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论办公室行政事务管理的现状及对策

发表时间：2021/9/6 来源：《中国科技信息》2021年9月下作者：喻林华

[导读] 在当前的办公室行政事务管理工作中，既有机遇也有挑战，且办公室行政事务管理的手段和方式也发生了较大改变。在办公室行政事务管理工作中，若想充分发挥其作用，就必须正确认识办公室行政事务管理的积极意义，解决工作中存在的各种问题。

莆田市园林绿化中心喻林华

摘要：在当前的办公室行政事务管理工作中，既有机遇也有挑战，且办公室行政事务管理的手段和方式也发生了较大改变。在办公室行政事务管理工作中，若想充分发挥其作用，就必须正确认识办公室行政事务管理的积极意义，解决工作中存在的各种问题。本文主要分析了办公室行政事务管理的现状及对策，以供参考。
关键词：办公室；行政事务管理；现状；对策；
        当前，我国市场环境发生了较大转变，行业变革日渐深入，在办公室行政事务管理中，应全方位考虑时代发展大背景，完善工作内容。办公室中的行政事务管理直接影响着单位的建设与发展，只有客观、理性地认识管理现状，方可采取科学有效的应对措施，促进各项工作的有序开展。
        1办公室工作概述
        尽管办公室工作看起来难度不大，但是工作内容较多，覆盖面较大，因此行政事务管理的复杂度较高。单位发展中办公室人员需要处理后勤服务和保障性工作、材料整理与提交工作、收集与上报等行政事务性工作。另外，也需要传达上级指令，向上级反馈基层信息。办公室工作人员要加强与财务管理、生产经营及文化建设部门的联系，这就要求工作人员具备较高的专业素养，形成认真、负责、谨慎的工作态度。
        2办公室行政管理的现状
        如今，办公室行政事务管理工作虽然有所改善，但是受多种因素的影响，依然存在着明显不足，这也成为阻碍事业单位发展的关键要素。为改变现状，促进事业单位发展，就需结合当前实际，分析行政事务管理的现状，探究管理中存在的主要问题，切实做好行政管理工作。
        2.1管理中存在较多问题
        办公室是事业单位重要的组成部分，同时也事业单位的运营与发展产生了较大的影响。尽管很多事业单位均十分重视行政事务管理，但行政事务管理深度不足，因此管理工作的有效性也有所减弱。再者，部分办公室的行政事务管理工作中，任务分配不合理，员工只能严格按照领导的安排落实各项工作，工作效率低，直接影响了管理水平。单位高层领导与办公室管理人员缺乏有效沟通，二者间距离感较强，无法提高员工对单位的认同感，故而员工无法积极主动地参与到行政事务管理之中。
        2.2管理体系不理想
        当前，事业单位办公室行政事务管理工作的管理体系存在明显的不足，工作计划的合理性也受到了较大的影响。在行政事务管理工作中，管理人员无法获得可靠且全面的制度支持，加大了管理难度。另外，部分单位领导无法正确认识建立健全管理体系的作用与价值，受管理体系自身缺陷的影响，无法充分展现行政事务管理的职能。
        2.3管理工作脱离实际要求
        首先，事业单位并未对行政事务管理建立正确的认识，甚至认为办公室的主要职责仅为后勤和档案文书管理。尽管上述工作也是行政事务管理的重要组成部分，但并非全部，无法体现办公室行政事务管理对单位建设与发展的积极作用。其次，部分办公室行政事务管理部门无法正确认识管理的重点，忽视了员工在管理工作中的位置。只有不断增强员工的工作积极性，方可提高管理效率，推进单位的稳步发展。这也是办公室行政事务管理中不容忽视的问题，相关部门及领导必须对此加以关注。
        3完善办公室行政事务管理的对策
        为改变行政事务管理的现状，一方面要正确认识工作中的不足，另一方面也需结合当前实际，采取切实可行的应对和处理措施，全方位展现行政事务管理的作用与价值。若想实现上述目标，首先，要理性看待办公室行政事务管理的作用；其次，转变传统的管理模式，落实流程化和标准化管理；再次，建立健全的行政工作管理系统，创新优化行政管理模式；最后，应用信息化管理模式，加强管理先进性。

