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办公自动化中的计算机技术应用探讨于洪波

发表时间：2021/9/10 来源：《时代建筑》4月上作者：于洪波

[导读] 随着社会的进步与发展，事业单位的工作随之变得为繁琐复杂，并且信息处理的需求也随之不断提升。计算机技术的使用以及办公自动化的实现，可有效帮助办公人员解决这一问题。

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摘要：随着社会的进步与发展，事业单位的工作随之变得为繁琐复杂，并且信息处理的需求也随之不断提升。计算机技术的使用以及办公自动化的实现，可有效帮助办公人员解决这一问题。多媒体技术的应用和各种办公软件的成功开发，在很大程度上提高了工作人员的工作效率，提高了工作质量，提高了单位经济效益，在市场竞争中占据主导地位。
关键词：办公自动化；计算机技术；应用
        引言：
        现如今，企业面对白热化的市场竞争。为更加积极地应对社会的发展与变化，企业应不断增强自身的综合实力，优化信息处理水平。办公自动化也成为了企业办公的主要趋势，办公自动化建设中应用计算机技术，可有效提高企业办公效率，为企业创造更大的收益。
        一、办公自动化的概念与特点
        随着计算机技术的发展，办公自动化系统得以发展与完善。办公自动化是指实现办公室内部事务自动化处理及信息处理自动化发展的系统，相关人员利用计算机软、硬件设备，通过网络设备及其他办公设备，实现了所需信息的收集、加工、传输、储存，通过系统的不断更新与维护，办公自动化将事业单位、部门内部的公务管理系统、部门办公系统、档案公文管理系统、个人办公系统及信息发布系统等有效的集成，实现了统一化、信息化管理的目标，提高了事业单位部门管理的水平及效率。办公自动化发展的关键在于将现代计算机技术应用于办公系统中，随着现代计算机技术的发展，现代办公体系朝着智能化、自动化的发展趋势不断的优化与创新。办公系统的工作一般较为繁杂，工作人员的压力较大，办公自动化系统的应用，有效的减轻了办公人员的工作负担。
        二、办公自动化中计算机技术应用的意义
        （一）拓宽了办公范围，改善了办公环境
        在办公自动化的进一步发展之前，企业的办公模式采用的都是传统的办公方式，不仅在办公的范围上有极大的限制，并且还受到了时间以及空间的限制，进行办公的工作人员只能在办公室或是企业内部当中进行办公，在对外联系时，还必须在固定的时间段内进行工作，使得办公人员的工作受到了极大的束缚。现在随着计算机的发展，办公自动化的出现，打破了时间以及空间的壁垒，计算机技术，提升了与外界事物之间的联系速度，扩大了员工的工作范围，例如，现在的企业员工可以通过现在的互联网平台，也就是微信、QQ、微博以及网站等，实现了办公交流的全球化。另外，办公环境也得到了极大的改变，传统的办公设施离开了员工的视线，没有了传真机、电话以及相关的纸质文件，一台电脑就能轻松搞定，使办公室焕然一新。
        （二）降低了企业成本，提高了工作效率
        在办公自动化还没有实现之前，企业内部各部门之间的办公方式极为繁琐，相关信息的处理都是靠人力完成，导致工作的流程非常麻烦，并且相关的信息经常流失，找不到，使得办公的是时间都比较紧凑，工作量大，相关的成本材料都比较高。计算机的推广以及计算机在自动化办公当中的应用，使得相关材料的使用都能够在一台电脑上完成，不仅缩减了相关的办公流程，还极大的减少了相关材料的使用投入，大大减少了办公的成本。另外，相较于以往比较封闭的办公环境以及办公氛围，计算机在自动化办公当中的应用，不仅使得的部门之间的交流更加通畅便捷，加强了各部门之间的协同合作能力，并且计算机的使用，还使得信息的处理更加的快速以及便捷，其共享速度大大提升，进而提高了工作的效率，降低了因为沟通不畅带来的经济损失。
        （三）提高内部的协作
        通过计算机技术的应用，事业单位内的资源利用就会被最大化，也有助于工作的灵活性的提高。在事业单位中，会有许多程序化的工作，例如文件的编辑、接收和发送各种工作报告、然后进行批阅等。

