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大数据时代区块链技术在高校电子档案管理中的创新研究

发表时间：2021/9/6 来源：《中国科技信息》2021年9月下作者：黄恒

[导读] 高校档案是高校在人才培养、科学研究、基础建设、招生教学等活动中直接形成的对学校、师生、社会等具有保存价值的各种历史记录。高校档案作为国家档案资源的重要组成部分，也是高等教育科学发展的重要基础，具有非常重要的数据价值。

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摘要：高校档案是高校在人才培养、科学研究、基础建设、招生教学等活动中直接形成的对学校、师生、社会等具有保存价值的各种历史记录。高校档案作为国家档案资源的重要组成部分，也是高等教育科学发展的重要基础，具有非常重要的数据价值。新时代我国各大高等院校不断朝着创新型、科技型与复合型的方向快速发展，在教学管理、学生档案管理、人事档案管理、财务管理等工作中不断有海量的电子文档生成，对档案管理的要求越来越高。但是我国高校现有的电子档案管理系统和方法难以适应当前知识经济发展的需要，因此提升高校电子档案管理规范化水平、推进档案管理向科学化方向发展势在必行。
关键词：大数据；区块链技术；高校；电子档案
        一、高校电子档案管理中存在的问题
        （一）高校电子档案真实性管理难以保证问题
        目前，我国大部分高校电子档案管理工作没能实现统一规范管理，而且缺少专业的档案管理人员，管理方式不规范，电子档案使用率不高而形成信息孤岛，这给高校内部的档案信息实现科学管理、信息共享造成不利影响。档案管理，本质上就是对产生的档案、信息、资料进行整理与保管的过程。虽然我国档案局已经通过《电子文件归档与电子档案管理办法》，对电子档案的管理制度进行了明确规定，但没有制定关于高校电子档案管理的相应标准，大都是管理人员靠着自己的经验工作，导致经常会出现电子档案信息的遗漏、错误或丢失。同时电子档案受到档案管理平台环境的影响，必须符合固定格式管理的要求，一旦所依赖的档案管理平台环境发生重大变化，电子档案必须适应信息技术带来的变化。如果现有的电子档案不兼容，极容易造成内容出现乱码、失真甚至信息丢失等极端现象。因此如何保障电子档案文件的安全和真实性问题是档案信息化管理的一大难题。
        （二）高校电子档案管理中存在可信性降低的问题
        首先，高校电子档案真实性管理不像纸质档案那么容易识别，也无法像纸质档案一样容易辨别判定，同时电子存储设备具有可重复读写特性，使其容易被篡改、伪造或者删除，而且电子档案无法像传统纸质档案一样显示原来档案信息痕迹。其次，电子档案形成或毁坏过程记录很难保存，也没有办法进行过程控制，即没有办法进行追踪溯源。此外，存储重要信息的高校电子档案，管理数据量大，其自身存在着易被修改和网络环境复杂等问题，容易遭到黑客、计算机病毒、外部磁场等因素干扰，导致电子档案信息被破坏或丢失。以上情况都会给档案资料带来无法恢复的严重后果，从而降低了电子档案数据的可信性。
        （三）高校电子档案数据信息存在存储安全隐患问题
        传统档案馆的安全管理只需要档案管理人员严格执行档案管理规定进行规范管理，如按照档案室环境要求，保管好纸质档案资料完好无损等。现在是大数据时代，各高校档案馆一般通过档案扫描、图像处理、图像存储、档案整理、目录建库、数据挂接等步骤把纸质档案转换成各种形式的电子档案，电子档案的存储和传输都是在网络上进行的，一些计算机黑客和不法分子会利用系统安全漏洞入侵档案管理系统，非法获取、篡改电子档案资源和其他数据信息，给档案数据库带来重大损失。而且，各高校档案馆一般把电子档案的全部数据集中在一台或多台设备上存储，通过电子档案管理平台软件进行管理，这种集中式存储管理虽然给信息的储存带来方便，但由于没有其他部门对档案信息进行多份备份存储，当受到网络攻击或人为失误导致存储设备损坏时，将造成被篡改或丢失后档案数据无法挽回的后果。

