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浅析医院病历档案管理中精细化管理的应用

发表时间：2021/9/6 来源：《中国科技信息》2021年9月下作者：陈华

[导读] 当前，快速发展的社会经济，使得人们在医疗工作方面的要求越来越高，如此在有效推动医疗改革进程的同时，也使得医疗行业的竞争压力越来越大。在当前竞争日渐激烈的时代背景下，精细化角度开展医院病历档案管理工作极为重要。

内江市市中区交通镇卫生院陈华四川省内江市 641000

[摘要] 当前，快速发展的社会经济，使得人们在医疗工作方面的要求越来越高，如此在有效推动医疗改革进程的同时，也使得医疗行业的竞争压力越来越大。在当前竞争日渐激烈的时代背景下，精细化角度开展医院病历档案管理工作极为重要。应用精细化管理模式，使得传统档案管理模式得以转变，相关管理理念得以更新，有效弥补传统的档案管理工作在此方面存在的不足，显著提升病历档案的利用效率，从整体上促进医院工作的有序开展。论文阐述精细化管理在医院病历档案管理中的必要性，针对当前医院病历档案管理所存在的不足之处，合理采取有效措施，以深化精细化管理模式在病历档案管理方面的实践应用。
[关键词] 医院病历档案精细化管理应用
        随着信息技术的快速发展，档案管理工作正在向着电子化方向发展，使得档案的管理与使用便捷度得到大幅提升。医院档案涵盖医疗诊断、处方、病历、医疗科研资料等，除了需要进行信息化处理外，还需要以此为基础进行持续的优化创新，即将精细化管理模式应用到医院档案中。提升医院病历档案管理工作的同时，还可以显著提升工作效率，促进医疗事业的稳步发展，所以需要对此予以高度重视。
        一、医院病历档案管理相关内涵及精细化管理必要性
        （一）医院病历档案管理相关内涵
        1、病历档案管理内涵
        完整且精准的进入医疗工作者在工作过程中的完整流程，是保证医院高效管理的必要条件之一。对于当前医院所开展的档案管理工作，如果缺乏完善且科学的管理制度知识，势必会严重影响医院档案人员的工作质量，使得医院的服务效率大幅下降。所以想要提升医院病历档案管理的质量，应用精细化管理模式必不可少。
        2、“加减乘除法”精细化管理内涵
        “加减乘除法”本身属于数学教学中常用的计算方法之一，在病历档案管理工作中应用该方法，可以大幅提升病历档案管理的工作效率。“加法”是持续增加新的档案内容、使用新的管理方法和新的技术，拓展管理内容的范围；“减法”是指使用更新的管理模式，大幅降低管理成本，降低管理过程中的错误发生率；“乘法”是指应用新的管理方法、完善相应的管理制度，让工作人员的工作积极性得到充分调动，提升管理的效率；“除法”是持续提升病历档案管理的安全习惯，及时消除可能存在的弊端风险。在医院病历档案的精细化管理过程中，使用“加减乘除法”，能够更为细致、具体的开展相关工作，切实提升其工作效率。
        （二）精细化管理的必要性
        1、提升医疗水平、规避医患纠纷
