摘要:不动产档案管理工作效率与人们的生活密切相关,关系到不动产权益的维护与保障,因此需要对数字化档案管理利用发展平台建设进行分析与研究。本文主要探讨不动产档案数字化建设的必要性。通过对不动产档案数字化建设必要性的探究,意图促进相关管理工作的进步与实际工作效率的提升。
关键词:自然资源;档案;管理
1.不动产档案管理与利用现状
1.1传统实物管理方式为主
整个过程中,需要通过序号,在档案室翻找,才能找到不动产档案,十分耗时、耗力并且工作效率低下。尤其是近些年来,社会经济的发展,使得不动产测绘成果管理工作量也随增多,相应的不动产档案也随之增多,并且档案格式保存方式多种,并且较为分散,一旦沿用传统档案管理模式,将难以满足海量档案查阅与管理实际需求。
1.2不动产档案易损坏、丢失
在数字化时代,不动产档案的保存方式,主要沿用传统的纸质方式保存,无论是档案信息,还是图件信息,都是以纸质方式保存。随着时间的推移,纸质由于自身特点,会出现破损等问题,造成大量的不动产档案模糊不清,或者是缺页少字,更为严重的是会出现遗失等问题,从而直接给不动产档案管理工作的开展带来了更大的挑战。
1.3不动产档案利用效率低
在数字化技术发展与广泛应用的情况下,不动产档案势必会以多种方式保存,电子信息将是重点保存内容之一,但是相关人员忽视了电子档案的收集与归档,将会造成大量档案信息的遗失,进而不利于土地利用规划,无法保证国土资源的合理利用。另外,传统管理方式效率低下,远远满足不了当下实际需求,具体表现在档案材料检索难、档案分类耗时长等,直接造成不动产档案利用效率低下。在数字化时代,不动产档案的保管、利用与现代发展建设提出的要求不相适应,档案数量与种类日渐增多,然而管理方式依旧是采取人工管理方式,一旦查阅相关档案时,需要耗费一定的时间、人力等。
2.不动产档案数字化建设的必要性分析
基于上述分析,当前不动产档案存在众多问题,严重影响到不动产档案既有作用与价值的发挥。因此有必要注重不动产档案数字化的建设,并高度认识到其重要性。接下来,本文对电子档案建设的必要性加以简要论述。
2.1不动产档案现代化发展需求
上文提及到随着社会的建设发展,不动产档案数量与种类等随之增多。然而现代化建设需要高效利用不动产档案。不动产档案数字化的建设,有效满足了这一需求。具体言之,不动产档案数字化,依托于计算机系统,开发不动产档案数字化管理系统,之后对系统的访问设置不同的权限,在互联网与计算机的支持下,不同部门可以在获取权限的基础上,随意进行查阅。这样一来,有效提高了不动产档案管理与利用效率,同时保证了不动产档案的安全。同时,不动产档案借助数字化技术,开展了电子文件的采集、归档等工作,具有简便特点。除此之外,不动产档案数字化一旦在有所变化时,可以在文件上进行增、删以及改等操作,并不会留下任何痕迹,保证了档案页面的整洁。
2.2不动产档案内容与媒介可分离
传统不动产档案的保存,需要必要的媒介,主要以纸质这一媒介为主,具有易破损、不能多人共享等缺点,一定程度上影响到了档案的高效利用,同时在长期的使用过程中,极易出现老化等,将会造成字迹模糊,也有可能遗失。不动产档案数字化主要是以数字化形式存在,包含的不动产测绘成果信息可与媒介分离,主要以纸质文件以及电子文件两种形式保存,在日常使用时,主要是查阅电子档案,可以保护好不动产档案原件,进而避免了档案的损坏以及遗失等问题。
2.3存储空间小,表现形式多样
不动产档案数字化的保存,对场地面积与空间大小没有较大的要求,主要是通过光盘刻录、硬盘存储等方式,可以将大量的不动产档案数字化保存下来。同时,不动产测绘成果的电子档案存在形态,更为丰富,文字、图像以及影像等,均可以单独或者是混合搭在一起保存在电子档案当中,这样一来,不动产档案信息将会更加完善,进而在国土资源管理中,能够提供更加丰富的不动产档案数字化信息,由此促进国土资源管理水平的提升。
此外,全面分析土地登记薄弱的问题,组织有针对性及有目的性的宣传活动,利用音频媒体、纸媒及网络媒体等传播媒介帮助人民群众形成土地登记意识,并且充分发挥传播媒介的引导作用,从根源上认识到登记土地的重要性及必要性,促使人民群众广泛参与不动产档案管理工作,进一步调动人民群众参与档案管理工作的积极性及主动性。
3.结语
总而言之,数字化技术及其相关技术的快速发展,并在社会中得到了广泛的应用,不动产档案数字化也随之流行起来,作为不动产档案管理的一种创新性管理方式,在国土资源规划利用中发挥出了重大作用。本文在阐述不动产档案管理与利用现状的基础上,就不动产档案数字化建设的必要性进行了详细介绍,旨在促进不动产档案管理水平的提升。
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