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        3.1理性看待办公室行政事务管理的作用
        行政人员需正确认识办公室的职能作用，不断提升自身的专业能力和职业素养。办公室具有较强的综合性，需要承担大量的日常办公事务，尽管这些工作多为重复且琐碎的事务，但工作效率对单位的发展起到了重要作用。
        3.2转变传统的管理模式，落实流程化和标准化管理
        若想不断提高办公室行政管理水平，就应该积极协调内部各部门，使其通力合作，全方位优化事业单位的行政管理工作。事业单位内部工作人员需树立优良的合作意识，同时全面了解现阶段的经济发展模式，一方面有效控制成本投入，另一方面加强行政管理能力。为达到上述目标，可以在分工合作的基础上优化办公室行政管理，在办公室行政管理中融入国际标准，这样也可促进事业单位的可持续前行。除此之外，办公室行政管理环节，需建立更为科学和完善的工作标准，转变传统的行政管理模式，积极融入全新的流程化及标准化理论，为实现现代化管理目标创造有利条件。
        3.3建立健全的行政工作管理系统
        诸多工作失误与制度规范建设不完善有着十分密切的联系，办公室行政管理亦然。所以在日常工作中，要建立科学有效的制度机制，学习并借鉴兄弟单位的经验和理念，或者也可根据员工自身积累的经验加以调整。依据制度要求高度落实各项工作，防止一味的按照领导的个人意愿展开工作。再者，明确不同工作人员的岗位职责，防止发生权力交叉问题，端正员工工作态度。且创建完善的办公物资管理体系，以制度形式确定工作中需要采购、存放和使用的办公物资，以此规避不合理使用或利用职务便利将办公物资占为己有等问题。
        3.4创新优化行政管理模式
        管理工作中行政事务管理工作尤为关键，高科技和先进技术的应用可有效提高管理效率，同时也可降低管理成本投入，为行政事务管理工作的全面发展奠定坚实的基础。信息化建设及发展中，信息化技术的应用发挥着十分重要的作用，该技术加强了行政事务管理的有效性与科学性。为此，工作人员要积极优化工作系统的办公能力，工作人员也必须高度重视自身的信息化能力，主动参与到信息化技术培训之中。具备优良的信息化能力后，便可实现以信息化技术替代人力的目标。建立科学、完善的信息化体系，能够全方位改善行政事务工作的整体水平。最后，要加强系统建设，保障系统的性能。利用计算机整理数据库，以较快的速度有效解决行政事务管理过程中存在的各项问题，优化行政管理，推进事业单位的有序健康发展。
        3.5应用信息化管理模式
        日常工作中，需要采取有效措施高度落实办公室行政事务管理信息化建设。现如今，科学技术快速发展，所有领域均可使用智能化大数据管理模式，提升管理质量。因此若想更加充分地展现行政管理的作用与价值，则可基于信息化管理模式，在信息化管理系统的支持下，密切各管理环节的联系，这样一方面能够更加充分满足标准化管理要求，另一方面也可降低管理中的成本投入。所以说，办公室行政事务管理工作中，信息化管理模式的应用具有十分积极的现实意义。该办公模式能够减少管理层消耗的时间成本，有利于促进单位的长远发展，信息化管理模式也必将成为日后事业单位办公广泛应用的一种先进技术。
        4结束语
        总而言之，办公室行政事务管理工作中存在着十分明显的问题，若想不断改善办公室行政事务管理的水平，就必须结合当前实际，采取切实可行的应对措施，将各项管理工作落到实处，积极调整办公室行政事务管理模式，引入信息化管理技术，健全行政管理系统，在解决问题的同时，更好地推动事业单位的稳步经营。
参考文献：
[1]余湘,岳娟娟.新时期企业办公室行政事务管理的现状及对策分析[J].知识经济,2020,No.527(07)
[2]张祎文.企业行政事务管理工作的问题及对策[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2020,No.633(12)
[3]马吉南.做好新时期办公室行政事务管理的措施[J].办公室业务,2019(14).