1唐伟 2刘立波
1湖南南方通用航空有限公司；2中国航发南方工业有限公司 湖南株洲
摘要：经济的发展推动着社会的进步，也在一定程度上改变了现代社会的生产和生活方式。信息时代的到来不仅提高了现代化社会生产的工作效率，更进一步提升了数据信息传递的精准度。因此，在档案管理中适时引入数字化技术能够有效提升档案管理的整体水平和管理效率，并更好地满足现代社会对于档案管理数据检索准确性的需求。文章基于当前档案管理工作的发展现状分析了将数字化技术应用到档案管理工作的重要性，并针对性提出了具体应用策略，希望可以推动现代化档案管理工作的顺利开展。
关键词：数字化技术；档案管理；现状分析；重要性；优化策略
前言：
在历史车轮滚滚向前的进程中，必不可少的会发生一些重要事件，为了文化的传承和延续需要对其进行记录并妥善保存。在现代社会也是一样，因此档案管理工作便应运而生，并且在现代化社会的发展进步中发挥着不可替代的重要见证作用。改革开放以来我国的社会经济发展态势整体呈现出稳步上升的的趋势，各行各业的发展也日新月异，新时代下对于人才的要求也越来越高，传统的单一化管理模式已经无法满足现代化档案管理的内在发展要求，迫切需要与时俱进进行创新全面改进管理方式。与此同时不可忽视的是数字化技术由于本身存在有一定的局限性，在应用到档案管理工作的过程中应当具体问题具体分析，采用科学合理的策略进行档案管理工作的进一步优化实现档案管理工作水平的全面提升。
一、将数字化技术应用到档案管理工作中的重要性
档案管理工作的主要工作目的是通过记录真实数据对其中有价值的信息进行存档位为企事业单位今后的决策以及长远规划的制定提供数据支持。无论是国家单位或者是企事业单位档案管理工作，对于其今后的发展而言都有着不可替代的重要作用。在档案管理工作中运用数字化技术首先能够提升档案管理的地位，由于个别企事业单位未能意识到档案管理工作的重要性，在日常工作开展中未能达到理想的工作效果。而通过将数字化技术应用到档案管理工作中进一步做好档案的分类和整理工作，提高数据检索的效率，切实提升档案管理在企事业单位中的工作地位。其次，将数字化技术应用到达管理工作中是现代化社会进步发展的内在要求。随着信息时代的到来，传统的纸质档案逐步被电子档案取代。无纸化办公以及计算机技术的普遍应用使得数据信息采集、存取、分类和调取形成完整的有机整体，更好的提高了数据信息的利用效率。最后在档案管理工作中运用数字化技术同时也是提升档案管理工作人员专业素质的重要保障。科技的进步推动着社会的发展，档案管理工作人员也应当与时俱进不断提升自身的专业技能，更好地展开档案管理工作。
二、档案管理工作应用数字化技术的现状分析
（一）对数字化技术的应用缺乏应有的重视度
由于部分地区的管理人员对于档案管理工作缺乏正确认知，在档案管理工作系列活动开展中缺乏有效的师资力量支持影响到整体工作的开展效果。另一方面，由于对数字化技术的应用缺乏应有的重视度，在进行资金预算环节对于档案管理工作的投入资金过少不仅阻碍了数字化技术的应用，同时也打击了档案管理工作人员的工作积极性，导致档案管理工作效率难以得到有效提升。
（二）档案管理人员的专业技能有待提升
随着当前科技的进步和社会的发展，档案管理工作内容及性质也产生了一定变化，传统的档案管理理念及工作方式无法有效适应当前的时代要求。数字化技术的应用，同时对于档案管理工作人员信息技术的操作能力也提出了更高的要求。
传统档案管理工作中不乏年龄较大、资历较深的工作人员，由于其习惯了原有的工作模式且不愿接受先进技术的学习，在很大程度上影响到档案管理工作的工作效率。如果这一问题不加有效解决，必然会影响到档案管理工作的整体进程。
（三）档案管理的信息化水平有待提升
随着当前社会的发展进步，对于档案管理工作也提出了更高的要求。新形势下档案管理整体工作状态而言呈现出信息化水平不高的局面，并没有将信息技术成果运用到档案管理之中未能实现资源共享，在一定程度上阻碍了档案管理的信息化进程。
三、数字化技术在档案管理中的有效应用策略
（一）建立健全数字化技术的系列应用管理制度
对于管理层面而言，大多意识到档案管理信息化建设的重要性，不可忽视的是在实际应用环节存在着应用管理制度滞后甚至不健全的问题。想要将数字化技术有效落实到答案管理工作中，首先应当建立健全数字化技术的系列应用管理制度，具体而言，管理层面应当坚持做好基层工作人员的调研工作，熟知当前信息技术应用中存在的系列问题，针对性的完善原有的制度体系。其次，根据当前档案管理工作现状制定出个性化的绩效考核方案，最大程度激发档案管理工作人员的工作热情。最后还应当落实档案管理责任制并细化到个人，责任制重点应当放在传统档案管理流程与数字化应用的融合方面，进一步将数字化技术落实到档案管理工作细节之中。
（二）加强档案管理人员专业技能的培训与提升工作
档案管理人员的专业技能和责任心直接决定着档案管理工作的整体质量和工作效率，因此管理层必须重视管理人员专业素质的提升工作。通过细化管理内容和管理环节的要点，本着“培训必考核”的原则坚持对参与培训的工作人员开展考核，合格之后方可上岗。并且根据考核结果对工作人员所负责的工作内容和福利待遇进行相应调整，制定出科学合理的奖励机制，便于全面激发工作人员的主观能动性。除了注重提升档案管理人员的专业素质之外，还应当强化档案管理人员对于信息技术熟练应用的能力，关注档案管理人员熟练使用现代办公软件的水平。只有确保一线档案管理人员对于系统和计算机具备熟练操作的能力，才能够将档案管理数字化工作全面落到实处。
（三）提升档案管理工作的信息安全管理水平
还应当注意的是档案管理工作本身具有保密性的特点，在应用数字化技术的同时应当注重提升信息安全管理水平。首先，从技术层面来说应当做好档案内容的备份并通过计算机网络安全技术对外部危险因素的入侵进行有效阻隔，避免数据泄露。另一方面从管理制度而言，结合当前档案管理工作的整体现状进一步细化数字化管理体系，明确各个岗位工作内容和职责，坚决避免人为因素导致的信息安全问题，有效提升信息安全管理的整体水平。
四、结束语
总而言之，在当前信息时代提升档案管理数字化是档案管理发展的必然趋势，将数字化技术融入到档案管理工作中能够有效提升档案管理的工作效率和整体工作水平。具体而言，首先应当建立健全数字化技术应用的系列管理制度，重视档案管理人员专业技能的培训工作，最后注重提升信息安全管理水平，将数字化技术的积极作用最大化。
参考文献：
[1]邵继仁. 数字化技术在档案管理工作中的应用研究[J]. 办公室业务,2021(02):189-190.
[2]白云丽. 数字化技术在档案管理工作中的应用[J]. 科技风,2020(13):123-124.
[3]张静. 数字化技术在现代企业档案管理中的应用[J]. 办公室业务,2021(11):122-123.