徐建斌
国网电子商务有限公司 北京市西城区 100053
摘要：无纸化办公是在办公环境之中，在电脑设备以及通信网络的基础之上实现办公的具体操作，这大大提高了公司办公的效率和有效性。本文主要从四个方面进行分析：第一个方面则主要介绍无纸化办公的相关概念，第二个方面则主要介绍无纸化办公在企业中的发展，第三个方面则主要介绍无纸化办公在企业中的应用，第四个方面则主要介绍无纸化办公在企业应用过程中所存在的优点和问题，并进行详细的分析。
关键词：无纸化办公；发展；应用
一、无纸化办公的相关概念
随着当代社会中，对于环境保护的意识越来越清晰，所以这就要求这个各个企业对其公司的办公模式进行一定的升级更新，才能不断的适应时代的步伐。无纸化办公的概念则是指在办公环境之中，只需要电脑设备和通信网络等就可以实现办公具体内容的一种操作。在当代社会中，我们中的很多人其实都知道无纸化办公这个名词，但是具体落实到各个单位，其实是存在一定争议的。人们问得最多的问题是，实现无纸化办公的方法实际上就是运用计算机及其软件来实现办公操作吗？实际上，一些企业或部门的计算机应用水平有限，他们不愿意用计算机来处理一些工作，他们愿意用纸质形式，感觉比较靠谱。有的人认为无纸化办公会暂时增加纸张消耗，就像拳击一样，拳击前的手应该先缩回，拳击才能更有力。这听起来很合理，但让人感到人们对无纸化的理解非常有限。其实，企业花钱建局域网，进行上网办公不仅仅是为了省纸，同时也是为了更好的提升公司的办公效率。当然，公司通过建立办公自动化系统，也可以可以不断降低办公的费用。所以整体来看，公司建立无纸化办公的出发点应定位于提高办公室的整体管理水平上。虽然办公自动化系统已经融入了知识管理等新的管理理念，但在企业的研究过程中发现仍有许多不尽如人意的地方，影响了无纸化办公的进程。
二、无纸化办公在企业中的发展
无纸化办公的发展大概可以包含以下几个阶段，第一个阶段是针对上世纪80年代中期，在那个时候，第一代无纸化办公系统出现，主要时代标志是电脑和办公软件来作为依托，实现了在办公业务之中的数据完善和日常工作内容书写的电子化模式，从这个时候真正进入了无纸化电子办公时代。到了20世纪90年代中期以后，随着通信网络的逐步发展，无纸化办公又面临了一次新的革命，所以，在这个时期的无纸化办公则主要是指办公过程中电脑设备和通信网络相结合的模式来进行的，实现了第一代无纸化办公到第二代无纸化办公模式的飞跃。到了21世纪，时代发展的速度越来越快，知识经济时代也到来了，社会的发展和企业的成长都离不开知识的积累，那么要想企业能够在市场上立足，作为领导者一定要真实的去掌握公司企业的信息化建设配备。对于知识的重视程度越来越高，也就推动了无纸化办公模式从第二代转向了第三代的系统升级，即进行了数据库的升级。在这样的发展过程中，看似比较顺利，但是其中也有很多的问题存在。例如，办公自动化系统应该渗透许多新的管理理念，如协同办公、知识管理、客户关系管理等。如果只是按照客户的要求去做，没有一套好的管理理念来指导企业的办公管理，就不能称之为好的办公自动化，这对双方都不好。与此同时，由于软件系统开发难度不断增大，对于开发软件的相关企业来说，他们面临很大的推广难度，所以无纸化办公发展的进程中还存在着一定的问题，需要国家政府层面以及企业层面共同解决，来更好的推动其发展。
三、无纸化办公在企业中的应用
（一）有助于建立企业统一信息门户
无纸化办公模式在企业之中之所以得到广泛应用，则是建立在计算机和网络平台基础之上的，通过整合现有公司的业务系统，将公司内部的应用端口进行规范统一，形成统一的信息对接端口，这样公司内部无纸化办公系统就会形成一个相对独立的信息整体，实现公司信息共享的平台。这样有利于公司进行公司内部的统一管理，也方便员工处理公司的各类消息，从而在工作的过程中，减少信息的反映时间。
（二）有助于提高工作效率，降低成本
