王灵刚
山东省日照市莒县政府办公室 山东省日照市 276500
摘要：近年来，经济快速发展，社会不断进步，公司内的各种管理任务也发生了重大变化。过去在规划经济中所使用到的档案管理相关体制已经无法满足现代业务体系，除此之外，对于现代企业制度下的生产和运营要求也是很难达到满足。因此，我们急需将传统的档案管理体制进行改革创新，建设能够符合现代企业需求的档案管理体系，这是现代企业发展所不可避免的重要趋势。本文主要对信息时代企业档案管理工作创新进行研究，希望能够为我国现代企业的档案管理做一些力所能及的事情。
关键词：信息时代；企业；档案管理；工作创新
引言
随着各种企业的迅速发展，企业管理工作显得尤为重要，在管理的过程中档案发挥着重要的作用，首先企业的发展经过了漫长的发展过程，能够客观的记录企业的发展历程，其次，在企业运营过程中可能会突发某些重大的事件，可以参考其中的案例来解决当下遇到的困难，最后促进企业的正常发展。但是随着信息技术的广泛应用使得企业档案在一定程度上受到了冲击。因此要改变传统的企业管理模式，针对现在的发展时局制定合理的企业档案管理方案，保证档案信息的真实有效，从而促进企业在市场中能够占据一定的地位，获得更大的效益。
1国有企业进行档案信息化建设的必要性
当前，云计算和大数据在全国范围内不断得到加强，国有企业建立信息化的需求正在增加。档案管理部门在国有企业改革过程中发挥着重要作用，尤其应进行信息化建设，为跟踪企业运作管理活动和长期战略规划提供信息和数据支持。基于此，国有企业应该加强对于信息化技术应用的落实，将信息化技术应用于档案管理中，实现生产力快速提升。在实际应用过程中，信息技术可以使档案管理更加科学合理，举例来说重要性如下。首先，社会的发展趋势为数据技术化发展。大数据技术如今已实现广泛应用，而档案管理本身是大量文件数据，它与这类技术发展匹配，因此需要做到档案管理与大数据技术的整合。在这种趋势下，市场经济朝着开放和互操作的方向发展，国有企业必须在档案管理领域起带头作用。其次，如今国有企业需要进行信息化改革，通过信息化与日常工作的结合实现企业的现代化改革。信息化技术的有效应用是企业工作创新的重要环节，国有企业要想在新时代顺应时代发展潮流，就需要将信息技术与企业档案管理相结合。最后，档案管理效率和效果的提高有利于国有企业文化建设效果的提升。在国有企业的日常管理过程中，不仅仅会有大量的档案文件需要管理，企业的文化同样也在档案管理的范围内，随着档案管理效果的提升，企业文化建设效果也会更加突出。
2信息时代企业档案管理工作创新
2.1创建专门管理档案的信息系统
在企业单位中，档案的管理与一般定义的信息管理是有很大不同的，传统的信息管理系统一般都应用于储存一些基础的工作信息，是不足以满足储存一些重要的、专业的档案信息，因为这些档案信息都需要整理、分类、开发或者长期使用的，那么就需要一个强大的、细致的信息管理系统来进行支撑。如果想要在档案信息管理上充分地体现信息技术的价值，使信息化管理方法可以实际应用于各企业单位上，就要从实际上确保档案整理的效率以及质量，需建立一个档案信息管理系统。企业单位在运用现代化信息技术的时候，要同时注意保留现有档案信息管理技术上的优点，继而研发专业性的信息管理系统，从而可以满足档案管理的需求。要想建立好信息管理系统，就要做到以下三点:一是要注重于在硬件方面的建设，专业化的信息管理系统对于网络以及计算机等设备都有很高的要求，所以，单位要把所用的网络，电脑等计算机设备进行更新升级，储存档案信息的房间要装有监控设备，打好专业化系统创建的基础。二是要注重在软件方面的建设，购买稳定优质的软件，还要做好软件调试、系统维护等多方面工作，设立专业人员专门管理软件的运行与操作。
三是在建立专业性的管理系统的同时，要注重安全方面的考虑，特别是在系统建立完成后，一定要制定一个安全保障措施，建立网络安全防火墙，保证档案信息不被病毒感染，确保档案信息的完整性，与此同时要提前做好系统发生故障后的处理方案，以免档案信息因系统故障造成损失。
2.2保障档案安全
由于信息时代是开放时代，对信息档案管理的安全性要求很高，因此必须高度重视信息安全的建立和建立严格的安全保证体系。第一，提高硬件设施的安全性。换句话说，在管理文件时，要注意硬件设施和外部环境的安全，定期检查周围环境、线路和设备，并进行安全预警，以防止丢失或损坏文件信息。在日常管理中，必须坚持维护与日常检查相结合，定期检查环境，做好维护和监督，调查潜在的安全隐患。第二，完善网络安全保证体系。网络的开放性给人们的实际工作带来了极大的便利，但是一旦网络系统出现漏洞，很可能威胁到信息安全，造成巨大的损失。为了应对这种情况，有必要积极改进防火墙技术，并为内部和外部网络部署提供安全保证。管理员应设置文件访问权限，并开发或购买高级数据库系统软件，以确保数据安全性和资源共享稳定性。
2.3提高档案管理的水平
企业想要推动档案管理信息化建设，必须不断提高档案管理水平，使得企业的档案管理工作能够真正符合时代发展的需求，从设备、技术以及人员等多方面进行改革，这样才能有效打破传统纸质档案管理模式存在的一些弊端。传统的企业档案管理模式对于技术没有太高的要求，需要工作人员根据相关规定采取相应的管理措施对档案进行管理。但是在档案管理信息化背景下，对于各项技术都有较高的要求。必须顺应计算机技术、网络技术以及多种技术发展的趋势，这样才能更好地完成企业档案管理信息化建设。企业在发展过程中需要对人力资源进行科学有效的管理，按照信息化管理的要求构建先进的设备，积极学习先进的技术，对于档案管理部门的工作人员进行重新调整和组织，充分发挥人力资源的积极作用，企业档案管理部门要紧随时代发展的脚步，积极学习国外先进的档案管理技术，结合企业的实际进行更加高效的档案管理信息化建设。
2.4建设信息化档案资源
建设信息化的档案资源是实现档案管理信息化的核心内容，但是信息化的档案资源建设往往是一个非常漫长的过程，要求在档案管理的过程中将传统的纸质档案等转化为电子档案，通过智能化的设备和先进的信息技术来实现对档案的收集、归纳、整理等，全面提升档案管理的整体水平。在档案信息化管理的过程中，要做好档案信息的整合，确保所有的资源信息都能够实现数字化的记录，实现档案信息的统一管理、规划和控制，将传统静态的档案管理转变为动态的信息管理。这就要求档案管理部门要搭建统一的软件平台。另外，还要不断提高档案管理部门的信息化技术水平，不断引进最先进的技术来实现对档案资源的管理。档案管理人员要不断学习，提升自己的信息素养，熟练掌握各种先进的信息技术的使用方法，能够掌握使用计算机来录入数据、建设数据库的技术。
结语
现代信息技术的发展使得企业的档案管理工作受到了一定的冲击，但同时也带来了发展的机遇，从而使企业能够在市场上更加具有竞争力。本文通过对档案管理方面的发展现状进行阐述，其次分析了现代信息技术对于档案的影响，最后根据带来的挑战提出了要强化管理理念，提高工作人员的综合素养以及完善设备三个方面的措施来解决遇到的挑战，从而促进企业档案管理工作的正常运营，能够逐渐适应社会的发展，满足社会的需求。
参考文献
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