吴美玲 江苏省张家港市第二职业高级中学
摘 要：学校学籍档案是学校档案管理涉及学生部分的最重要的档案资料，是学生校园学习、实践、成长、生活多方面情况的最完整的记录和最全面的反映。具有重要的价值和意义。本文讨论了学籍档案的重要性以及现状，结合实际情况，针对当前学籍档案管理方式方法所存在的历史问题和现实问题，提出学籍档案管理数字化工作的一些观点、途径以及相应做法，希望能够对学籍档案资源保存、开发、利用以及发展完善有所裨益。
关键词：学籍档案；重要性；现状与问题；数字化建设、管理与利用
1、学籍档案的内容以及重要意义
学籍档案是学校档案管理涉及学生部分的最重要的档案资料，几乎涉及到学生入学就读期间的各个方面：入学、转学、休学、毕业等学籍变动和学历状况；平时、期中、期末、学期、学年等学习成绩档案；学生就读期间的各种奖惩情况；教师以及相关职能部门对学生表现的认定评价……；是学生校园学习、实践、成长、生活多方面情况的最全面记录和反映。它源于学生的校园生活实践，与学生当前和未来生活高度相关。它来源于学生的校园生活实践的实际情况，与学生当前和未来生活高度相关，具有重要的价值和意义。
当前，我校学生的学籍档案主要包括以下内容：新生入学登记表；学生学籍记录表；学生在籍注册表；各年级学生花名册；学生学习成绩表（包括各学期的平时成绩、期中成绩、期末成绩、评定成绩）；学生学籍变动情况登记表（包括入学、转学、转专业、休学、复学、留级、复读、退学、出国等）；学生取得的各类奖惩情况文件及登记表（包括各级三好学生、各类奖学金获得者、优秀班团以及学生会干部、各类比赛成绩以及获奖情况、各种校纪校规的处分处置文件等等）；各类学籍管理条例修订的各类相关文件；学生的实训考核、实习安置、实习总结、毕业论文、毕业证书、学位申报审批表、学位证书及结业肄业证书；毕业生登记表、档案转递单、毕业证书印刷编号、存根及毕业、结业肄业情况登记表等。
学籍档案作为学生校园学习生活的最重要档案资料，是体现学校教育教学过程和结果的最重要信息资源之一，体现着学校教育教学的各管理部门、职能部门对教育教学诸多环节——各专业、各学科、各年级班级、各部门（德育、教务、实训、就业等）的规划、安排、协调、控制和调整，更是学生入学就读期间德智体美劳等身心各个方面的学习、实践、成长、进步的过程和结果的全面完整反映。所以它是学校档案资料最重要的部分之一，对于学校档案管理工作有着至关重要的作用。
而且近年间，学籍档案的涉及内容更加丰富完备，使用范围持续扩大，采信应用的部门和机构更加广泛，使用的频率和次数逐年增加，它过去、当前以及未来都是反映学生个人情况的最重要凭证之一。无论是对于学生个人自身，还是对于学校以及各调用组织机构，价值都是非同寻常的，意义重大。
2、学籍档案管理存在的问题
2.1数字化程度低
上世纪90年代起，计算机技术、互联网技术、图文扫描识别技术、办公自动化技术等等已经兴起并得到蓬勃发展。进入新世纪，移动互联网技术、大数据技术、智能应用等等新技术发展迅猛。但是整体而言，全社会的档案管理包括学校的档案管理虽然有明显的进步，有许多电脑化、办公化的实践应用，但是相对新技术的迅猛发展而言，档案管理工作的数字化、自动化、互联网化都是相对滞后的。（当然，原因是多方面的，比如受历史遗留问题影响，受经费问题的制约，再比如档案工作要与国家的整体经济发展、社会整体进步保持一致，无法超前于经济社会的整体发展水平等因素。）
目前，学校学籍档案资料生成、管理确实已经采用了计算机、办公软件、打印扫描机器等新技术新工具的帮助，一定程度实现部分的电脑化和数据化。
但是学校目前保存和使用的学籍档案资料，载体主要还是纸质。纸质资料相对于数字化资料，劣势明显：纸张和油墨的消耗多，装订难且要求高，存储空间要持续扩充，保存维护难，使用方面有很多限制等等。虽然信息系统技术针对文档一体化管理应用已相当成熟，但是许许多多归档后的纸质文件并不能全部做到数字化。
