，运输过程中也要注意天气以及路况等情况；在卸货清点时档案人员也要注意，做好档案的安全保障，上架时档案人员更要注意，在上架前档案人员就要对档案进行好分类标注，搬家人员根据分类标注进行上架，档案人员要随时进行核查，及时纠正错误。
在上架的过程中档案人员就要提前做好准备，对于档案的内在关联性以及延续性一定要考虑到，所以要熟悉现有档案以及后续即将归档的档案的趋势，拟出相对的预留周期，预测未来的馆藏，使得档案库房合理布局。
3企业搬迁的体会
虽然对于档案室、档案库房的重新规划、搬迁工作不属于档案人员的日常工作，但是档案人员以及档案部门遇到如此重大的事情时一定要给予重视。能快速有效的进行搬迁，确保档案的完整与安全，以及方便后续的提供利用，大大提供利用的效率，是提前做好周密的计划、互相协助配合的结果，每一个关于搬迁的档案人员都需要对自己的工作负责，提高档案的相关意识，不丢一件不损害一件档案，团结合作完成搬迁的工作。搬迁的过程中要注重安全，协调好和搬家公司的关系，且在搬运上架的过程中都要有序进行，最重要的是快速，避免耽误太多查找利用的时间，耽误公司的生产经营。档案搬迁工作每一步都十分的重要，对于后续工作的影响重大，不论搬迁后是否还需要调整很长时间，这个过程都是一种重要的经验与体会。
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