徐艳
上海华电闵行能源有限公司 201104
摘要：档案信息化建设是建立在信息网络技术基础上，运用现代技术对档案管理过程中的档案资料进行收集、存档、整理的现代档案管理方法。档案信息化建设已经从过去的实体管理逐步过渡到基于现代信息技术的管理模式，其运行基础仍是以实体档案资料为基础。档案信息管理手段的应用，主要表现为档案资料的数字化、网络化、信息化。
关键词：新形势档案管理；信息化；建设
引言：通过对档案发展过程的考察和研究，可以看出信息化已经成为档案管理的新方向。在各企业中，将信息化作为日常工作的重要组成部分，是促进档案工作科学化、规范化发展的重要组成部分。企业档案信息化建设是一项涉及多学科、多领域的系统工程，但由于缺乏人才支撑等原因，档案信息化建设进展缓慢。在此背景下，必须加强信息化建设，重视信息安全，完善信息开发机制，提高档案信息化建设的效率。
1.档案信息化的定义与基本内容
应用信息技术生成、管理、开发和利用档案，是档案信息化建设的过程。就是运用信息技术提高档案工作的现代化水平，重新思考档案管理的新形势、新原则、新理念，建立网络环境下的档案管理工作，是档案服务的基本框架和基本方法。
归档信息数字化是指运用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描等技术对纸质文件进行组织。档案资料库内有音像和其它传统多媒体文件和电子档案。文件信息数字化原则：规范性原则、安全性原则、有效性原则。文件信息数字化的内容包括两个层面：一是档案目录信息数字化，二是档案全文信息数字化。
企业档案馆网站建设是指企业相关部门在企业内部信息服务网站上建立档案管理网站，为企业提供相关的档案服务，实现档案宣传。档案馆建设是档案信息化建设的重要环节。归档网站功能主要有：服务功能、宣传功能和传播功能。档案馆的主要内容有：档案工作、档案组织、档案资源、档案利用服务等。
数字化档案建设是利用电子网络进行档案信息的远程获取。提出了方便用户在数字化档案环境下开发和利用档案信息资源。数字化档案主要特征：存在方式特征，是组织和利用信息的无形环境；经营模式特征、档案信息接入网络、功能定位特征、接入中心。数字化档案与现有实物档案的关系：现有实物档案的收藏记录是数字化档案建设的基础；数字档案的出现对现有实物档案的馆藏建设提出了新的要求，数字化档案是当前实物档案管理和服务的新机制。二者并非替代关系，而是相互依存、相互促进的关系。
2.推进实施档案信息化建设意义重大
2.1有助于管理电子文档资料
资讯科技的飞速发展，带来了大量的电子文档，社会实践中的应用空间也不断扩大。在我国，电子文件在2015年占我国文件总数的70%。这些电子文档为经济和社会发展做出了重要贡献。体现在他们直接或间接地推动了经济、社会、文化、科技的发展。并将其发展历程和发展历程真实地记录下来，有效继承。现在，电子文档已经渗透到社会的各个方面和各个领域。
2.2推动档案信息资源共享
根据相关资料，目前仅办公自动化领域就有一万二千多种文档，每天使用的格式超过310种。在信息孤岛现象下，对大量数据进行统一格式化将增加成本，转换效率低，转换效果不理想，无形中增加了电子文件持久存储的难度。它还增加了持续阅读的难度。
纸面文件电子化存储的最终目的是为了更好地保存和共享档案资源，为决策和智能分析提供信息支持。在信息化建设过程中，如何协调共享服务与信息孤岛之间的矛盾是一个关键问题。
2.3有助于建立文件归档规则
回顾2005年，我国已有近14000家大型国有企业建立档案信息系统。为推动档案自动化水平的不断提高，档案管理系统必须与企业系统进行数据交换。很多企业系统都有自己的企业级规则和标准，接口和文件系统之间的数据交换不能满足实际的存档要求。
3.信息时代优化企业档案信息化的有效措施
3.1树立企业档案信息化理念
它是企业的重要信息资源，对企业的发展和管理起着不可估量的作用。企业档案信息化建设是推动企业信息化建设的“武器”。所以，企业管理者和档案管理人员首先要充分认识企业档案信息化管理的重要性，树立企业档案信息化理念，从战略高度加强档案管理。在资金、设备、技术等方面加大投入和支持，积极推进信息资源数字化、信息化管理标准化、企业档案信息服务网建设。加强企业档案信息化建设，优化档案信息服务质量。
3.2明确档案信息化规划规则
企业档案信息化管理和建设是一个长期复杂的过程，不可能一蹴而就。要实现企业档案信息化的可持续发展，需要有客观具体的总体规划和详细的实施细则作为指导。对此，企业负责人应配合档案管理者根据部门颁布的《企业档案管理规定》，制定相应的企业档案管理信息化政策和制度，制定和实施《档案信息化实施细则》，包括目标、步骤、措施、要求、发展规划等。为企业的信息化建设注入强大的动力。
3.3建立档案信息化标准规范
规范法规是企业档案信息资源建设与管理的基础和重要条件，是保障企业档案信息资源安全的重要手段。基于此，企业档案管理者应制定统一的企业档案信息化建设标准和规范，建立健全档案信息化工作的规章制度和标准。健全档案监督管理体系，明确工作人员职责，树立个人责任意识，提高档案管理效率。同时，档案工作者也应认识到档案信息化的不足，建立档案信息安全保障体系，包括防火墙、防病毒、电子加密等。在考虑法律、法规和技术的前提下，确保企业档案信息的完整性，防止企业重要信息资源的泄漏。
3.4加强人才队伍建设
高素质的信息化人才是保障档案信息管理与建设的核心和关键。为此，必须培养高素质的信息化档案管理人才，建立一支高素质的信息化人才队伍。首先，档案管理者要树立良好的企业效益观和保密意识，树立终身学习的理念，加强对信息等现代管理技能的学习。档案工作的技术和文化水平符合档案工作要求。二是要着眼长远，不断引进技术人才，推进企业档案信息化建设。逐渐建立起以管理人才为核心，技术人才为核心的信息化人才队伍。如果要加强企业的档案信息管理，就需要定期培训信息管理人员。只有加强企业档案管理人员的专业知识和技能，使档案信息管理者熟悉企业文化背景及企业与市场的关系，才能确保企业档案信息管理的有效性。对企业档案信息管理，首先要加强安全保密管理培训，更新技术手段，提高档案管理者的业务素质。与时俱进地推进企业档案信息管理技术。
总结：
信息化时代的到来，给企业档案管理带来了机遇与挑战。要在新形势下实现企业档案信息化，促进企业发展，就必须思考如何抓住机遇，战胜挑战。所以，企业管理者和档案管理人员都必须充分重视企业档案信息化建设的重要性，充分认识当前档案信息化建设的不足。要树立档案信息化理念，明确档案信息化建设，制定细则，制定统一标准，加强人才队伍建设，有效优化新形势下企业信息化管理与建设，使企业档案更好地为企业发展服务。
参考文献：
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[2]吴妮.企业档案信息化建设的实践与思考[J].新西部，2016，（24）.
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