        将精细化管理模式应用到医院的病历档案管理工作中，能够让医疗工作开展过程中获得更为精准的参考，有效提升医疗服务的水平。通过研究患者的临床资料档案，研究团队能够完整且连续的分析患者档案，以此为基础，促进相关医疗研究工作的有序开展，使得医疗工作可以通过实践和理论相结合的方式有序进行。当前医院中常见的医疗纠纷普遍是因为医院自身的医疗能力不足，难以规范化管理病历档案所致，一旦出现问题，缺乏完善的病历档案追根溯源，难以明确责任归属。通过应用精细化管理模式，可以通过构建档案管理机制、规范档案流程等方式，促进建立档案管理向人更为科学和详细的方向发展，让常规模式下的病历档案管理所存在的不规范、制度不全、医疗数据不全、信息更新不及时等问题得到有效解决，从而达到规避医患纠纷、促进医疗环境的良性发展的目的。
        2、提升病历档案价值
        所以这人们健康意识的逐渐强化，医院的就医人数快速上涨，病历信息量也大幅增加，在此背景下，病历档案的管理工作量及工作难度大幅上升。将精细化管理模式应用到病历档案管理中，可以有效促进各环节的顺利开展，应用精细化管理模式，可以有效优化病历档案管理工作的所有环节，更加细致、准确的筛选患者信息，让患者能够获得更为精准的临床治疗服务，推动医院的良性发展。
        二、医院病历档案管理所存在的问题
        （一）管理体制相对落后
        当前时代背景下，我国诸多医院在病历档案管理方面存在体制落后的问题，从而严重影响医院的工作质量，对其相关的研究工作产生负面影响，对医院医疗及管理水平的提升产生严重阻碍。除此之外，相对落后的病历档案管理体系，也会阻碍工作人员相关工作的稳步开展。例如，由于其无法及时获取所需要的病人资料或医疗研究资料，会使得工作人员的工作效率大幅下降。
        （二）病历档案收集效率较低，整体管理模式过于粗放
        如果在日常的档案管理过程中，缺乏统一的管理模式与标准，就可能导致病历档案管理工作表现混乱、效率较低，出现档案内容混杂的情况。此外，部分医院管理人员在病历档案管理方面缺乏足够重视，态度不够积极，就可能会导致病历档案的立卷与归档工作差强人意，无法发挥应有的作用，对提升医院的管理水平与工作效率产生阻碍。
        （三）档案管理方式不够先进
        医院每天会形成大量的病历档案，想要确保档案管理工作的高效开展，就必须要能够合理应用科学的管理模式。现阶段下部分医院的病历档案管理还停留在传统管理模式下，在此基础上通过计算机进行病历档案的编号记录与查询，此方式难以保证档案的管理效果，无法发挥其所蕴含的价值及作用，尤其是需要在紧急状态下查询档案信息时，难以获得综合性和对比性较强的结果。
        三、医院病历档案管理中对于精细化管理模式的应用
        （一）将精细化管理模式落实到病历档案归档全过程
        要将精细化管理理念落实到医院病历档案的整理及归档过程中，要求相关工作人员根据医院自身情况，合理的收集和整理病历档案，在对其归档操作的过程中，必须确保档案的完整与科学。

