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提高自然资源档案管理效率的几点建议

发表时间：2021/9/10 来源：《时代建筑》2021年8期4月下作者：薛淑艳

[导读] 自然资源档案不仅包含了不动产登记、耕地保护、国土空间规划等相关内容，也能够给林地保护、土地开发、复垦、整理和生态文明建设等提供资料支持，除此之外还可以为违法占地行为、土地权属纠纷的处理提供有效依据，可以说自然资源管理工作的好坏将直接影响到多个领域的工作开展。随着相关工作（不动产登记、房地一体、国土三调等）的持续开展，不仅增加了自然资源信息的数量，还提高了管理自然档案资料的工作压力。

鹤岗市不动产登记中心薛淑艳黑龙江鹤岗 154101

摘要：自然资源档案不仅包含了不动产登记、耕地保护、国土空间规划等相关内容，也能够给林地保护、土地开发、复垦、整理和生态文明建设等提供资料支持，除此之外还可以为违法占地行为、土地权属纠纷的处理提供有效依据，可以说自然资源管理工作的好坏将直接影响到多个领域的工作开展。随着相关工作（不动产登记、房地一体、国土三调等）的持续开展，不仅增加了自然资源信息的数量，还提高了管理自然档案资料的工作压力。新时期，面对日益多样化的自然资源档案需求，传统档案管理模式已经严重滞后，因而现阶段迫切需要加快推进自然资源档案管理效率的提高。
关键词：自然资源；档案管理；管理效率；提高策略
        引言
        新经济常态下，国土资源日益增长，传统档案管理模式已经无法迎合新时期档案管理所需。《国土资源业务档案管理办法》第十六条中明确提出，国土资源管理部门必须要在推进档案管理工作不断规范的前提下，进一步强化档案管理信息化建设，促进管理效率的提升。面对这一要求，现代化、效率化、系统化的档案管理模式备受关注，提高自然资源档案管理效率不仅能够为开发、整理与规划土地资源提供可靠依据，而且在土地权属纠纷、违法占地行为认定与处理中发挥着不可替代的作用。
        1自然资源档案管理现状分析
        1.1管理方法落后
        大数据时代为社会各项工作提出了新的发展方向和思路，但是目前而言，部分单位在进行自然资源档案管理时缺乏大数据思维，仍然使用传统管理方法实施档案管理。但是随着自然资源范围的扩大和内容的愈发丰富，传统人工管理方法已经无法满足现代化社会需求。利用现代大数据技术及相关信息技术进行档案信息管理成为自然资源部门必须发展的方向。落后的管理方法将无法处理海量自然资源相关信息，不仅极大增加了人员工作量，且错误率较高，在后期档案查阅时也耗时耗力，极大减少了档案资源使用频率，进而造成资源浪费。
        1.2管理制度不完善
        由于管理制度不完善，自然资源档案管理工作漏洞百出，主要表现为：其一，在移交、借阅、保密等方面，因规定不够严格，重要信息泄密、资料丢失的情况较多；其二，不规范整理档案、卷宗目录宗地号登记错误、不按顺序胡乱混合各载体档案材料，查找档案资料费时费力。
        1.3信息化程度不高
        我国科技发展有了重大突破，信息技术在人们的生产生活中应用范围愈发广泛，但是仍存在部分自然资源档案管理部门不能将现代信息技术充分融入至档案管理工作过程中。部分档案管理部门缺少专门档案管理软件及平台，阻碍档案管理信息化发展进程，不仅人员工作量极大，且错误发生率极高，易造成纸质材料的丢失、破损。
        2自然资源档案的特点
        2.1长期性
        实施科学有效的自然资源档案管理并非易事，这是一项兼具系统性和专业性的庞大工程，工作人员在实施档案的整理和管理时需耗费大量财力、物力及时间，甚至存在部分档案需花费多年时间实施管理的现象，这就决定了自然资源档案管理具有长期性特点，档案编制需要耗费大量时间[2]。以土地资源管理中的农村地区管理为例，因农村土地资源分配与农民利益息息相关，因此，在农村地区土地资源处理中，相关工作人员不仅需要严格核查相关资料信息，还需要切实展开测量工作，以科学的方法和手段实施计算和测量，确保工作万无一失。这样一来，农村地区土地管理所需时间长、所耗精力大，工作人员的工作压力也不断加大。
        2.2时效性
        自然资源管理还包括对于土地资源、海域资源利用时所产生纠纷的解决，若想科学处理矿产纷争、海域纠纷、土地纷争，就必须对资源所涉及的档案信息进行搜索，以此作为处理纠纷的有效证明。拿土地资源中的农村地区自占耕地来说，只要有系统国土资源档案作为支撑，相关工作人员就可以研究和分析自占耕地的实际状况，进而提升对于耕地资源的保护性。自然资源档案管理在多数情况下都具备时效性特点，因此，工作人员需要对自然资源进行系统整理，确保资源信息的实时性和有效性，只有这样才能够充分发挥自然资源档案在解决土地海域纠纷、保护自然资源等方面的积极意义，确保自然资源档案有效性的发挥。

