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档案信息化建设与服务创新的思考思路构建研究

发表时间：2021/9/6 来源：《中国科技信息》2021年9月下作者：姚艳环

[导读] 档案信息化是未来档案管理发展的必然趋势，也是当前档案管理的重要组成部分。档案信息化建设一方面有利于提高管理工作效率，大幅度降低人力资源成本，同时也促进了整体信息化的发展。要突出现代档案信息建设的价值，也离不开服务意识。本文从档案信息化、服务、创新三个方面，探讨了信息建设与服务创新的有效途径及关键字。

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摘要：档案信息化是未来档案管理发展的必然趋势，也是当前档案管理的重要组成部分。档案信息化建设一方面有利于提高管理工作效率，大幅度降低人力资源成本，同时也促进了整体信息化的发展。要突出现代档案信息建设的价值，也离不开服务意识。本文从档案信息化、服务、创新三个方面，探讨了信息建设与服务创新的有效途径及关键字。
关键词：档案；信息化建设；服务创新；思考思路
        引言
        档案信息建设与服务创新是以现代信息技术、计算机和网络技术为基础的，档案资料的文字、照片、录音等资料，是储存、管理和维护档案资料的客体、内容的储存、管理方式、分发方式的前提下，不仅硬件技术需要改变，管理理念和方法也要顺应时代，实现软硬件的同步更新。档案信息化建设也逐渐朝着智能化和数字化方向发展，这不仅能提高企业档案管理工作水平，同时还能提升竞争力。
        1档案信息化建设与服务创新的重要性
        档案信息化建设有效地降低了档案日常管理工作的复杂性，使档案更加便捷、准确。不同于以往的纸质档案，利用最新的信息技术，可以实现半自动化快速检索。与此同时，由于可以同时分类和保存，因此工作人员检查和检索文件的时间减少了错误率，因此，相关工作人员有更多的时间来提供更好的服务和创新。传统文件很容易被损坏或丢失，而最新的信息技术则将过去来自不同电信运营商的文件数字化转换，将转换后的大容量、复杂的信息存储在大容量、方便的使用方式，避免了过去反复访问同一个文件所造成的损失。与此同时，随着信息技术的进步，数据恢复功能越来越完善，存储时间也越来越长。档案信息化可以节省纸张质量，避免其他资源的浪费。
        2档案信息化问题
        2.1信息化资源分散
        随着信息技术的飞速发展和信息化建设的进一步推进，各个机构、部门开始采用办公室信息系统，包括状态管理系统、等级管理系统、科研管理系统等。通过文件管理系统将信息转化成数字文件。然而，有些没有进行系统的规划，采用的是不一致的软件，因而没有统一的信息资源管理平台，不能把其他学院的信息系统和档案信息系统连接起来。最后无法直接共享资源信息。获得和使用信息的过程和步骤大大增加，因此浪费了时间。
        2.2没有足够的标准化
        首先，档案信息化建设的标准比较复杂，同时，随着信息技术的快速发展，新技术、新概念的不断更新和进步，很容易成为档案信息化建设的一个落后的标准体系。信息化建设难以与最新技术接轨。二是由于目前一些信息比对和管理信息技术还没有引起足够的重视，档案信息建设的相关制度和制度不健全，使管理制度和工作流程难以适应新的信息化环境。行政需求。有几个部门因为没有系统清晰的文件管理系统，所以归档工作比较随意。
        2.3缺乏职业意识
        IT硬件设备及相关专业是建立档案信息的先决条件，也是信息管理的基本保证，信息化建设首先是对硬件设备和专家的介绍，包括计算机、扫描仪、局域网、信息处理软件、系统与数据库、其他硬件及配套软件。然而，目前我国一些信息硬件、软件设备结构严重不足，相关专家介绍、培训等方面存在不足。信息构建仅仅是为了完成任务。事实上，它注意到了其价值，发现了它，这在现实中是无法实现的。

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        3实现档案信息化建设的有效途径
        3.1树立正确的档案信息管理理念
        首先，档案信息化与服务创新需要将各种信息资源系统、信息管理和信息资源使用标准标准化，以实现档案资源信息及服务项目的快速准确发送和归档。有效地共享信息资源。与此同时，通过系统、严格的管理，能保持热情和高度的执行力，让大家真正地在施工和工作中履行职责，避免责任不清、工作漏洞。二是建立档案信息化要保证档案信息化资源整合和文档信息整合的基础——办公自动化与档案管理系统技术对接。完成了文件制作到信息归档的全过程管理。应用相同的工作系统和流程，将当前文件信息的生成和归档的整个过程整合到一个管理系统中，从而实现统一的信息管理系统。因此，文件管理与文件管理的分离将真正改变，最终形成一个统一的管理体系。
        3.2加强档案服务工作人员队伍建设
        首先，要保证工作系统的严肃性，防止档案信息的泄露与传播。随着信息整合时代信息的非法使用日益增多，忽视了档案信息保密安全体系，造成了极大的危害。其次，加强档案信息数据的安全。相应地，需要采用数字化的档案信息存储方式，采用多种备份方式，对密钥进行更为严格、系统的权限管理，增强档案信息的安全性和隐私性。三是要制定相应的法律法规，运用明确、有针对性的法律规定，限制在文件信息构建过程中易发生的违法行为，对那些只想恶意损害机密系统的人给予相应的处罚。
        3.3更新档案服务工作方法
        一是基础设施资源投资优化。信息架构与服务创新离不开相应的基础设施。尽管没有必要升级到最新配置的最高硬件设备，但也不要避免设备老化和效率低下的问题。建立档案信息硬件资源投入必须根据实际情况来确定。除基本的电脑和因特网外，还包括数据存储、相应的系统软件、数码相机、扫描仪等。档案资料的储存与利用，要突出资讯科技软硬件的功能与实用价值，除基本的软硬件设备外，还需要专业、高级的资讯技术员。必须通过两种方式建立管理小组。一是加强内部人员的技术技能培训，二是引入外部专家，确保文件信息独具特色，建设高效实用。
        首先，档案信息化建设中的服务创新要求改变以往的思维方式和意识。档案归档是由各部门制作和整理资料，并定期转移到档案室，以便最终的分类和保管。目前存在着多个封闭状态的档案室，工作内容仅限于被动地收集、分类、装订、保管，工作效率低，服务意识差。在这一前提下，提高档案人员的服务意识热情就显得尤为重要。
        结语
        信息时代的到来，对信息的准确性和速度提出了更高的要求。档案是信息的重要来源，档案员必须增强面向人的服务意识，促使档案人员转变服务态度。为独立搜集和综合研究服务，真正与需求相联系。归档信息的可靠性是服务创新的根本保障，创新的效果无可靠性不可达到。
参考文献
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