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在实际管理过程中，按当然类型的不同，采取不同的管理及收集措施，务必确保档案的收集及存放，处于清晰的状态。除此之外，按档案类别和等级的不同，需要为其进行合理的分类与归档，有效规避病历档案损失，并且避免错误归档情况的出现，让后期病历档案的使用过程中，更为便捷、准确和高效。遵循精细化管理理念对病历档案进行归档，可显著增加医院病历档案管理条例性，更加侧重体现档案管理的完整和细致，使得病历档案的管理水平得以有效提升，大大方便医护人员的日常医疗工作开展。
        （二）在医院病历档案管理制度建设过程中落实精细化管理模式
        当前想要优化医院的病历档案管理，就需要加强医院档案管理制度建设工作。当前完善相关管理体系，已经成为提升病历档案管理水平、提升管理效率的重要措施之一。为切实提升医院的整体管理水平，需要高度重视档案管理工作，变完善档案管理相关制度，在制度建设过程中贯彻落实精细化管理理念，有效提升管理的效率，并完善和明确相关的内容及标准。此外，医院档案管理部门还需要就病历档案管理所涉及的所有环节工作细致划分，采取定期考核的方式，促进管理人员的职业素养、专业技能及工作效率得到提升，有效推动医院日常工作的高质量开展。
        （三）应用先进档案管理措施
        在当前信息技术快速发展的时代背景下，随着大数据相关技术的广泛应用，及各类数据处理措施的诞生与发展，使得医院病历档案的管理方式选择性更多。所以相关人员需要注重引进先进的档案管理措施，以切实提升医院病历档案的管理效率及效果。同时还需要进行引进应用先进的软件，以促进管理措施的有效性和多样化发展。除此之外，还需要持续更新管理措施，所以要求医院病历档案管理人员务必做到持续学习，要能够在掌握先进理论知识和操作经验的基础上，积极引进和应用先进管理措施，强化病历档案的管理工作。例如可以将“加减乘除法”应用到医院病历档案的精细化管理过程中。
        1、使用“加法”拓展病历档案的管理范围
        结合我国相关法律法规可知，档案管理工作的目的是，对其中能够推动社会发展的拥有一定价值的声音、文字与图表信息进行管理。随着当前医院对于精细化管理模式应用的逐渐深化，医患纠纷也逐渐成为医院病历档案管理的重要组成部分。所谓医患纠纷，其主要是指患者在接受治疗的过程中，院方和患者双方之间可能会存在分歧，难以达成共识了，或者是患者在接受治疗的过程中，认为院方侵犯了自身的权益，希望从医院方面获得赔偿。将医患纠纷记录详细记录到医院的档案中，并且对其中的重点环节和细节进行详细记录，在记录之后，需要交由该科室的主任进行审批和签字，在完成相关要求之后，按照一案一卷的形式，将所记录的医患信息及该患者相关的病历档案共同归档保存。
        2、使用“减法”控制相关管理成本
        在传统的档案管理过程中，所采取的管理模式是纸张记录的形式，在此情况下，如果存在大规模记录需求，就需要大量的人力、物力和财力支持，而且以人工形式进行记录，在记录过程中很可能出现错误的情况，所以在传统病历档案管理模式的前提下，无论何种情况，都需要依靠较高的成本支持。在精细化管理过程中，相关的病历档案管理要求，已经无法通过此方式得到一个满足，随着当前信息技术的快速发展，在医院病历档案管理过程中，开始逐渐应用信息化管理模式，所以在允许的前提下，可以应用电子化信息技术管理所需要记录的病历档案，尽可能使用电子化、信息化管理模式，如此能够有效提升病历档案的管理效率，大幅降低档案管理过程中所涉及的成本费用，同时还可以将病理档案的管理与其他当然使用部门相关联，使得其可以通过各终端高效便捷的获取所需的档案信息，用于开展后续工作积极研究。
        3、使用“乘法”提升档案管理力度
        医院在开展病历档案管理过程中，传统单一的档案管理方式和落后的档案管理制度，会导致病历档案管理的效率较低。所以在此背景下，医院方面需要根据相关法律法规规定，结合自身的实际情况制定相关的管理制度，同时要确保所制定的管理制度得以严格落实，推动档案管理工作的有序开展。对于档案的管理人员而言，必须要能够做到持证上岗，具备较强的专业技能与综合素养。同时还需要定期为档案管理人员开展再教育培训活动，确保心能够掌握充分的病历档案管理相关知识和技能，更好的促进档案管理工作开展。在档案室方面，需要扩大档案室的面积，并做好必要的防盗及档案保存工作，以免出现档案丢失或档案损坏的情况。而且，各部门及人员在使用病历档案的过程中，对于纸质档案文件，应当由档案管理人员做好相关的使用登记，对于电子数据类档案信息，应当详细记录病历档案信息的浏览及使用人员的具体信息和浏览情况，确保在出现特殊情况时，能够第一时间确定相关的责任人。
        4、使用“除法”消除各类安全隐患
        医院病历档案的管理过程中，盗窃、火灾、虫咬等安全隐患都可能出现，并导致病历档案材料出现损坏。所以在开展医院病历档案管理的过程中，必须要做好必要的防盗与防火工作，确保档案管理能够精细化进行。定期对档案管理环境进行风险评估，判断当前最可能爆发的风险因素，并及时采取针对性措施，有效消除安全隐患，让风险被扼杀在萌芽状态。以精细化的病历档案管理模式，切实保障档案信息的安全性。
        四、总结
        将“加减乘除法”管理模式应用到医院病历档案的精细化管理过程中，不仅能够有效解决传统档案管理模式所存在的不足之处，还可以让医院的病历档案管理工作效率及质量得到有效提升。而且通过对“加减乘除法”的有效应用，可以拓展病历档案的管理范围，大幅降低病历档案管理过程中所需的成本，并促进病理档案管理制度下面更为完善的方向发展，有效规避其管理过程中所可能存在的各类安全隐患。所以在病历档案的精细化管理过程中，应当深入应用“加减乘除法”管理模式，有效提升医院病历档案的管理质量和效率。
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