通过无纸化办公模式的推进，公司内部可以实现快速的信息共享，所以这就大大提高了员工之间的沟通效率，而且保证了工作的顺利进行，提高了工作的整体质量水平。而且无纸化办公系统模式中也会有自动纠错和自动保存的功能，这就有利于工作中的信息内容更加的准确无误。在这个办公过程中，由于无纸化办公系统不需要过多的纸张以及配套设备的使用，在一定程度上可以减少成本的花销，例如:人力费用，路费，通信电话费用，纸张的费用等，同时也能减少一定的浪费。
（三）实现规范化的流程管理
无纸化办公模式可以实现流程管理标准化，监控工作进度，掌握工作状态，明确工作职责，提高管理透明度，提高管理决策能力，快速响应市场变化，支持企业流程再造，不断完善企业流程，构建可持续发展的上升管理体系。在无纸化办公的过程中，知识管理是通过标准化的过程管理形成的。通过优化、多方认可的流程图，明确上下游关系和关键节点，形成共享的知识平台，打破传统管理习惯性业务的弊端。帮助企业管理实现从经验管理到科学管理的平稳过度。
（四）建立知识和数据中心
无纸化办公能够实现公司内部知识和数据的统一和共享。这能够让员工最大限度的利用可利用的知识，帮助其解决工作中的问题和具体内容，这样也可以形成公司内部的信息资源库，为愿意学习的员工提供有效的资源。除此之外，通过互联网平台也可以实现数据资源的有效管理和更新，能够建立公司的数据中心，在工作的过程中，可以通过平台实现无纸化办公的数据采集，数据传递和数据处理等，从而更好的提高工作的效率。
（无）促进企业文化建设
在公司内部建立无纸化办公的系统，能够在一定程度上促进企业文化的建设，因为在这个过程中，公司可以搭建适合无纸化办公的平台，并且员工们通过此平台可以获得更多的鼓励。
这有助于公司文化的养成，每一个员工如果认同公司的文化以及公司领导的规章制度，那么他们从思想上就会与公司站在统一的战线上，并且形成与公司理念相同的价值观，这有助于公司文化的形成，以及公司凝聚力的形成，推动公司在市场环境之中可持续健康的发展。
四、无纸化办公在企业中应用的优点和缺点
无纸化办公模式在企业中得以运用是因为他有很多的优势存在，但与此同时，它也有一定的缺点，那么无纸化办公在企业的应用之中都起到了什么作用呢？
首先，它能提高企业的工作效率。因为在公司的经营过程中，很多工作内容是需要高效率的完成的，所以在这个过程中，效率的提升，信息的共享等通过无纸化办公模式都可以实现。例如：在酒店工作的期间，如果要发送一些会议的要点，定期工作的总结，会议的通知等，都可以通过公司的OA系统进行统一的发布，这样就避免了去发送纸质文件等耗时耗力的去进行传递，同时，工作效率也有大大的提升。在当代社会，经济发展非常迅速，公司要想在市场上立足，那么就必须提高自己的企业工作效率和工作的业绩。前文提到过，当代的无纸化办公是以网络为基础条件的，很多办公信息的传递在互联网背景下变得非常的快捷和便利。与此同时，也大大减少了员工的工作内容和负担。在传统的办公室工作中，很多文件和证件等都需要通过打印机打印出来，在发送给各个部门甚至各个客户，在这样的过程中，不仅耗费了时间，人力和物力，同时由于打印的效率非常低，所以造成了很多的不便。尤其有的时候设备出现故障的时候，会大大耽误工作的进度。但是使用互联网进行无纸化办公之后，这些不必要的耽误就会被减少，有的时候通过网络和电脑只要轻轻一按按键，消息就会立刻传送到想要告诉的人的电脑系统中了。
其次就是响应了政府的号召，对社会的环保事业做出一定的贡献。我们都知道无纸化办公过程中不仅可以提升工作的效率，让工作变得非常的简便，而且也大大减少了纸张的使用。绿色环保一直是近年来我国提倡的主题，各个行业和各部门都在积极配合政府共同保护我们的生态环境，从国家层面来看，每年减少大量砍伐树木的数量，可以更有效地提高森林保护率。此外，它还大大减少了其他办公开支，如印刷、笔墨、订书钉、弯针和别针等。在使用互联网平台进行无纸化办公的时候，也能降低公司的成本花销。无纸化办公模式的使用，无形之中，使得公司部门大大减少了传统办公模式中的一些花销，减少了办公的经费。虽然是一个电子文件，但是却为公司乃至整个社会节约了大量的资源，减少了很多的成本花销，例如在互联网平台上进行无纸化办公，减少了纸张的使用，减少了印刷的相关配件的使用，减少了印刷设备的花销。与此同时，也减少了传统办公模式中，用于去配送这些纸质材料的人员花销，路费，通讯费等。所以我们可以看出，无纸化办公不仅提升了公司的办公效率，还大大减少了办公的经费。据此，有人对无纸化办公提出了相当乐观的预测。相信几年后，纸张将彻底“一扫而光”，取而代之的是一种经济高效的新型数字网络办公模式。有人大胆算了一笔账，声称这场史无前例的办公革命将每年从电锯上挽救大量用于造纸的树木，从而为全球植被保护做出巨大贡献。