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        3提高自然资源档案管理效率策略
        3.1完善管理制度
        结合《国土资源业务文件材料归档范围和档案保管期限表》《中央办公厅、国务院办公厅关于印发<电子文件管理暂行办法>的通知》（厅字〔2009〕39号）和《电子文件归档和管理规范》（GB/T18894）等文件，不断完善《档案文件归档制度》《档案保密制度》《档案利用制度》《档案统计制度》《档案库房管理制度》，以制度保障管理的顺利实现，确保档案管理工作所有环节都有章可循，有据可依。与此同时，相关部门也要做到与时俱进，不断创新管理理念、方法、手段和模式，特别是当电子文件问世后，更应严格遵循国家相关标准与要求，把行业标准落到实处，尽最大努力完善与自然资源相适合的归档制度。档案管理工作需尽可能做到专人专岗，参照规章制度展开有效管理。首先需加强管理，保证制度管理是针对每个人的，没有区别对待，单位领导与普通员工均要严格遵循。其次，从细微处着手，保证能够有效执行各项制度，把管理落实到思想上、工作上以及作风上，同时加强目标管理，把更多的时间与精力投入到长效管理机制的建立上。
        3.2搭建档案数字化资源管理平台
        根据新组建自然资源机构职能的调整，加快统筹推进自然资源档案数字化资源共建共享工作。首先，在政策法规方面，根据《数字档案馆建设指南》，把“加快数字档案馆建设步伐”列入“十四五自然资源档案规划与建设”方案。其次，信息化建设方面，将自然资源部门内部的自然资源监督执法、行政审批、土地利用管理、国土空间用途管制、耕地保护、矿产资源管理、地质勘查储量、测绘管理、规划等业务股室职能履行过程中产生的档案，分门别类地录入“自然资源档案管理系统”，并将其与自然资源档案管理政务网、自然资源档案管理信息网和自然资源档案管理办公网相连，建立三网和档案基础数据库。一方面，接收和整理后期各股室业务活动中产生的数字化档案，丰富档案室内自然资源业务档案数据库；另一方面，严格执行包括软件标准和存储格式元数据标准在内的自然资源档案数字化建设与管理标准，注重自然资源档案数据库建设的兼容性和一致性。明确自然资源内设机构档案数字化共建共享权利、义务。此外，应利用局域网、互联网技术，在一定范围内公布本单位自然资源档案数字化信息资源，供社会及单位内部查询、检索、利用，涉密档案按照相关程序查询利用。
        3.3加强档案管理人员培训
        若想实现档案管理人员专业素质和能力的提升，自然资源档案管理部门必须做到以下几点：①定期对档案管理人员实施专业培训。因自然资源管理工作的特殊性和专业性，管理人员在实施自然资源档案管理时必须具备一定的专业素养，这就要求部门定期展开专门培训，其中不仅包括对于档案管理工作的培训，还包括对于自然资源专业内容的指导；②提升人员保密性。自然资源档案涉密性很强，这就要求档案管理人员必须具备极强的保密意识，部门需要对档案管理人员进行培训，提升人员责任意识和自律意识；③提升人员工作熟练度。档案管理工作操作性强，档案管理人员必须提升对于档案管理工作的熟练程度，其中既包括档案信息的收集整理，也包括分析鉴定、立卷及著录工作，提升工作效率；④制定奖惩制度和工作考核制度。部分需要定期对档案管理人员进行工作考核，对于表现良好的人员给予适当的奖励，其中既可以是物质奖励，也可以是精神奖励，而对于工作表现不佳的人员则应实施相应的惩戒，鞭策其不断提升工作能力和责任意识。
        3.4落实安全保密管理要求
        建立健全自然资源档案安全保密制度，构建人防、物防、技防、联防“四位一体”的档案安全防范体系，提高档案库房的安全防灾标准，全面实行重要档案异地异质备份。严格执行档案安全保密管理规定，严防档案在保管、传输、利用等环节失泄密。
        3.5加强档案干部队伍建设，提供档案工作人才保障
        自然资源档案具有很强的专业性，工作性质要求档案工作人员不仅要有扎实的业务功底，还要有较强的管理能力和服务意识。此外，档案管理干部队伍只有保持相对稳定，才能较好地推进自然资源档案工作的开展。从工作需要出发，选配综合素质好的干部负责档案管理工作，建立档案管理网络，明确专（兼）职档案员工作职责；同时，通过学习培训、交流锻炼等方式，强化干部队伍档案法治意识，不断提高档案工作人员的业务技能、管理能力、服务水平。
        结束语
        综上，自然资源档案管理工作看起来较为简单，但是实际操作难度较大。由于其具有政策性、专业性、保密性等特征，档案管理人员必须具有较强的责任意识、牢固的档案管理理论知识，紧跟时代步伐，积极运用新的管理理念及方法开展工作，必须学习广博的知识，开拓视野，对自身知识结构进行优化，强化专业素养，积极投身于档案工作中，促使自然资源档案在经济社会发展中发挥独特的作用。
参考文献
[1]赵华.试论新形势下自然资源档案管理工作存在的问题及对策[J].兰台内外,2020(12):49.
[2]孙艳华.提高自然资源档案管理效率的几点建议[J].门窗,2019(18):218.
[3]张勇.提高自然资源档案管理效率的几点建议[J].西部资源,2019(06):183-184.
[4]郭玲珍.自然保护区自然资源档案管理探讨[J].档案时空,2018(08):14-15.
[5]车德刚.自然资源档案管理数字化建设的思考[J].山东档案,2018(02):41-42.