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        （四）高校电子档案存在收集和共享利用困难问题
        高校档案信息属于高校资产，随着我国高校对信息化需求的不断扩大，在各部门工作中不断产生海量的电子文档，除了档案馆等主要的信息化档案管理部门之外，还存在各部门和各院系等二级单位参与收集和使用档案信息的情况。如果高校档案管理信息化建设缺乏统一规划和有效沟通，将导致高校档案电子化管理难度加大，主要表现为:一是档案资源收集困难，难以进行有效的管理和协作，有时还会出现各单位互相掣肘的问题;二是档案信息资源共享困难，每当有关单位或个人需要调阅或检索档案时，往往需要耗费大量的人力与精力，导致档案不能得到合理的利用，从而大大降低了工作效率，使宝贵的档案资源无法为高校的经营决策提供良好的支持和服务，严重影响了高校档案管理信息化建设的整体发展。
        二、基于联盟链高校电子档案管理模式创新方案
        （一）基于联盟链构建高校电子档案的管理模式主体
        高校可以采用联盟链模式创建区块链高校电子档案管理平台。联盟链建立不是一个人或几个人能够完成的，需要专业供应商参与才能完成。高校档案馆负责协助建立区块链和节点的认证，保证入链节点可信性，并设置不同主体相应的权限;平台主体主要包括档案馆、人事处、教务处、科研处等部门和各二级学院区块，他们组成预授权节点群，属于多中心化节点连接、不是完全中心化，而是半去中心化联盟链模式，档案馆与各部门共同管理和使用区块链上的高校档案数据。
        （二）基于联盟链构建高校档案馆的“中心”地位
        在构建联盟链高校电子档案管理平台时，高校档案馆作为区块链节点之一，应区别于其他节点，因为它承担着对所有档案业务的管理职责，很多网上服务依然需要作为“中心节点”的档案馆来解决，它负责每个环节、每个部门的档案信息安全。同时在搭建区块链电子档案管理系统时，高校档案馆作为档案管理部门必须与其他单位进行有效的沟通，统一规划，充分考虑档案封装、存储、鉴定、授权和利用等各个方面的问题，促进各部门和各二级学院间达成共识，实现档案信息数据资源共享，降低运行维护成本。
        （三）基于联盟链构建“多中心”的强信任体系
        虽然档案馆是高校档案管理的主要责任主体，但不是唯一的责任主体，其他部门和二级学院既是电子档案的提供者和使用者，又是保护“第一手”档案信息真实性和完整性的部门。在创建管理平台时，要设计各二级单位与档案馆的服务器节点都拥有相同的档案数据管理账簿，并且都能够参与区块链的生成、更新和存储。利用区块链分布式存储技术布署档案馆和其他各部门服务器结点，可以有效解决电子档案多套储存的技术难题，因为链上的每个节点部门都备份电子档案，从而实现了多套电子档案的备份，降低了单个节点部门遭攻击后被破坏的程度，能够保证高校电子档案的数据安全存储。在区块链中，各部门都作为中心结点形成“集体维护”的强大生态环境，在智能合约调控下实现档案管理平台的智能收集和档案信息资源共享自助功能，同时对区块链中保存的档案信息设置数字签名和时间戳保证档案证据信息的可信认证。高校各部门电子档案存储在联盟链中数据信息不仅安全，而且稳定性高，还可以彼此验证区块链节点的正确性，互相监督，从而使个人或单位确信从系统平台获得档案数据的真实性，把高校电子档案管理平台建成强信体系。
        高校电子档案发展现状与大数据背景下区块链技术相结合，构建基于联盟链的高校电子档案管理模式创新方案，将有效解决目前高校电子档案管理中存在的问题，为区块链在高校电子档案管理中的实践探索提供启发与助益。
参考文献
[1]王晓瑜．四川加强高校档案工作规范化管理[N]．中国档案报，2017-04-10（01）．
[2]周小韵．区块链技术在学生档案管理中的应用模式探究[J]．南京理工大学学报（社会科学版），2019,32（6）:52-57．
[3]李爱华．大数据时代高校电子档案管理创新研究[J]．档案管理，2020（2）:82-83．