当然，每件事都有它的优点和缺点。无纸化办公在具体的应用过程中不可避免地会有一定的缺点：首先就是由于计算机技术的发展，很多存储软件以及介质很快就会被更新淘汰掉，而且可能无法及时得到新的版本，所以会导致文件无法阅读或者失效的情形出现。其次由于电子网路平台系统的安全性存在一定的隐患，所以很多人也是非常担忧的。例如通过优盘进行信息的传递，但是一旦遭遇病毒或者失窃，那么很有可能造成文件的丢失，如果是加密文件的话，那么可能造成的损失会更大。例如：在无纸化运作过程中，别有用心的人只需一封电子邮件或一个小U盘，就可以泄露酒店的商业或人事秘密；甚至有的酒店还存在个别经理离职时将办公电脑中的文件全部删除的情况，造成客户信息和管理信息的丢失。然后就是无纸化办公不能真正取代纸质办公，因为很多文件需要手写签字或者加盖政府公章才可以生效，所以这个时候就必须要将文件真正打印出来，然后证明其有效性和真实性。
因此，在无纸化办公过程中，无论是资料的存储介质和计算机系统的更新换代，还是电子文档的保密性，始终是让用户们保持一种敏感的态度。为更好地运用无纸化办公提高办公效率，又尽可能消除无纸化办公的弊端，在推广无纸化办公时应走出以下误区：第一点就是不完全取消纸质办公的使用，因为从前面的分析我们可以看出，无纸化办公确实可以提高公司的工作效率，还可以节约自然资源。但是它并不能完全取代纸质办公，或者说无纸化办公完全取代纸质办公还为时过早。第二点就是在推行无纸化办公的同时，并不完全等同于不注重纸质办公模式。因为我们知道，在无纸化的办公过程之中，我们一定要重视对于文档的管理，例如：电子文件的格式一定要统一，这样才可以便于公司的统一管理。就像前文提到的，酒店的文件，其实可以参照国家公文格式GB/t9702-1999标准，来制定统一的电子文件格式，包括电子印章和签到时限等，以体现公文的严肃性，树立酒店在国内外的良好形象，达到统一管理公文格式及档案管理标准。而且，在无纸化办公的过程中，应重视电子文件的安全性，加强档案管理。如规范“办公电脑定期备份制度”、“涉密电子文件加密制度”、“客户数据分级存取制度”、“电子文件目录定期上报制度”等，同时将办公电子文件纳入工作交接范围，消除档案的泄露或丢失。最后就是在无纸化办公的过程中依旧要重视人际关系的交际。因为现代社会中，很多交流都是通过互联网平台进行的，这是有效的提高了沟通的效率和有效性，但是在日常交际中，仍然不要忽略真正的沟通，因为通过面对面的沟通才可以真正感受到对方的态度，性格，反映等内容。因此，在无纸化办公的过程中，更要注重人际氛围的营造，比如通过办公自动化系统建立电子论坛，搭建内部人员沟通交流的平台，让电脑无法分隔人与人之间的距离。
无纸化办公给我们现代的办公环境带来了一个非常便捷高效率的氛围。虽然我们前面分析了它既有优势又有一定的问题存在，但是随着社会和科技的不断发展和进步，我相信无纸化办公成熟的时代会越来越近。
结论：
通过全文的分析我们可以看出，无纸化办公在企业的发展和应用过程中是有很多的优势存在的，例如大大减少了公司的营运成本，大大提高了公司的工作效率等，但是在无纸化办公过程中仍然存在着一定的问题，例如网络的安全问题，文件的标准问题等。所以在无纸化办公发展的过程中，一定要正确看待其利与弊，才能更好的推动其在企业中的良好发展和应用。
参考文献：
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