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大数据背景下企业档案文化建设的创新

发表时间：2021/9/6 来源：《中国科技信息》2021年9月下作者：李彬

[导读] 大数据时代背景下，信息数据越来越多，对这些数据进行有效的管理和存储对于任何行业来说都是一个比较棘手的问题。档案可以很好的反应过去、记录过去，为企业和政府部门更好的开展工作提供宝贵经验，因此，对自身产生的大数据进行有效保存是极其有必要的。档案是文化的一部分，而且是主要的一部分，相当于“根”或“核”的一部分。

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摘要：大数据时代背景下，信息数据越来越多，对这些数据进行有效的管理和存储对于任何行业来说都是一个比较棘手的问题。档案可以很好的反应过去、记录过去，为企业和政府部门更好的开展工作提供宝贵经验，因此，对自身产生的大数据进行有效保存是极其有必要的。档案是文化的一部分，而且是主要的一部分，相当于“根”或“核”的一部分。大数据时代，档案管理遇到了许多新问题，能否有效的对民政档案进行管理自接影响着民政部门的工作质量。大数据时代，应利用先进的计算机技术对民政档案进行管理，并切实提高民政档案管理人员的素质，以巩固民政档案建设的成果。文章从理论出发，并联系具体工作实际，对大时代背景下民政档案的管理和文化建设进行了探讨。
【关键词】大数据；档案；文化建设；创新
        企业档案工作在保存我国企业发展历程印记、助力企业传承发展、激发企业创新活力、推动社会经济前进等方面都具有十分重要的意义。当下，全球正处于信息技术与经济社会交汇融合的大数据时代，新兴产业、行业和经济组织如雨后春笋层出不穷，传统企业或升级或转型或终止关闭，由此产生的企业档案资料如井喷式增长。如何在确保安全合法的前提下将企业档案资料所潜有的历史价值、文化价值和经济价值挖掘出来，是当前我国企业档案工作面临的重大挑战。面对巨量档案资料，传统的技术、工具、工作理念和方式都无法在合理的时间内将之归档、处理并高效的管理、整合，使之成为企业进行经营决策和政府推动社会治理的有效资源。企业档案工作若要紧跟大数据时代的步伐或引领行业前行，唯有创新。
        1. 选题背景与研究意义
        1.1选题背景
        大数据时代的到来给人类带来了巨大的数据资源，大数据是从 IT行业开始的，并且引发了又一轮的网络技术革命，随着新技术和新应用的不断推陈出新，国家、社会、企业、个人每天都在产生大量的数据，整个世界步入了大数据时代。大数据时代的到来对档案管理工作也产生了巨大的冲击和影响。大数据时代的到来，社会和网络每天产生的档案信息的数量和种类与过去完全不可比拟，再加上国家各类型的档案馆（室）、电子文件中心、档案托管外包机构现有的档案数据数量和技术力量，档案管理工作已经明显不负重压。随着档案数量的不断增加，档案资源的实体管理和数字化管理难度骤增，查找、利用、服务工作也难以满足档案利用者异地化、多样化、高效化、个性化的信息需求。
        1.2 研究意义
        有利于保护各类档案文化资源，确保档案收集的完整性。档案资源是人类发展、社会变迁和个人进步的历史记录，完整的保护档案资源对国家机构、社会组织、家庭以及个人来说具有非常重大的意义和作用，档案资源所承载的是价值厚重的“国家记忆”。有利于优化档案业务工作流程，提升档案业务管理工作能力。可以有效减轻档案工作者任务负担，利用信息科学技术提高档案管理工作水平。有利于挖掘档案增值信息，创造社会、经济双重效益。众所周知，在浩瀚的档案资源中，现在使用和利用的仅仅是其中的冰山一角，还有更多的档案资源被迫归于沉寂，等待我们去发掘它们的价值，利用大数据技术开发使用档案管理软件和系统，有利于把具有民族价值、文化价值、民生价值、社会价值、经济价值的档案进行深挖分析，以供全社会共享共用。有利于加强档案管理机构的职能职责，构建科学的档案管理体系。大数据时代下档案管理模式创新研究，尤其是对档案管理机构的准确定位和职能优化，有利于提高档案信息资源存量与增量保存的效率，有利于加强档案部门与其他部门的协同合作，同时又节省了人力、物力和财力，为建立科学的现代化档案管理模式创造了可能。
        1.3 研究思路
        对大数据的由来、定义、类型、特征等相关基本知识进行认知，通过对国内外研究大数据与档案管理现状进行综合分析，进一步厘清大数据和档案管理二者之间的联系，阐明在大数据时代下加强档案管理的必要性和重要性，以大数据时代给档案管理模式带来的改变和机遇出发点，通过对档案管理模式变化过程的逐一认识，试图融合大数据的理论、方法和技术，提出大数据时代档案部门进行档案管理的科学路径，即建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、便利人民群众的档案利用服务体系、保障档案安全保密的档案安全体系以及务实为民高效的档案行政管理体系。