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这些工作虽然过于程序化，但是必不可少的。
        利用计算技术就可以将这类工作自动化、快速化，不仅提高了工作效率，还减少了工作量，降低了人为产生的失误率。除了这些流程化的工作以外，计算机技术还广泛的应用在日常的管理中，例如用餐管理、会议管理、车辆管理、物品管理等。这些日常的管理工作非常的重要，甚至在一定程度上影响了事业单位整体的运作，利用计算机技术，可以有效地将这些日常管理的工作安排好，是保证事业单位正常运作的基础。
        三、计算机技术在办公自动化中的应用
        （一）应用网络通信技术
        计算机网络通信技术根据服务对象的不同可以分为：（1）局域网（LAN）；（2）城域网（MAN）；（3）广域网（WAN）。在办公自动化中，局域网（LAN）应用，将一个部门或一组群体组建成为一个系统网络，通过多种通信网络子系统和相应通讯技术，对话言、数据、图像等信息进行接收、存储、交换等功能。借助网络通信技术在办公自动化中的应用，能提高相互交流的效率，提高信息共享、人员交流的有效性。与此同时，网络通信技术这种共享与交流的作用，可以有效的避免因企业工作人员之间信息传输错误而造成的损失，达到节约信息传输成本，提高信息准确度的作用。除此之外，网络通信功能通过强大的交流、收集、共享等特点，为企业所构建的信息平台，可以简化办公自动化工作流程，对各项信息数据做到合理准确的利用，从而为企业发展决策提供依据，促进现代化企业的持续发展。
        （二）应用计算机远程信息传输技术
        一台计算机、一个内置或外置、一条电话线、如需要传真还需要一条传真机，这些硬件可以实现计算机远距离信息传统技术。在办公自动化中，对远距离信息的传输可以借助计算机技术的远程信息传输技术。办公自动系统中安装BWV软件，结合具体工作，对传真机进行有效利用，从而对远程信息进行快速传输，达到文字与表格的快速转换以及传真的有效收发。具体来说，计算机的远距离传输技术可以通过对传真收发命令的执行，使文件存储为传真形式，处于接收状态，从而实现对文件的自动接收。除此之外，在电话线被拔出，网络不畅通情况下，BWV软件仍然可以支持计算机之间的信息传输，通过简单的操作步骤，实现较快的传输速度，实现计算机技术在办公自动化中的高效应用。
        （三）应用计算机数据备份、恢复技术
        在日常办公过程中，经常会有工作人员出现误删数据、操作失误等问题。而计算机技术的数据备份技术则可以对这些常见的失误问题进行数据备份与恢复，从而有效的减少因失误问题造成的损失。通过运用计算机数据备份、恢复技术，自动扫描电脑中的个人数据如doc、txt、pdf等后缀文件的文件平，甚至包括QQ等存档文件，可以备份文件并自动上传到网络硬盘，通过设置备份频率，采用增量备份，在发生意外情况下，就可以查看历史备份记录。当存储设备出现故障，无法存诸情况下，可以利用计算机技术的数据恢复功能，对当天丢失的数据日志备份进行恢复。通过有针对性的恢复操作，使办公自动化中的存诸数据更安全。
        结语：
        综上所述，现代事业单位所要办理的日常工作越来越多、越来越复杂，所需要处理的信息量也逐渐增多，所以各事业单位通过办公方式的改革建立起来的自动化办公的也越来越完善，其中，就包含计算机应用的各项处理技术：计算机的文字处理技术、数据处理技术、计算机多媒体技术和计算机互联网技术等。办公自动化中融入了计算机技术，更有助于工作质量和工作效率的提高。
参考文献：
[1]陈洁.办公自动化中的计算机技术应用探讨[J].网络安全技术与应用,2020(02):94-95.
[2]黄秀云.办公自动化中的计算机技术应用探讨[J].信息与电脑(理论版),2019(03):21-22.
[3]徐联华.办公自动化中的计算机技术应用与相关研究[J].电子技术与软件工程,2016(11):164-165.