而且受时代所限，学校漫长的历史所留存的学籍档案，所有原始资料除了几乎都是纸质的之外，很多纸质的资料当年采用的是形形色色的手写字。它们随时间流逝，纸张、印墨等等出现发黄模糊，脆而薄，易坏难保存，而使用时人为辨识非常困难，容易出错。
另外，以往学籍档案是散页为主，多用线装订的，各种材料用纸不规范，标准不统一，装订方式各式各样，零散、杂乱乃至各种缺损，对整理、保存、翻阅、使用都很不利。各种存在的问题，非常不利于学籍档案资料的数字化整理工作。
2.2学籍档案管理制度不健全。
从学籍档案内容的规范到格式的规范，从编辑、保存、打印、装订，从检查、归档、备份、加密、上传、联网到查阅、调用，需要建立相对健全的制度，建立规范统一的标准。
制度不健全，标准不统一，造成的是工作的随意性，每一个环节都各式各样，每个部门、每个学校都千人千面，除了增加巨大的工作量之外，更容易导致学籍档案资料的管理无序，保存失当，使用低效，形成档案数字化的实质障碍。
不健全的制度，不规范的标准，低质量的档案资料，必然导致保存管理和查阅使用的低效率和低质量。
2.3学籍档案管理人员配备不齐全，专业不对口。
目前，学籍档案管理人员多为兼职，或为教学一线教师兼顾，或者学校相应职能部门人员兼顾。大多数档案管理人员不是档案对口专业出身，他们对档案工作的很多方面不了解、不熟悉乃至不太重视，而对于更具体的学籍档案特点、规律和价值认识不清、理解不透。很多都是身兼数职，忙完教育教学工作之外才能够抽空完成档案管理的诸多工作。基本都是边干边摸索，常常是没有头绪、不得要领，做到哪里是哪里，做到什么程度是什么程度。缺乏足够的学习训练，缺乏专业的指导和帮助，仅依赖实践的摸索和反思渐渐进步，确实是事倍功半，再加上很多时候人员的配备不够，人手少而事情繁多，所以效率低，成效差，长期以往，导致积极性和主动性的明显缺失，完成常规工作已属不易，那里谈得上有所创新呢?最终深刻影响了学校内部使用进行教育教学管理研究以及外部相关组织机构查阅使用学籍档案的效率和效果。
2.4档案资料的存放条件限制和管理工作的软硬件设备相对落后。
档案的重要价值和意义，档案保存管理使用的长期性，决定了档案室的空间和环境条件要求高，空间的要求持续增加，环境要防潮、防火、防盗、防尘，保持通风、干燥、洁净。目前看，长期的高要求碰上各个学校的条件限制，再加上当前各个学校以纸质为主要载体的档案资料现状，要长期高质量高标准的做好档案管理工作相当不容易，需要各个学校长期的相当大额度的资金投入。
而数字化显然提供了更少空间、更低损耗、更高效率、更高质量的管理方式方案，只是它对于电脑设备、扫描设备、联网系统、软件系统的要求高，而且存在更新、备份、换代的长期需求，需要的资金和技术支持相当高。但是目前多数学校的软硬件设备仍然比较落后。
2.5档案使用的高频、低效、易损耗和被动状态。
学籍档案整理、归档、保存、维护，最终目的是使用。而且当前学校档案资料是被学校内部和外部相关组织机构使用最频繁的档案资料。学籍档案的利用处于被动服务状态，还停留于你要用我提供的状态，之间涉及各种电话往来、人员往来，各种手工各类登记、查找、翻阅及复印以及归还，费时费事，费工费力，既影响纸质档案的寿命，而且效率低下，服务质量差。
所以既要选用合适的方法保护纸质学籍档案，还要数字化学籍档案，更要创新利用方式，考虑更电脑化、联网化、智能化的服务利用方式，更主动高效为学校和社会服务。
3、学籍档案数字化建设与管理
3.1数字化档案资源库建设
21世纪，整个社会走向电脑化、数据化、智能化、互联网时代，信息的生成、编辑、传播、获取以及共享的形式相比较以往的纸质媒体、电话、录音录像、传真等技术时代都已经发生了巨大的变化。信息资料的巨量增长膨胀，对档案资料的建设和管理形成新的挑战，提出了与以往完全不同的要求。
