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档案信息化建设与管理的几点思考

发表时间：2021/9/6 来源：《中国科技信息》2021年9月下作者：吴桂仙

[导读] 随着企业发展规模的进一步扩大，企业档案工作也需要改进。好的档案管理可以大大提高企业的工作效率，促进企业长期发展可以通过分析企业档案了解公司发展规模、历史变革、企业文化等多方面的信息，可以利用这些信息来规划公司未来的发展方向。

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摘要：随着企业发展规模的进一步扩大，企业档案工作也需要改进。好的档案管理可以大大提高企业的工作效率，促进企业长期发展可以通过分析企业档案了解公司发展规模、历史变革、企业文化等多方面的信息，可以利用这些信息来规划公司未来的发展方向。本文介绍了档案信息化建设和档案管理的基本内容，分析了档案信息化建设和档案管理工作中存在的问题，并对完善档案信息化、档案管理提出了一些建议。
关键词：档案；管理；思考等
        引言
        对于任何企业或单位，档案的管理都很重要，一个人的档案包含许多个人信息。企业档案管理不当，极易泄露员工个人隐私。这类个人信息如果被犯罪分子用来进行非法操作，将造成严重问题，影响到员工的生活和工作。传统的档案建设与档案管理工作中，由于其信息量大、复杂，许多企业的档案建设工作并不能达到预期的效果。一些竞争对手可能会利用一些机会造成阻碍企业的正常运作。因此要高度重视档案信息化建设与管理，为企业的发展做出重要共享。
        1档案信息化建设管理的基本内容
        在传统的档案制作和档案管理中，全部工作都是由人工完成的，复杂的文档信息非常丰富，单靠人力资源就容易出错。传统的档案信息记录在纸上，档案数量越多，档案的处理和传输就越困难，需要大量的人力和资金。信息网络化背景下，传统的档案建设和档案管理工作也需要发生相应的变化，如利用信息化的力量更好地开展档案建设工作。在这些流程之间共享归档信息导致失败。假如有必要引用归档信息，那么归档过程也是一个庞大的项目。伴随着科技的不断发展和网络信息的逐步普及，网络信息化的力量可以更好地实施档案管理。利用网络强大的数据处理功能对档案信息进行分类存储。不但可以节省大量的人力和物力，在归档信息时也会减少出现错误的几率，促进信息分享。
        2档案信息建设与管理中存在的问题
        2.1档案信息管理人员服务意识不强
        档案信息建设与管理的目的之一，就是为企业和人员提供更好的服务意识。已存在的工作环境和工作环境无法逐渐削弱管理人员的服务感，档案信息构建和管理工作难以顺利进行。就企业自身而言，如果没有做好档案管理工作，泄露员工档案信息将严重影响员工对企业的善意和归属感，降低企业凝聚力和竞争力。
        2.2档案信息化管理水平较低
        建立档案信息系统，进行信息化管理，需要工作人员掌握具体的网络知识和操作技能，我国大多数企业的档案管理员年龄过大，接受和学习新知识、新技术的能力在一定程度上有所削弱。许多档案管理员在建设和管理档案信息化时，不愿意，甚至不愿去学习这些新的知识和技能。所以很多企业的档案信息化建设和信息化管理的总体水平不高。

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        3关于加强档案信息化和档案管理建设的建议
        3.1提高管理者的工作态度
        作为档案管理工作人员，政治上、思想上、工作中要紧跟时代的步伐，牢记档案工作的机密性、重要性、现代化，工作过程中不得有松散或消极的工作态度。此外，还可以定期检查·评估管理人员的工作状况，在一定程度上给予表扬或奖励，对获得业务成果的管理人员，晋升时也是优先考虑的。另外，对职位的报酬可以增强管理者的服务意识。建立网络档案的好处是可以有效的提高档案管理的效率，这样起到了良好的效果。建立网络档案主要做到以下几点：首先要建立好保存档案的网站，对于内部和公众的服务力度都需要加强，要大力宣传网络档案，便于档案的合理利用；档案管理的硬件设备也要跟上，要及时采购最新的档案管理设备，这是实现网络档案共享的物质条件，可以显著的提高档案管理的有效性和安全性。提高档案管理的信息化手段主要有以下两点：一是要建立档案管理的制度，做到有章可循，提高档案管理的效率；二是要转变传统的档案管理发展的理念，用现代化的思维方式去解决档案管理问题，信息化手段来组织档案管理工作。
        3.2档案信息管理水平较高的工作人员
        在档案管理工作中对信息技术知识和技能缺乏了解和学习，会影响档案信息管理的水平，因此，既可提高管理人员的专业技能，又可大幅度提高。档案信息管理水平有一定的提高。因为管理人员年龄较大，不能接受新的知识和技能，所以有必要把重点放在一系列培训活动上。在此基础上，将理论知识与实践技能有机地结合起来，有利于管理者更好地学习和掌握档案信息。引进先进的网络信息技术来进行档案信息建设与管理工作是一项需要员工全面素质的工作。只要加强对现有人员的培训，档案资料建设的速度肯定不会低下。因此，引进优秀的网络信息人才是一种有效的途径。出色的网络信息化能力，有较强的专业知识，能解决一般同事的一般理论知识问题。与此同时，这些优秀的网络信息化可以积累丰富的建设和管理经验，引导企业档案管理信息化。良好的网络信息化可以建立和管理档案信息化的催化剂档案信息化建设与管理一样，更好更快地发挥作用，在一定程度上节省了企业的人力资源和资金。
        3.3加强对档案管理信息化设备的投入
        为确保档案管理信息管理的质量，同时建设信息管理设备和信息，需要加大对档案管理设备的投资，以确保档案管理信息的质量。科技能够实现存档，管理已经完全进入了信息时代。比如，配置与信息技术相匹配的设备、改善文件管理环境、扩大文件室空间以及安全管理帮助存储的敏感文件。在信息化建设中加强档案管理信息设备投资，不仅可以进一步提高档案信息建设的效率，而且可以提高档案管理人员的工作效率，是实现综合信息建设的关键，同时也是发展档案的重要方法。
        结语
        在新时代的发展背景下，因特网逐渐在各个领域显示出自己的优势。因特网的不断普及，也给我们的工作和生活带来巨大的影响。然而，因特网是一把双刃剑，在企业档案信息化建设和管理过程中，网络不仅能节省人力、物力资源，而且会给档案信息带来不安全因素。加强档案信息化建设和管理，不仅需要档案管理人员的努力，也需要企业其他部门的共同努力。档案信息化建设与管理是双方共同努力的方向。
参考文献
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