        2观念创新
        从宏观层面看，目前，我国企业档案的巨大潜在价值没有得到档案主管部门和工作者的足够重视，企业档案资源开发利用的意识不强，对企业档案资源价值开发的新技术、新方法、新理念支持不够；从微观层面看，由于企业档案工作价值的隐蔽性和滞后性，很容易被企业的管理者和决策者所忽视，企业档案工作往往被视为关乎甚微的工作，置之高阁，缺少系统的规范管理与整合利用。因此，只有观念创新，充分挖掘、利用企业档案资源的经济、文化和社会价值，才能改变大数据时代被动盲从的局面，为企业决策、社会发展做出应有的贡献。
        2.1管理创新
        企业主管部门、企业决策层、企业档案主管部门和档案工作者的档案管理观念更新是企业档案工作创新的基础和源动力，而企业档案工作创新的关键在于企业档案资源的管理创新与服务创新。我国应建立健全企业档案法制法规，创新管理服务理念和管理服务模式，并不断加强企业档案人才培养和队伍建设，实现企业档案管理的信息化、智能化、服务化。
        2.2.1健全企业档案法制法规
        目前，我国已制定《档案法》《档案法实施办法》《档案馆工作条例》等一系列档案工作法律法规，以及《归档文件整理规则》《档案管理违法违纪行为处分规定》《电子档案移交与接收办法》《国有资产与产权变动档案处置暂行办法》《企业档案管理规定》等实施规定，为企业档案工作提供了一定的法律、法规和标准。2012 年底，国家档案局发布第 10 号令——《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》明确了企业文件材料的归档范围和企业档案的保管期限，为我国企业档案工作提供了较为明确的指导。但总体看来，有些法律法规条文已经滞后于大数据时代我国企业档案工作的实际需要，企业档案工作急切需要新的法制法规来增强企业档案工作过程中的法制和安全。因此，只有增强法治和安全意识，完善企业档案管理的设备、工具和手段，健全相关法律法规体系，强化档案工作的行政执法和监督力度，才能确保企业档案工作科学、全面、高效的开展。
        2.2.2创新企业档案管理服务模式
        全国档案事业发展“十三五”规划中提出档案工作要树立“创新、协调、绿色、开放、共享”的发展理念，这一理念同样成为我国企业档案工作的指导思想。企业档案工作者应增加服务意识，转变以保管为主要任务的管理模式为开放共享的服务模式。在实际工作中，加强企业非电子档案资料管理的同时，提升企业档案资料管理的数字化水平，提升企业电子档案的证据地位、管理水平和安全保障能力，推进信息技术与企业档案工作的深度融合；建设企业档案信息资源服务平台，构建现代化企业档案管理服务体系；并加大宣传推广，传播优秀企业档案文化，增强企业档案工作的影响力，从而使企业档案工作真正服务于企业的长足发展和社会的经济、文化发展。
        2.2.3加强企业档案人才培养和队伍建设
        建立一支高素质复合型人才队伍是企业档案工作应对大数据时代挑战的重要措施。

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因此，应重视企业档案工作的人才培养和队伍建设，引进具有先进工作理念和丰富工作经验的档案管理服务人才与重视档案工作者继续教育和职业发展并举，实施档案工作职业资格认证制度，健全企业档案干部培养机制、人才评价机制和企业档案工作人员鼓励机制，促进企业档案人才队伍素质快速提升。
        2.3技术创新
        大数据时代最突出的特征不仅在于数据量之大，更在于数据意义的挖掘与利用，在于将巨量数据转变成推动人类社会发展的智慧力量。我国国务院于 2015 年 8 月印发了《促进大数据发展行动纲要》，明确从国家层面加快大数据建设，指导和推动大数据的应用。要实现巨量企业档案的科学化管理，不断挖掘企业档案大数据所蕴含的意义和价值，满足快速增长的档案利用需求，就应将大数据、物联网、云计算和智慧工程融合发展的成果充分运用到企业档案工作中来，不断进行技术创新。
        2.3.1创新技术标准
        企业档案工作要践行“创新、协调、绿色、开放、共享”的发展理念，保证档案资源横向纵向交流畅通，就要顺应信息技术发展趋势，不断创新环境控制技术标准、信息加密技术标准、数字化规范技术标准、数据分析技术标准等各项技术标准，满足大数据时代对企业档案信息安全、归档全面、管理高效、服务多元等发展要求。
        2.3.2创建智慧云服务平台