要与时俱进，与时代变化相适应，必然要求加强对档案信息资源库的数字化建设和管理，尽可能的建设高质量的数字化档案资料库，全方位优化信息生成、编辑、归档、加密、保存、备份、传输、分享的全流程，高效率、高质量的提升信息资源平台管理服务水平。
建设并完善学籍档案库数字化建设是一项繁杂而且繁重的任务：要对原有的学籍档案依次进行标准化、规范化和数字化处理，要采用先进的计算机扫描仪等设备和先进高效统一的软件系统，要构建内外既能够联通共享而且能够保密安全的局域网和互联网两种平台。
还要对所有数据进行数字化地、原始化的保存、备份、加密，设置防火墙、安全网，设定分享共享的各级权限和追踪体系，防备各种风险的前提之下做到高效充分的利用。
另外，要紧跟时代的变化和需求的变化，跟随信息技术的日新月异的进步，还需要定期和不定期的对数字化的学籍档案资料进行持续的升级改造，以适应时代的需要。
3.2健全学籍档案数字化管理制度，促进建立统一、规范、便于管理共享的档案系统和平台。
对学籍档案，从内容的规范开始到格式的规范，从编辑、保存、到打印、装订，从检查、归档、备份、加密、上传、联网到查阅、调用，紧紧扣住档案管理工作的本质要求和学籍档案管理的具体要求，深刻理解数字化时代档案管理工作的新标准和新要求，全方位总结以往档案管理工作经验教训，广泛征求意见，尽可能出台相对统一、规范、完备的学籍档案数字化建设管理使用各项相关制度，促进学籍档案数字化建设、管理和使用。
3.3档案人员选配要专业化、专职化，并要积极开展档案人员的数字化建设管理培训。
要改变学籍档案管理人员的兼职现象，条件许可的尽可能选配专业出身的充足人才做专职的档案管理人员，条件尚不具备的，要考虑：1）设置专职的人员管理档案包括学籍档案；2）人手不够的要适当增加人手；3）非专业出身的要多渠道多途径开展档案管理的一般培训和专项培训，特别是数字化建设管理的培训。
3.4增加投入，改善档案室的环境状况，更新档案室的软硬件设备，为学籍档案数字化建设与管理提供物质保障。
根据各校具体情况，尽可能地改善档案室的空间格局和环境状况，保证足够的空间大小，创设防潮、防火、防盗、防尘和通风、干燥、洁净的档案室环境。同时，购置适当的电脑设备、扫描设备、联网系统、软件系统，更新学校的软硬件设备，为学籍档案数字化建设与管理提供物质保障。
3.5研究探索数字化学籍档案的普遍化、个性化、多样化利用方式
健全制度规范，改善环境更新设备，增加专业专职人员，以求尽力建设并完善数字化的学籍档案库。数字化的学籍档案库建成之后，要根据学校内部各部门和外部各组织机构的已知的或者潜在的需求，多方面的研究探索数字化学籍档案的低成本、高效率、多样化的利用途径和方式，尽力满足学籍档案普遍化服务、个性化需求，改变传统的等客上门、被动服务的管理理念，开发个性化服务、可视化服务、便捷化、多样化的档案信息服务，实现主动式的管理服务，高效地利用档案资源，充分而广泛地满足各学生、家长、群众以及各种部门机构的档案服务需求。
4、当前开展学籍档案数字化工作的几个关键点：
4.1更新观念，统一思想，上下一致，全力推动学籍档案数字化的建设。
数字化的档案库相比较以往纸质化的档案资料，虽然它对于电脑设备、扫描设备、联网系统、软件系统以及人员素质的要求高，而且存在更新、备份、换代的长期需求，需要一定的资金和技术支持。但是它的优势非常明显：更少空间、更低损耗、更高效率、更高质量，从社会整体看，是成本更低、水平更高、服务更好、投入产出比更高的建设管理使用方案。
但是受各种条件的限制和传统观念的影响，目前多数学校的学籍档案管理距离完全数字化的标准尚远，所以首先需要更新观念，统一思想，上下一致，高度重视档案数字化的建设，各层各级都尽力推动学籍档案数字化的建设。
4.2尽快建立健全学籍档案文件数字化建设的制度和统一的规范标准细则。
学籍材料内容多，涵盖了学生的个人基本情况、家庭情况、学籍异动情况、学年各科成绩、奖惩情况等等，范围较广；时间长，起止时间为学生入学至毕业，多达数年；来源比较分散，是各个部门各个方面的材料汇总而成。
所以，首先必须建立制度明确学籍档案文件的数字化建设目标，促进各部门从一开始便有意识的创建数字化档案资料；并且对各相关内容，确定范围，规范内容，统一格式，建立标准，以避免零散、杂乱，无法共享、归档的问题，防止遗漏和重复收集，从源头起促进信息资源的有效整合。
4.3历史学籍档案的数字化扫描工作。
学籍的历史档案数字化扫描工作是目前学校学籍档案管理的一个关键工作，是不得不做而且必须尽快完成的繁重工作。把堆积如山、陈旧过时、翻检费事但同时非常宝贵重要的历史学籍档案数字化，是更好、更长久地保存、管理和使用历史档案资料的必备手段。所以，改善环境，更新设备，增加专业专职人员，以求尽快完成学籍的历史档案数字化工作。
4.4学籍档案数字化成果的安全问题：备份与加密
档案资料最核心的要求是真实性与安全性。但是档案资料包括学籍档案，内容繁多，持续时间长，涉及部门太多，数字化之后还需要长期维护更新，联网共享还必须面对网络安全问题，一着不慎都有可能出现信息丢失、信息更改等等情况，因此，为保障学籍档案的安全，数字化工作完成后要建立完善的安全机制。
首先，已有的原始纸质档案当然要妥善保管。次之，数字化档案资料要有双重备份：学校内部或上一级档案管理部门分别备份，而且对于备份一样要妥善保管，定期维护。再者，数字化档案资料要把脱机单独管理和联网分享管理要同时并行但分开实施；第四, 联网分享管理使用要设置适当的管理使用权限与级别，设置加密系统和追踪系统，设置安全网、防火墙，要保护好系统和资料的双重安全稳固。
4.5建设是为了利用：要充分利用数字化的档案资料的成果，为学校、群众以及相关机构提供满意的服务。
数字化的档案资料以及联网共享的平台管理方式，是服务于群众和相关机构的，它将会允许任何相关人通过网络平台内的任一终端查阅到自己的或者获得授权的需要信息。建立学生数据库，学籍档案数字化，可以使得许多的利用者不需要亲自、直接到档案馆，不再受时间、空间的限制，即时、快速、便捷地查阅到自己需要的档案信息。
学籍档案建设、管理、使用方式的改变，还能使得档案工作者从费时费力的手工操作模式里获得解放，借助新设备、新技术、新平台，提高学籍档案管理工作的效率，提供学籍档案资料的服务水平。
更重要的是，作为数据信心资料的存在，对数字化的学籍信息进行有目的、有针对性地检索翻阅以及整理研究，统计分析学籍档案的有关学生各个方面的相关信息，有助于总结学生学习成长规律，有利于制定更为科学有效的乃至更加个性化的教育教学方案，有利于考察学校教育教学各方面的状况，为教育工作的决策和调整提供数据依据，进而提高整个学校乃至整个社会的教育水平、办学水平。
总之，建设好是为了使用好，管理好是为了服务好，所以努力研究、探索开发数字化学籍档案的使用方式，充分发挥它低成本、高效率、高质量的优势，满足学生、家长、群众以及各种部门机构的档案服务需求，为学校的发展和社会的进步做出出贡献才是我们建设管理的目的。
5、结语
对于学校档案工作而言，学籍档案都是最重要的档案资料；对于时代而言，数字化、信息化、联网共享是时代的特征、要求和趋势；对于学生、学校、相关的组织机构而言，更快速、更便捷、更高效、更低成本的获取想要的档案数据资料是他们确定无疑的需求。
从以上三个方面而言，建设好、管理好、利用好学籍档案的数字化资源和平台，是做好档案工作的必然要求，是时代的必然趋势，是社会各个方面的确定的需求，但是，建设好、管理好、利用好学籍档案的数字化资源和平台同时是一项长期而艰巨的工作和任务，所以，需要我们档案管理人员，需要学校各部门，需要各级档案管理部门，需要全社会共同一致的高度重视，齐心协力，共同努力，才能够与时俱进，高效率、高质量建设好、管理好、利用好学籍档案的数字化资源和平台，为全体师生、各种组织机构以及社会民众提供优质和满意的服务。
参考文献：
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