        云存储服务是实现海量数据存储和企业档案资源快速处理的重要手段。目前一些档案信息化领域的企业机构已经着手研究“云数字档案馆”的解决方案。“云数字档案馆”是一种基于云平台、实现企业档案资源一体化“收管存用”的新型架构下的档案管理系统，它更加贴近企业档案业务需要，更具多元化、高效化的应用功能，能够展示更优的用户体验界面，增强了企业档案管理与企业生产经营活动之间的联动性，在很大程度上提高了企业档案资源的利用效率和实际价值。智慧档案馆是新起步的一种档案馆管理服务理念和服务模式。智慧档案馆以物联网技术、云计算技术、移动互联网技术和大数据挖掘技术为支撑，提供智能化综合档案信息服务的智能感知服务模式。同智慧云平台同样，智慧档案馆是充分发掘、利用企业档案海量资源，实现企业档案资源经济、文化和智力价值的有效手段。云存储服务和智慧档案馆理念为我国企业档案工作应对大数据时代带来的挑战提供了较为理想的解决思路和可行的解决途径。可以借鉴两者的解决方案，创建智慧云服务平台，促使我国企业档案工作适应时代发展需求。
        2.4 科研创新
        目前，我国企业档案工作相关研究取得了一定的成绩，研究成果较为丰富，但无论研究内容、研究方法、研究层次都有很大的空间需要补充，企业档案研究工作应加快步伐，不断突破，为企业档案工作适应大数据时代发展要求作指明灯。从研究层面角度，宏观、中观、微观层面研究应并举。目前，我国企业档案工作研究主要以中观和微观层面为主，一定程度上总结了企业档案的实际工作经验，并为企业档案的开发利用提出了一些具有建设性的解决思路。但宏观层面的研究较少，尤其是对我国企业档案的历史价值、文化价值和经济价值的综合性挖掘研究还不到位。从研究方法角度，企业档案研究工作可充分运用多种研究方法和研究手段，如实证研究法、思辨研究法、比较研究法等，借鉴其他行业档案研究方法，或移植其他学科科研方法，从多学科、多视角、多维度进行研究，并加强企业档案相关基础理论研究。从科研队伍角度，目前，参与我国企业档案工作研究的人员主要包括企业档案管理一线人员、高等院校的科研人员和研究生、企业研究所工作人员、各级档案局和档案馆工作人员以及专门从事档案研究的学者专家。科研人员的层次呈现多样化，但应强化综合统筹，组建、资助多方机构和多学科专家参与的研究团队，开展联合攻关研究。
        3.大数据时代应对档案管理模式变化的策略
        3.1加强资源聚集，建立覆盖人民群众的档案资源体系
        档案资源是开展档案工作的基础，是档案部门的立身之本，也是档案事业可持续发展的关键。加强档案资源建设是丰富档案资源、完善馆藏结构、服务党和政府工作大局、服务经济社会发展、服务广大人民群众的根本途径。大数据时代，每天每时每刻都有大量的结构化数据、半结构化数据、非结构化数据产生，档案资源的收集范围更广，参与档案资源建设的除了传统的档案部门，社会群体和个人也可以成为搜集档案资源的主人，搜集来的档案资源可以存储在档案馆、数据中心，甚至云端。
        3.2 创新服务内容，健全方便人民群众的档案利用服务体系
“数据本身是没有价值的，通过数据提供服务才具有真正的价值，数据即服务，档案资源若是只存放在档案馆不拿来用，就如同一堆废物，保存再多也是无意。如何从档案资源中挖掘出价值，盘活档案资源，将昏昏沉睡的死档案变成源源不断的活资源，就需要档案部门加速档案资源开放进程、改变档案资源服
务方式、构建基于档案资源价值存在的知识服务体系。
        3.3三位一体防护，建立确保档案安全保密的档案安全体系
        安全责任重于泰山。档案资源安全是档案管理工作的重中之重，关系到党和国家及人民群众的根本利益。大数据时代，社会环境和网络环境对档案资源安全的威胁日趋严重，为消除潜在风险保障档案资源安全，档案部门要建立起“物防、人防、技防”三位一体的档案安全保密防护体系。
        3.4 强化行政能力，建设为民务实高效的档案行政管理体系
        档案行政管理根据国家各项建设事业的需要，对全国的档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的活动，是国家整个行政工作的重要组成部分。大数据时代的到来，我国又正处在全面深化行政体制改革推进国家治理现代化阶段，为档案行政管理体制机制的变革和完善提供了契机，档案行政管理机构要切实转变行政职能、强化行政执法水平、提高业务指导水平、加强与机构之间的合作，建设好为民务实高效的档案行政管理体系。
        结论
        大数据时代的到来，给档案管理工作带来的影响是不言而喻的，科学应对大数据时代档案管理模式的变化，寻求大数据时代下档案管理的有效路径，需要从拓宽档案资源的收集类别、完善档案资源的建设主体、改变档案资源采集方式和科学整合档案资源来加强档案资源聚集，建立覆盖人民群众的档案资源体系，从加速档案资源开放进程、创新服务理念和拓展档案服务途径来创新服务内容，健全方便人民群众的档案利用服务体系，从物理防护、人防战略、技术防御来实施三位一体的防护手段，建立确保档案安全保密的档案安全体系，从转变行政职能、强化行政执法水平、提高业务指导水平、加强与社会合作来强化档案行政机构的行政能力，建立为民务实高效的档案行政管理体系。
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